Overslaan naar inhoud
Succesverhaal

De Van Melick Groep: een kasteel, een evenementenhal en een stadion, met één personeelsplanning

Een kasteel in Maastricht. Een mergelgroeve bij Geulhem. Een evenementenhal in Kerkrade waar duizenden mensen in passen. De Van Melick Groep verzorgt ze allemaal, met één keuken erachter en mensen die vandaag hier staan en morgen daar.

Toen ze overstapten op het standaardpakket was er één ding dat ze wilden houden. Daarover verderop meer.

Plan een demo Bekijk alle referenties
Referentie Van Melick Groep Tafel van Mees in a Box
Even voorstellen

Vier generaties gastvrijheid in Zuid-Limburg

De Van Melick Groep is een familiebedrijf met de vierde generatie aan het roer. Ruim honderd jaar in hotel, events, catering en leisure, met Zuid-Limburg en de Euregio als werkgebied. Wie daar een bruiloft, een congres of een concert laat verzorgen, komt ze vanzelf tegen.

Bijzonder is de spreiding. Landgoed Kasteel de Hoogenweerth in Maastricht, evenementenhal de Rodahal in Kerkrade, Amici Beach Club in Wassenberg, hotel en conferentieoord Abdij Rolduc, het Parkstad Limburg Stadion, en La Caverne: een mergelgroeve onder de grond. Daarnaast verzorgen ze events op locaties van anderen. Achter dat alles zit een eigen centrale keuken die voor die plekken produceert.

Dat maakt de operatie ingewikkeld op een manier die je van buiten niet ziet. Een gerecht wordt centraal gemaakt, gaat naar een locatie, en moet daar op de juiste rekening terechtkomen. Een medewerker werkt deze week op drie adressen. En bij alles komt een keukenbon, een picklijst en een urenregistratie kijken.

Hoe het ging voordat EasyParty er stond

Voordat EasyParty er stond, liep veel via Word en Excel.

Referentie Van Melick Groep evenementenhal Kerkrade impressie
De keuze

Aan hun vinkjes zie je dat niemand hier op één plek werkt

Een modulelijst zegt meer dan een bedrijfsprofiel. Bij de Van Melick Groep wijst bijna elke keuze dezelfde kant op: mensen en spullen die zich over locaties verdelen.

Neem de personeelsplanning. Daar zit een module bij om een medewerker aan een locatie te koppelen, en die staat bij hen aan. Dat vinkje bestaat alleen voor bedrijven waar mensen tussen locaties rouleren en waar een standplaats meetelt bij het inplannen.

Daar kwam urenregistratie bij, met de app zodat medewerkers zelf in- en uitklokken. Later volgden verlof, plus- en minuren en de bovenwettelijke uren. Wie zoveel mensen op zoveel plekken heeft staan, wil de gewerkte uren en de loonstrook uit dezelfde bron halen.

Het planningsportaal maakt het rond. Hun mensen zien hun diensten op hun telefoon, accorderen ze daar en vragen daar verlof aan. Documenten en nieuwsberichten staan er ook op.

De keuken zit er al langer in, en groot. Receptbeheer, decentrale producties, besteladviezen en inkooporders, met magazijn erbij voor voorraad per locatie en logistieke verdelingen. Dat is de centrale keuken uit het vorige blok, vertaald naar vinkjes.

De voorwaarde

Ze ruilden hun eigen systeem in voor dat van iedereen

Dat ene ding was hun eigen applicatie. De Van Melick Groep liet die ooit bouwen, precies op hun manier van werken. Dat werkte prima, tot je iets wilt veranderen. Bij maatwerk betaal je elke verbetering zelf, en je wacht er ook zelf op.

Bij de overstap gingen hun eigen onderdelen mee het standaardpakket in. Op een paar punten hebben ze zich moeten voegen naar hoe het pakket het doet. Daar staat sindsdien elk jaar functionaliteit tegenover die zij nooit hebben aangevraagd en die is betaald door cateraars die ze niet kennen.

Op de lange termijn is dat de goedkopere kant van de ruil.

De overstap

Het eigen systeem werd omgezet naar EasyParty. Data eruit, data erin, testen, en verder. Sindsdien is er in stappen bij gekomen: eerst de keuken en de administratie, jaren later de personeelsplanning met het portaal, daarna de app.

Vorig jaar verhuisde hun omgeving naar onze eigen hosting, met een eigen databaseserver. De volgende stap staat klaar: EasyParty Online in de browser.

Hoe het nu werkt

Een aanvraag wordt een evenement, met de locatie erbij. Daaruit rolt de offerte, en na akkoord de keukenbon, de picklijst en de personeelsbehoefte.

De keuken produceert centraal wat centraal kan en laat de locatie zelf bestellen wat daar hoort. De planner zet mensen op diensten en publiceert ze naar het portaal. Wat ze klokken komt terug als uren, met verlof en plus- en minuren erbij. De facturatie loopt door naar de boekhouding, en de contractgegevens komen uit het loonpakket.

Extra interessant

Een wet in Brussel, een koppeling voor iedereen

Toen de Europese allergenenregels eraan kwamen, moest elk gerecht opeens tot op het ingrediënt te herleiden zijn. De Van Melick Groep wilde dat niet met de hand bijhouden. Daarop is de koppeling met PS in Foodservice gebouwd: allergenen bij het ingrediënt, en van daaruit door naar de keukenbon, de offerte en de etiketten.

Die koppeling zit nu in EasyParty. Elke gebruiker heeft hem.

Zo gaat dat hier vaker. De klant die als eerste met een vraag komt, betaalt de ontwikkeling. Iedereen daarna krijgt hem erbij. Datzelfde geldt voor een rij dingen die uit hun vragen zijn ontstaan: een keukenbon die splitst tussen centraal en decentraal, doorbelasting per product in plaats van per categorie, factureren zonder btw voor evenementen over de grens, en een salesoverzicht per accountmanager.

Referentie Van Melick Groep bedrijfscatering broodje in hand
We hebben ernaar gevraagd

Wat de Van Melick Groep erover zegt

"EasyParty is het kloppend hart van ons bedrijf. Van ingrediënt tot culinaire invulling, van planning tot urenregistratie en van offerteaanvraag tot factuur: alles komt samen in één systeem."

Robert WillemeOperationeel manager, Van Melick Groep
Veelgestelde vragen

Vragen?

Staat je vraag er niet bij?

Bel ons gerust.

+31 (0)413 74 74 77

Ja. Je koppelt medewerkers aan een voorkeurslocatie, zodat de planner bij het inroosteren ziet wie waar standplaats heeft. Diensten publiceer je naar het werknemersportaal, waar mensen ze accorderen en verlof aanvragen.

Ja. Medewerkers klokken in en uit via de app, de uren komen binnen in EasyParty en worden daar gefiatteerd. Verlof, plus- en minuren lopen mee, en contractgegevens komen uit het loonpakket.

Ja. Je produceert centraal wat centraal kan en laat een locatie zelf bestellen wat daar hoort. De keukenbon splitst tussen centrale en decentrale productie, en de doorbelasting stel je per product in.

Ook leuk

Meer ervaringen van klanten lezen?

Klantverhaal Hutten catering met EasyPartyLees het verhaal van Hutten Klantverhaal Next Venue met EasyPartyLees het verhaal van Next Venue Klantverhaal Van Zoggel Catering met EasyPartyLees het verhaal van Van Zoggel Catering Klantverhaal Trendsetters met EasyPartyLees het verhaal van Trendsetters Klantverhaal PURA LaVie Catering met EasyPartyLees het verhaal van PURA | LaVie Catering Klantverhaal Schaffelaar Theater met EasyPartyLees het verhaal van Schaffelaar Theater Klantverhaal Duikenburg met EasyPartyLees het verhaal van Duikenburg Klantverhaal Maison van den Boer met EasyPartyLees het verhaal van Maison van den Boer

Herkenbaar?

Drie locaties, één planner, en een Excel die niemand vertrouwt

Diensten in een spreadsheet. Uren die iemand overtypt naar de loonverwerking. Verlofsaldo's die pas kloppen als iemand er een middag voor gaat zitten. En dan is er nog een keuken die moet weten wat er waar op tafel komt. De Van Melick Groep liet zien dat het anders kan, zonder alles tegelijk om te gooien.

Zin om te kijken of dat bij jou ook opgaat? Plan een kennismaking van dertig minuten. Geen demo met dia's, gewoon jouw drukste week doornemen.

Plan een demo Bekijk alle functionaliteiten