Referentiecase

Referentiecase Hutten

EasyParty en Hutten: Een partnerschap met een mooie historie en een toekomst vol plannen.

Hutten en EasyParty gaan al jarenlang terug. In een ver verleden ontwikkelden Bart en Peter (eigenaren van EasyParty) de maatwerk software voor Hutten. Inmiddels is EasyParty voor Hutten dé tool om het volledige eventproces, van aanvraag tot productie, in goede banen te leiden. En de samenwerking is nog lang niet klaar: met een migratie van EasyParty naar de cloud en verdere optimalisatie in het vooruitzicht, blijven beide partijen bouwen aan de toekomst.

We spraken met Tom van der Laan, Demand Manager bij Hutten en eindverantwoordelijke voor het totale applicatielandschap, over de samenwerking.

We gingen over van maatwerk naar standaard software

Tom vertelt: Toen ik begon bij Hutten, bestond het overgrote deel van het IT-landschap nog uit maatwerk. Elk systeem was om de mensen heen gebouwd. Dat werkte prima, maar het kon de groei van een professionele organisatie na een tijdje gewoon niet meer aan. We wilden daarom van het maatwerk en over naar standaard software. Software die breed gedragen kon worden, met duidelijke processen én ondersteuning.

Een van de eerste grote stappen daarin was het vervangen van het zelfgebouwde eventmanagementsysteem. We kenden Bart en Peter natuurlijk al vanuit de organisatie. Toen zij zelfstandig verder gingen, bleef het contact goed. EasyParty werd volwassen en voor ons was het logisch om daarmee aan de slag te gaan. Er is geen andere partij op de markt die functioneel zoveel mogelijkheden biedt als EasyParty. Dus de keuze was snel gemaakt.

De implementatie: een traject van jaren, maar met resultaat

De implementatie van EasyParty was door de omvang en diversiteit van Hutten natuurlijk complex. We zijn in 2020 echt gestart, midden in corona. Dat was pittig. De hele evenementenbusiness lag stil.

Ik leidde het project grotendeels zelf en ken maar één manier van werken: alles tot in detail snappen. Het systeem moest niet alleen draaien, het moest aansluiten op onze processen. En dat vraagt afstemming, kennis van de business en verandering. Change management is de grootste uitdaging gebleken.

We moesten intern flink aan de slag maar kregen ook goede ondersteuning vanuit EasyParty. Zo bleef het traject rollen en bleven we elke dag stappen maken. EasyParty is ondertussen de spil in het vernieuwde IT-landschap: van eventaanvraag naar productie, in de 1200 m² grote keuken van Hutten, Supply Chain en uiteindelijk facturatie. Voor ons is EasyParty niet alleen planning, maar ook productie, logistiek en receptuurbeheer. De integraliteit van de gehele keten werkt voor ons het beste.

Samenwerking op z’n best

De lijntjes bij EasyParty zijn kort, ze hebben veel kennis van zaken en mensen die al jaren het gezicht zijn. Ik heb nog steeds contact met Sander, Cynthia en Joost, vanaf dag één. Dat is echt zeldzaam als ik het vergelijk bij andere leveranciers. We bellen, we schakelen, soms zijn ze hier, soms ik daar. Geen gedoe. Als er iets speelt, fixen we het samen.

De balans: “Het beste systeem dat we nu kunnen hebben”

EasyParty is net als elk systeem niet perfect, maar voor een organisatie met onze complexiteit is het de beste oplossing op de markt. Het sluit voor 80% naadloos aan op onze processen. Die andere 20%? Daar kunnen we over praten. Want met de juiste mensen aan tafel, komen we er daar altijd uit.

Verder is EasyParty voor ons het beste van twee werelden. Maximale ondersteuning voor de processen en genoeg vrijheid voor eigenaarschap bij mensen in de keten. We zijn in de organisatie continu bezig met verbeteren, EasyParty beweegt daarin super goed mee. Het werkt gewoon goed. En als het binnenkort naar de cloud gaat zet het een mooie volgende stap!

Tom van der Laan, Demand Manager bij Hutten