9 meest voorkomende interne miscommunicaties binnen catering

Tijdens de organisatie van een evenement zijn verschillende personen en afdelingen betrokken. Om een succesvol evenement te hosten, dienen zij allemaal samen te werken. Daarbij is een goede interne communicatie cruciaal. Hieronder vindt u een lijst van de 9 meest voorkomende miscommunicaties binnen de catering- en evenementenbranche.

1. Wijzigingen voorafgaand aan een evenement

De meeste evenementen krijgen te maken met last-minute wijzigingen; zoals een wijziging in het aantal gasten. Nadat uw accountmanager de nieuwe wensen met de klant heeft besproken moeten die nog doorgevoerd worden. Dan is het belangrijk dat deze wijzigingen correct worden door gecommuniceerd naar de betrokken afdelingen binnen uw onderneming.

Vaak blijkt dit echter het grootste struikelblok binnen catering- en evenementenorganisaties, waardoor fouten ontstaan. Zorg daarom voor een heldere communicatiestroom en maak concrete afspraken over de communicatie omtrent het doorgeven van wijzigingen. Lees hier het artikel over wijzigingen.

2. Defecten en slijtage van voorraadmaterialen

Materialen die vaak gebruikt worden slijten bij ieder gebruik en kunnen uiteindelijk breken of versleten raken. Zorg ervoor dat uw personeel bijhoudt welke producten aan vervanging toe zijn en dit terugkoppelen naar het magazijn. Door producten tijdig te vervangen, voorkomt u dat u bij een later evenement misgrijpt.

3. Feedback van de klant

Tijdens een evenement geven klanten vaak mondeling feedback. Daarnaast kunnen uw accountmanagers, contact opnemen met uw klant om hun tevredenheid te bespreken en eventuele verbeteringen op te nemen. Deze opmerkingen zijn – zowel kritisch als lovend – waardevol voor uw gehele onderneming.

Maak intern afspraken over het terugkoppelen van feedback zodat het bij de juiste personen terecht komt. Met de ontvangen feedback kunnen verschillende afdelingen verbeteringen en aanpassingen doorvoeren om een volgend evenement nog verder te optimaliseren. Lees hier het artikel over evalueren.

4. Kostprijs en marge van een evenement

Alle onderdelen van een evenement hebben een kostprijs. Zorg ervoor dat de kostprijzen vanuit verschillende afdelingen naar uw accountmanagers worden gecommuniceerd zodat zij een goede margeberekening kunnen maken. Hoe u eenvoudig de evenementkosten berekent leest u hier.
Naast de kostprijs is het ook goed om afspraken te maken over de marge. Lees hier meer over hoe u hier inzicht op kan krijgen.

5. Nacalculatie van een evenement

Nacalculaties worden nog weleens overgeslagen binnen de catering- en evenementenbranche. Zonde! Met behulp van nacalculaties kunt u zien of de ingeschatte aantallen voor uw evenement goed waren. Zorg er dan ook voor dat deze leerzame informatie goed wordt gecommuniceerd naar uw accountmanagers zodat zij de hoeveelheden voor een volgend evenement beter kunnen inschatten.

6. Realisatie van een evenement

Het is waardevol om voor ieder evenement een realisatielijst voor zowel de dranken als de gerechten bij te houden. De drankenrealisatie is zowel noodzakelijk voor de berekening van de BTW-verdeling op de eindfactuur, als voor het inzicht in het verschil tussen uw verkochte drankpakketten en de daadwerkelijke consumptie. Indien nodig kunt u op basis van deze informatie de samenstelling van uw drankenpakketten aanpassen.

Hetzelfde geldt voor uw gerechten. Wanneer standaard te veel voedsel wordt uitgeserveerd, kunt u aan de hand van de voedselrealisatie de samenstelling van uw gerechten aanpassen en onnodige voedselverspilling voorkomen. Meer over voedselverspilling leest u hier.

7. Kosten personeel

Zorg voor een duidelijke communicatie tussen uw Productiekeuken, Planningsafdeling en Verkoopafdeling over het aantal gewerkte uren per evenement en de kosten hiervan. Wanneer Verkoopmedewerkers op de hoogte zijn van de kosten van het inhuren van personeel, kan hier rekening mee worden gehouden bij de verkoop van een evenement. Zo kunt u uw marges van het evenement vooraf beter berekenen en beter bewaken.

8. Missende producten op evenementen

Bij een evenement is het belangrijk dat alles op het juiste moment, op de juiste locatie aanwezig is. Helaas komt het nog weleens voor dat iets over het hoofd wordt gezien en u tijdens het evenement misgrijpt. Door helder te communiceren over welke producten mee moeten naar een evenement, verhoogt u de leverbetrouwbaarheid van uw evenement. Bekijk hier ons stappenplan ter verbetering van de leverbetrouwbaarheid.

9. Gebrekkige kennisdeling

Maak gebruik van een centrale informatiebron waarbij iedereen kan zien wat er voor een bepaald evenement benodigd is. Leg daarnaast ook afdelingsspecifieke informatie en procedures centraal vast. Stimuleer kennisdeling als onderdeel van uw interne communicatie, zodat niet alle kennis bij één werknemer blijft. Wanneer deze medewerker onverhoopt ziek wordt of met vakantie gaat, kunnen zijn collega’s de werkzaamheden eenvoudig overnemen en komt de uitvoering van uw evenementen niet in gevaar.


Miscommunicaties verminderen: lees deze artikelen over interne communicatie