Tijdens de organisatie van een evenement zijn verschillende personen en afdelingen betrokken. Om een succesvol evenement te hosten, dienen zij allemaal samen te werken. Daarbij is een goede interne communicatie cruciaal. Hieronder vind je een lijst van de 9 meest voorkomende miscommunicaties binnen de catering- en evenementenbranche.

1. Wijzigingen voorafgaand aan een evenement

De meeste evenementen krijgen te maken met last-minute wijzigingen; zoals een wijziging in het aantal gasten. Nadat jouw accountmanager de nieuwe wensen met de klant heeft besproken moeten die nog doorgevoerd worden. Dan is het belangrijk dat deze wijzigingen correct worden door gecommuniceerd naar de betrokken afdelingen binnen jouw onderneming.

Vaak blijkt dit echter het grootste struikelblok binnen catering- en evenementenorganisaties, waardoor fouten ontstaan. Zorg daarom voor een heldere communicatiestroom en maak concrete afspraken over de communicatie omtrent het doorgeven van wijzigingen. Lees hier het artikel over wijzigingen.

2. Defecten en slijtage van voorraadmaterialen

Materialen die vaak gebruikt worden slijten bij ieder gebruik en kunnen uiteindelijk breken of versleten raken. Zorg ervoor dat jouw personeel bijhoudt welke producten aan vervanging toe zijn en dit terugkoppelen naar het magazijn. Door producten tijdig te vervangen, voorkom je dat je bij een later evenement misgrijpt.

Nacalculaties worden nog weleens overgeslagen binnen de catering- en evenementenbranche. Zonde! Met behulp van nacalculaties kun je zien of de ingeschatte aantallen voor jouw evenement goed waren. Zorg er dan ook voor dat deze leerzame informatie goed wordt gecommuniceerd naar jouw accountmanagers zodat zij de hoeveelheden voor een volgend evenement beter kunnen inschatten.

6. Realisatie van een evenement

Het is waardevol om voor ieder evenement een realisatielijst voor zowel de dranken als de gerechten bij te houden. De drankenrealisatie is zowel noodzakelijk voor de berekening van de BTW-verdeling op de eindfactuur, als voor het inzicht in het verschil tussen jouw verkochte drankpakketten en de daadwerkelijke consumptie. Indien nodig kun je op basis van deze informatie de samenstelling van jouw drankenpakketten aanpassen.

Hetzelfde geldt voor jouw gerechten. Wanneer standaard te veel voedsel wordt uitgeserveerd, kun je aan de hand van de voedselrealisatie de samenstelling van jouw gerechten aanpassen en onnodige voedselverspilling voorkomen. Meer over voedselverspilling lees je hier.

8. Missende producten op evenementen

Bij een evenement is het belangrijk dat alles op het juiste moment, op de juiste locatie aanwezig is. Helaas komt het nog weleens voor dat iets over het hoofd wordt gezien en je tijdens het evenement misgrijpt. Door helder te communiceren over welke producten mee moeten naar een evenement, verhoog je de leverbetrouwbaarheid van je evenement. Bekijk hier ons stappenplan ter verbetering van de leverbetrouwbaarheid.