Kostprijs_evenement

Kostprijs van evenementen, wat zie ik over het hoofd?

Wat is nou eigenlijk de kostprijs van een evenement? De kostprijs van een evenement bestaat uit de kosten van alle producten en diensten die geleverd worden om het evenement te realiseren. Deze kosten dienen inzichtelijk gemaakt te worden zodat de marge van het evenement correct gecalculeerd kan worden om de voor- en nacalculaties van een evenement te genereren.

Een deel van de kostprijs van een evenement is vanzelfsprekend, maar sommige delen worden vergeten wanneer een offerte gemaakt wordt. Wanneer dit gebeurt en de kosten achteraf meegeteld worden, dan is het evenement minder rendabel dan oorspronkelijk gedacht. Het kan zelfs zo zijn dat het evenement onder de benodigde marge is verkocht. Hieronder tref je een lijst van alle kosten van een evenement.

1. Kostprijs van gerechten

De kostprijs van gerechten bestaat uit verschillende kosten; inkoopprijs van gerechten en de kosten om het gerecht te produceren.

  • Inkoopprijs van gerechten is het totaalbedrag van de inkoopprijzen van alle ingrediënten.
  • De kosten om het gerecht te produceren is de bereidingstijd van het gerecht keer de kosten van het personeel om het te produceren.

Tip: meet de tijd dat één persoon bezig is met het maken van een gerecht. Doe dit voor alle standaard gerechten binnen het assortiment.

2. Kostprijs van dranken

De kostprijs van dranken is opgemaakt uit de inkoopprijzen van de geconsumeerde dranken. Hier moet wel rekening worden gehouden met de aantallen die geconsumeerd en verspild zijn.

Bijvoorbeeld, tijdens een evenement is er bier, wijn en whisky geschonken:

  • De totale kostprijs van de whisky is het aantal geconsumeerde glazen.
  • Bij wijn moet er rekening gehouden worden met de resten. Al zijn er 3 glazen uit een fles wijn geschonken, de kostprijs is nog steeds de gehele fles die 5 glazen bevat. Dit komt omdat de geopende fles wijn niet terug het magazijn in kan, wat wel het geval is met de whiskey.

Dus de kosten van de 2 extra niet geschonken glazen zijn wel voor dit evenement. Het is dus makkelijker om per producteenheid (fles) te rekenen voor wijn.

3. Inhuurprijs van personeel

De vaste personeelskosten vallen niet onder de evenementkosten, maar het inhuren van extra personeel wel. Denk daarbij ook aan de volgende flexwerkers:

  • Partymanagers – indien dit niet door uw vaste operationeel manager wordt opgevangen
  • Bedienend personeel
  • Buffetkoks voor bereiding op locatie
  • Opbouw- en afbouwmedewerkers voor uw zaalindeling

4. Zaalhuur

De kostprijs van zaalhuur kan ook onderverdeeld worden in:

  • De zaalhuur van de externe locatie (indien aanwezig)
  • De kosten van het gebruik van een zaal op eigen locatie. Denk hierbij aan facilitaire kosten zoals het schoonmaken van de zaal en bijbehorende ruimten zoals de toiletten.

5. Afdrachten

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een externe locatie, kan het voorkomen dat er bepaalde afdrachten zijn overeengekomen. In dat geval zal een deel van de omzet moeten worden afgestaan aan de locatie.

Het is mogelijk om deze kosten door te belasten aan de klant. Het is dan ook belangrijk de afdrachten goed te berekenen in de offerte. Er zijn 3 mogelijkheden:

  • Optie 1: Maak de afdrachten inzichtelijk voor uw klant en belast ze door.
    Voorbeeld: Er is afgesproken om 15% van de omzet op culinair en dranken af te staan aan de locatieverhuurder. Geef aan de klant aan dat de prijs met 15% stijgt op deze onderdelen en factureer dit aan de klant.
  • Optie 2: Verhoog de prijs van producten waar de afdracht over berekend wordt, met het afgesproken percentage. Op die manier factureert u de kosten door aan uw klant, zonder dat dit voor uw klant zichtbaar is.
  • Optie 3: U kunt er ook voor kiezen de afdrachtskosten voor eigen rekening te nemen. Houdt er echter wel rekening mee dat dit ten koste gaat van uw marge.

6. Materiaalkosten

De kostprijs van materialen van een evenement is het moeilijkst te berekenen. Hier worden er vaak fouten gemaakt, want sommige kosten worden nooit meegenomen in een evenement terwijl ze daadwerkelijk evenementkosten zijn.

Als stelregel kunt u hanteren dat alle non-food items die meegaan naar de locatie, of op de locatie aanwezig moeten zijn en geen onderdeel uitmaken van de vaste aankleding, onder materiaalkosten vallen.

Kostprijs van materiaal kan in 3 categorieën verdeeld worden:

  1. Inhuurprijs van vaste inhuuritems
    Dit zijn de materialen die u standaard voor evenementen inhuurt bij een verhuurbedrijf. Het verschilt per cateraar/evenementenlocatie welke materialen dit zijn en kan variëren van glazen en bestek tot statafels en tenten. De kostprijs hiervan is de verkoopprijs die berekend wordt door het verhuurbedrijf.
  2. Inkoopprijs van verbruiksartikelen
    Hierbij gaat het om de non-food verbruiksartikelen. Denk bijvoorbeeld aan waxinelichtjes of lampenolie voor de fakkels die tijdens het evenement zullen opbranden. De kostprijs hiervan zijn de kosten van inkoop.
  3. Kostprijs van voorraadhoudende materialen
    De materialen die u op voorraad heeft, brengen eveneens kosten met zich mee. De kostprijs is niet standaard de inkoopprijs van het materiaal, want het product gaat naar meer evenementen mee. Daarom dient deze kostprijs uitgerekend te worden per product. Die is opgebouwd uit twee aparte kosten: afschrijvingskosten en handelingskosten.

Bereken de totale materiaalkosten via de volgende methode voor een juiste kostprijsberekening voor het evenement

Stap 1: Afschrijvingskosten
Materiaal dat meegaat naar een evenement, komt niet altijd heelhuids terug. Materialen verslijten in de loop der tijd of breken tijdens een evenement. Daarom is het verstandig om een deel van de afschrijvingskosten op te nemen in de evenementkosten. Deze berekent u als volgt:

  1. Schat in hoe vaak u denkt dat een product meegaat voordat het vervangen moet worden. Voor een wijnglas kan dat bijvoorbeeld 10 keer zijn, terwijl een longdrinkglas misschien wel 15 keer meegaat voordat het vervangen moet worden.
  2. Deel vervolgens de inkoopprijs van uw product door het aantal keer dat u verwacht het mee te kunnen nemen. Dit bedrag vormt de afschrijvingskosten van het materiaal, nog niet de volledige kostprijs van het materiaal.

Stap 2: Handelingskosten
Het personeel zal ook handelingen moeten uitvoeren met de materialen die op voorraad zijn. Zo moeten bestek en glazen bijvoorbeeld na het evenement weer afgewassen en opgeborgen worden. Mogelijke handelingskosten zijn afwaskosten. Andere kosten zijn de kosten om het materiaal te picken, transportkosten en kosten om het weer op te bergen. Voorbeeld van het berekenen van afwaskosten:

  1. Bekijk de afwaskosten van de afgelopen 4 evenementen.
  2. Bekijk vervolgens hoeveel producten er zijn afgewassen (glazen, borden, bestek, dienbladen etc.)
  3. Deel de afwaskosten door het aantal afgewassen producten. Dit zijn je gemiddelde afwaskosten per product. Het blijft uiteraard een inschatting, maar zo verkrijgt u een iets beter inzicht in de kosten.

Stap 3: Bereken de totale kostprijs van voorraadhoudende producten
De totale kostprijs van een voorraadhoudend product berekend u als volgt = (inkoopprijs / aantal evenementen) + handlingskosten

Voorbeeld:
U heeft een aantal borden op voorraad en wilt weten welke kosten u hiervoor moet berekenen.

  • U heeft ingeschat dat een bord gemiddeld 10 keer mee gaat voordat het vervangen moet worden.
  • De inkoopprijs van een nieuw bord is € 15,-
  • U heeft berekend dat de handelingskosten (picken en afwassen) voor een bord € 0,50 per evenement bedragen.
  • Voor een bord bedragen de kosten dan:
    (€ 15,- /  10)  +  € 0,50  =  € 1,50  +  € 0,50  =  € 2,00