Sneller picklijsten maken door pakketten

Tijdens de voorbereiding van evenementen gaat veel tijd verloren met het maken van lijsten; laadlijsten, keukenbonnen, tellijsten etc. Dit kunt u verminderen door het samenstellen van standaard pakketten! Iedere dag wordt opnieuw nagedacht over het de spullen die men moet meenemen naar een evenement, terwijl van een groot deel standaard is.

Bijvoorbeeld zoiets simpels als een statafel. Het wordt versierd met een kaarsje, een glas met servetten, een rok en strik, etc. Elke keer dat een statafel benodigd is, dan moet aan de andere onderdelen gedacht worden. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Als iemand vergeet één van de onderdelen aan te vinken of in te vullen op de picklijst, dan gaat het niet mee.

Een pakket zorgt ervoor dat minder vergeten wordt, maar ook dat het minder tijd kost om een picklijst te maken.

Denk niet in losse producten, maar juist in pakketten

Een pakket is een samenstelling van producten met de juiste aantallen. Voorbeeld: een statafelpakket heeft:

  • 1x statafel
  • 1x rok statafel zwart
  • 1x strik statafel zwart
  • 1x waxinelichthouder glas
  • 2x waxinelichtje
  • 1x houder servetten
  • 20x servetten

Als u dus 5 statafels nodig hebt, dan moeten de onderliggende onderdelen ook keer 5 meegenomen worden. De bedoeling van een pakket is dat u 1 keer vastlegt welke materialen benodigd zijn. Vervolgens wordt er automatisch berekend hoeveel van de onderliggende onderdelen mee moeten op de picklijst.

Voorbeelden van pakketten

  • Als het aantal gasten wordt toegevoegd aan het pakket dan worden het aantal flessen en fusten automatisch berekend voor de gehele partij.
  • Maak pakketten per tijdsduur. Bijvoorbeeld een drankarrangement voor 2 uur bevat minder consumpties per persoon dan een voor 4 uur. Buiten dat heeft het ook een andere verdeling omdat er vaak minder gedronken wordt per uur.
  • Mastiekpakketten; maak een pakket per type evenement (BBQ, seated, walking, koffiearrangement, etc.), aantal gangen en wellicht standaard of luxe. Deze zijn dan berekend per persoon.
  • Materiaalpakketten kunnen ook berekend worden los het aantal personen. Bijvoorbeeld een mobiele bar is niet per persoon te berekenen maar wordt ingezet voor een maximale bezetting. Bijvoorbeeld een bar voor een borrel van 50 personen heeft andere (of minder) onderdelen dan een bar voor 200 personen.
  • Denk ook aan decoratiepakketten en meubilair.
  • Tip: alles dat u nodig hebt in een evenement kan een onderdeel zijn van een pakket. Bijvoorbeeld een koelkastpakket heeft ook een verlengsnoer en wellicht ook een verdeelstekker.

Hoe kunt uw pakketten makkelijk beheren?

Het is mogelijk om dit in Excel te beheren, maar een betere oplossing is om een automatiseringssysteem te hebben die dit voor u doet.

Een aanpassing zoals een een ander aantal drankjes dient in een Excel-sheet vaak op meerdere plekken aangepast te worden, terwijl een automatiseringssysteem dat in één keer kan doen.

Vul onderaan dit artikel uw gegevens in en download een voorbeeld van pakketten in Excel (Download tool).

Extra voordeel: sneller offertes maken door pakketten

De kennis is door pakketten al vastgelegd met een verkoopprijs p.p. Een verkoopmedewerker kan vanuit dit assortiment sneller de eerste offerte opbouwen zonder op informatie van een collega te wachten. Klik hier voor het uitgebreide artikel over hoe pakketten uw salesactiviteiten kan verbeteren.

Download de tool!

Wilt u de download tool pakketten ontvangen? Voer dan hieronder uw gegevens in. U ontvangt dan de downloadlink in uw mailbox.

Bedrijfsnaam (verplicht)

Uw naam (verplicht)

Uw e-mail (verplicht)