offertes

Offertes sneller opmaken en versturen – Tip 2

De kern van elke catering- en evenementenlocatie is het scoren van opdrachten. Zonder nieuwe opdrachten kunnen de andere afdelingen van het bedrijf niet blijven bestaan. Dus hoe zorgt u ervoor dat u de opdrachten scoort? Iedereen weet dat “Hoe sneller u de offertes verstuurt, hoe hoger de slagingskans is.”

Wij hebben 5 tips verzameld om het genereren van offertes te versnellen. Deze zullen wij de komende weken één-voor-één publiceren. In dit artikel is tip 2 opgenomen – “werken met Pakketten en Menu’s.”

TIP 2 – Maak sneller uw begroting met de hulp van pakketten en menu’s

Als een offerte wordt opgemaakt wordt veel tijd verloren met het wachten op interne informatie. Bijvoorbeeld, als een klant 5 uur onbeperkt wil drinken en daar één prijs voor wil betalen, dan moet sales aan operatie vragen hoeveel ze hiervoor moeten berekenen. En als de desbetreffende persoon er niet is, moet sales wachten voordat ze de offerte kunnen versturen, wat dus de slagingskans verlaagd.

Een cateraar wilt elke keer iets nieuws aanbieden, maar het wiel moet niet telkens opnieuw uitgevonden worden. Uiteindelijk of het voor 50 of 70 personen is, als de pakketten en menu’s op prijs per persoon berekend zijn kan het toegepast worden op beiden. Het is niet alsof er een heel nieuw assortiment bedacht wordt. Hetzelfde geldt ook voor de gerechten. Wellicht wordt er per seizoen nieuwe gerechten bedacht, maar er blijft altijd een standaard assortiment. De chefs gaan echt niet per evenement alleen nieuwe recepten uitproberen.

Pakketten en menu’s van tevoren bedenken

Als cateraar biedt u soms de mastiek aan. Als salesmedewerker wilt u hier wel rekening mee houden want er zijn kosten aan verbonden en dus kan het ten koste gaan van het rendement. Als er verschillende mastiekpakketten zijn gemaakt met een adviesverkoopprijs en een kostprijs, dan kan de salesmedewerker snel de juiste selecteren voor het evenement.

Mastiekpakketten dienen dus gemaakt te worden voor de verschillende type menu’s. Bijvoorbeeld een BBQ heeft andere mastiek dan een seated dinner. En een seated dinner 3-gangen is ook weer anders dan een seated dinner 4-gangen. Ook zou de medewerker kunnen kijken naar het verschil tussen luxe en standaard. Deze hebben verschillende kosten want het heeft ook andere inhoud.

Het keukenpersoneel dient een nieuw assortiment hapjes te bedenken voor een evenement. I.p.v. deze te bedenken specifiek voor dat evenement, kunnen ze direct de prijs per persoon bedenken zodat het toepasbaar wordt voor meerdere evenementen. Hieronder vindt u meer voorbeelden van pakketten en menu’s.

Spendeer dus de tijd nu om de verschillende opties vast te leggen. Dit zal geen verloren tijd zijn, want het resulteert uiteindelijk in een wekelijkse tijdsbesparing.  Hoe meer verschillende pakketten en menu’s gemaakt worden, hoe gemakkelijker het is voor sales om een specifiek aanbod te doen. Maar let op, maak niet meer pakketten dan nodig anders dan wordt het wellicht onoverzichtelijk.

Voorbeelden van pakketten

– Koffiearrangement voor vergadering (4 uur / 6 uur / 8 uur)
– Koffiearrangement na diner
– Drankjes voor zakelijke borrel van 17.00 – 19.00 is anders dan drankjes voor personeelsfeest
– Drankjes voor ontvangst, waarbij een heel programma nog plaats moet vinden (prive of zakelijk) is anders dan drankjes voor een borrel.

– Mastiek bepaald per type evenement (BBQ, seated, walking, koffiearrangement, etc.) en aantal gangen en wellicht standaard of luxe. Deze zijn dan berekend per persoon.
– Materiaalpakketten kunnen ook ingezet worden los van per persoon. Bijvoorbeeld een mobiele bar is niet per persoon maar wordt ingezet per maximale bezetting. Bijvoorbeeld een bar voor een borrel van 50 personen heeft andere (of minder) onderdelen dan een bar voor 200 personen.
– Denk ook aan decoratiepakketten en meubilair.

– Seated dinners 3/4/5/6 gangen
– Receptie hapjes voor 1,5 uur/ 2 uur/ 3 uur etc. Sales weet niet hoeveel hapjes nodig is maar wel hoe lang het programma is.
– Receptie hapjes voor een ontvangst waar nog een diner aangekoppeld is dient veel minder te zijn dan receptiehapjes die alleen aangeboden zijn. Want deze hapjes zullen dan maaltijd vervangend moeten zijn.
– BBQ-standaard en BBQ luxe.

Extra voordelen van het gebruik van offertes

Buiten het duidelijke voordeel van sneller offreren, zijn er ook andere voordelen van het in gebruik nemen van pakketten en menu’s.

Kennis wordt gedeeld onderling

In meeste bedrijven zijn er maar een paar mensen (of alleen één) die een bepaalde prijs voor een drankenarrangement kunnen opstellen. Door standaardpakketten te maken wordt de kennis onderling gedeeld, wat dus ook de werkdruk verdeeld.

Sales zal meer van hetzelfde gaan verkopen

– Hierin kunnen efficiëntieslagen behaald worden, vooral in de productiekeuken
– Maar ook kan er gewerkt worden aan het verhogen van de kwaliteit door iets te herhalen
– Inkoopvoordelen zijn ook mogelijk door meer van hetzelfde nodig te hebben

Leverbetrouwbaarheid verhogen, wat leidt naar meer tevreden klanten.

Vergeet geen borden, bestek of die ene afschuimspatel meer door het allemaal te verzamelen in pakketten. Lees hierover meer in het artikel “Leverbetrouwbaarheid optimaliseren in 9 stappen”

Verbeter de kwaliteit van de pakketten en menu’s constant.

Evalueer of er genoeg (niet te weinig maar ook niet TÉ veel mee genomen is). Vooral bij eten is hier een flink voordeel uit te halen. Indien u constateert dat er telkens een x-bedrag aan eten weggegooid bij een bepaald menu, dan is het te veel. Of dat de aantal grammen van het menu veel te hoog is (een persoon kan maar een x aantal consumeren). Pas het aan door minder p.p. mee te nemen, maar vraag hetzelfde bedrag.

Verminder uw voedselverspilling.

U helpt dan met de strijd tegen voedselverspilling, maar vooral u rendement te verhogen. Lees hier meer over hoe u de voedselverspilling kunt verminderen: “11 tips tegen food waste.”

De kosten beter in hand te hebben.

– Over de inhoud van de pakketten is goed nagedacht. Dus tijdens het maken van een verkoopprijs, kan er ook rekening gehouden worden met de kosten die aan de pakketten verbonden zijn. Denk aan inhuurkosten, schoonmaakkosten, afschrijfingskosten, personeelskosten, etc. Voor een volledige lijst van eventuele evenementenkosten leest u hier: “Kostprijs van evenementen, wat zie ik over het hoofd?”

– Doordat sales meer van hetzelfde kan gaan verkopen, kan de keuken beter werk bundelen en dus kosten besparen.

Tijdsbesparing behaalt u niet alleen op sales.

– Operatie zal minder tijd per dag kwijt zijn aan het berekenen van mogelijke pakketten en hun verkoopprijzen.
– Sneller picklijsten maken; een operationeel medewerker ziet de “pakketten” die verkocht zijn in de offerte en kan dus de pakketten plus alle onderdelen snel op de picklijst toevoegen. Hier hoeft niet elke keer over nagedacht te worden.