Leverbetrouwbaarheid optimaliseren in 9 stappen

Leverbetrouwbaarheid tijdens een evenement is erg belangrijk. Alles dient op het juiste moment, op de juiste locatie aanwezig te zijn. Het komt echter nog regelmatig voor dat er, met name kleine producten, worden vergeten tijdens de voorbereiding van een evenement. Erg lastig, gezien u op dat moment vaak moet kiezen tussen de klant en uw marges. Gaat u het product halen of laat u het (spoed) bezorgen, waarbij u uw eigen marges inlevert? Of gaat u door met het evenement zonder het product, wat ten koste kan gaan van de klanttevredenheid en uw kans op herhalingsopdrachten verkleint?

Gelukkig is het mogelijk om de leverbetrouwbaarheid te verhogen en dit soort problemen te verminderen. Volg het onderstaande stappenplan en u zult zien dat de leverbetrouwbaarheid ook voor uw bedrijf omhoog zal schieten!

Stap 1. Bereken uw huidige leverbetrouwbaarheid

Als eerste berekent u uw huidige leverbetrouwbaarheid, zodat u de verbeteringen kunt meten. Dit berekent u als volgt:

  1. Bekijk de evenementen die u over de periode van 1 maand heeft georganiseerd.
  2. Noteer vervolgens hoeveel producten u in deze periode mee had moeten nemen naar de evenementen. Wees kritisch en neem alle producten mee die op een evenement aanwezig hadden moeten zijn, van bierspatel tot afvoerslang en van servetten tot complete gerechten.
  3. Bepaal hoeveel producten in deze periode, incorrect zijn geleverd. Denk daarbij aan:
    1. Juiste product op de verkeerde locatie geleverd
    2. Verkeerde product op de juiste locatie geleverd
    3. Geen product geleverd (en eventueel dit product moeten halen/spoed leveren)
    4. Product niet op tijd geleverd
  4. Vervolgens kunt u berekenen hoe hoog uw leverbetrouwbaarheid deze periode was:
    Totaal aantal producten die geleverd moest worden – incorrect geleverde producten = correct geleverde producten
    Correct geleverde producten / totaal aantal producten geleverd die moesten worden *100 = leverbetrouwbaarheidspercentage.

Voorbeeld: van de 8543 producten, zijn er 349 incorrect geleverd.
8543 – 349 = 8194 correct geleverde producten
8194 / 8543 *100 = 95,9 % leverbetrouwbaarheid

U kunt de cijfers ook invoeren in de downloadtool, het Excel document berekent dan automatisch voor u de leverbetrouwbaarheid. De downloadtool kunt u downloaden door het contactformulier onderaan dit bericht in te vullen.

Stap 2. Registreer uw vergeten artikelen

Bekijk welke artikelen het meest zijn vergeten en stel uw personeel hiervan op de hoogte. De kans dat u medewerkers controleren of deze artikelen bij een volgende evenement goed worden meegenomen is dan een stuk groter.

Stap 3. Stel vaste pakketten samen

Als u een mobiele bar meeneemt voor een evenement, heeft u niet genoeg aan de bar alleen. Afhankelijk van het evenement, moet u ook voldoende barmatjes, bierspatels, broodschalen, buffetlinnen, buffetrokken, champagnebowls, flessenopeners, ijsblokjes, tangen, karaffen, koolzuurclinders, partyboxen, plateaus, servetten, verlengsnoeren en waterbakjes voor de spatels meenemen. Een hele lijst, waarbij het gemakkelijk is iets over het hoofd te zien.

U kunt er in dat geval ook voor kiezen vaste pakketten samen te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld een pakket “Mobiele bar met tap (tot 150 personen)” aanmaken waarin standaard het aantal extra mee te nemen producten vermeld staat. Wanneer uw accountmanager dit pakket dan selecteert voor een evenement, weet uw magazijn personeel meteen wat zij mee moeten nemen.

Stap 4. Werk met standaard aantallen en verpakkingseenheden

Bewaar artikelen in kratten en andere verpakkingseenheden. Door aantallen naar boven af te ronden op hele verpakkingseenheden, kunt u sneller materialen picken in het magazijn en heeft u altijd een paar stuks extra en grijpt u minder snel mis.
Voorbeeld: uw lepels zitten verpakt per 20 stuks in een kratje. Voor een evenement heeft u 30 lepels nodig. U kunt dan 2 kratjes met lepels meenemen naar het evenement.

Stap 5. Bevestig picklijsten aan de blauwe kasten en rolcontainers

Bevestig picklijsten aan de blauwe kasten en rolcontainers waar de producten inzitten en vink af dat de producten ook echt ingepakt zijn. Op die manier is het op de locatie ook meteen duidelijk welke producten in welke rolcontainer ingepakt zitten.

Stap 6. Breng uw inhuurbehoefte in kaart

Zorg dat u tijdig inzicht heeft in uw voorradig en verhuurde materialen. Als u bijvoorbeeld 2 mobiele bars in uw magazijn op voorraad heeft, maar voor verschillende evenementen 3 bars nodig heeft in een bepaalde periode, moet u dit op tijd signaleren. Als de bars niet op tijd terug en schoongemaakt zijn, zult u een derde bar moeten inhuren. Zorg dat dit overzichtelijk is.

Stap 7. Maak een overzicht van uw procedures

Wanneer u een flowchart maakt van de processen die komen kijken bij het verzamelen van de producten voor uw evenement, krijgt u ook een beter inzicht van de mogelijke knelpunten. Maak hierbij een gedetailleerd overzicht en vermeld welke afdeling/medewerker verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen.

U kunt ervoor kiezen dit overzicht globaal in te zetten, of ver uit te splitsen in verschillende categorieën zoals: voedsel, dranken en materialen.

Stap 8. Train uw personeel

Informeer uw medewerkers over de resultaten van bovenstaande stappen. Zorg dat u bewustzijn creëert met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid en dat uw medewerkers weten hoe ze hieraan kunnen bijdragen.

Stap 9. Controleer uw leverbetrouwbaarheid opnieuw

Ter controle kunt u de leverbetrouwbaarheid opnieuw berekenen volgens stap 1. U kunt dan meten of de doorgevoerde aanpassingen de leverbetrouwbaarheid omhoog hebben gebracht. Het beste neemt u hier dezelfde periode voor, één jaar later.

De in stap 1 genoemde downloadtool, stelt u in staat de leverbetrouwbaarheid per maand te meten, en toont de verbetering over het verloop van een aantal jaar.

Download de downloadtool voor leverbetrouwbaarheid!

Wilt u de downloadtool voor leverbetrouwbaarheid ontvangen? Voer dan hieronder uw gegevens in. U ontvangt dan de downloadlink in uw mailbox.

Bedrijfsnaam (verplicht)

Uw naam (verplicht)

Uw e-mail (verplicht)

*Wat doen wij met uw persoonsgegevens? Lees onze privacyverklaring