Zelfsturing stimuleren door meer verantwoordelijkheid

In de huidige maatschappij, waarbij elke dag anders kan zijn, is het een voordeel als jouw organisatie flexibel is. Zo kunt je beter anticiperen op de variabele hoeveelheid aanvragen. Maar toch vinden vele bedrijven het moeilijk om verantwoordelijkheid te delen met hun medewerkers.

Die gedachte is niet meer van deze tijd.
De gedachte was dat medewerkers ongedisciplineerd en ongemotiveerd zijn. Daarom moet er van bovenaf gecontroleerd worden om de efficiency en productiviteit te verhogen.

Efficiëntie, productiviteit en flexibiliteit zijn te behalen m.b.v. zelfsturing
Uiteraard zijn efficiëntie en productiviteit nog steeds van cruciaal voor een bedrijf. Maar flexibiliteit is tegenwoordig net zo belangrijk. Alle drie zijn haalbaar met “zelfsturing”. Zelfsturing betekent niet dat er geen sturing is; maar juist dat de manier waarop medewerkers aangestuurd worden verandert. De sturing is daarmee vooral gericht op het resultaat in plaats van de werkwijze zelf. Dit helpt met het realiseren van de grotere verantwoordelijkheid.

Waarom sturen op verantwoordelijkheid?

Hieronder tref je drie primaire redenen voor het overstappen van top-down sturen naar meer zelfsturing.

• Bedrijf wordt wendbaarder in een snel veranderende wereld:
  • De dagelijkse praktijk is minder voorspelbaar. Het mensheid weet meer, dus heeft meer eisen. Organisaties moeten flexibel zijn om mee te kunnen gaan met de veranderingen.
  • Zelfsturing zorgt voor meer initiatief door medewerkers. Dat is onmisbaar in een moderne organisatie.

• Bedrijfsgroei:
  • Als alle besluiten maar door een paar medewerkers (of eigenaar) uitgevoerd kunnen worden, dan kan dat de groei van je bedrijf belemmeren.
  • Meer mensen die verantwoordelijk zijn = betere verdeling van het werk.
  • Voorbeeld: de klanten willen in 80% van de gevallen iets anders dan het standaard aanbod. Als de medewerkers dit niet zelf kunnen aanbieden zonder het te moeten overleggen, dan komt het proces (kort) tot stilstand. Er zijn maar een maximaal aantal uren in een dag, die het beperkt aantal verantwoordelijken kunnen besteden om de voorstellen door te nemen.

• Beter gemotiveerde medewerkers:
  • Bij zelfsturing komt de motivatie van de medewerker, en niet alleen van bovenaf.
  • Meer verantwoordelijkheid hebben betekent dat de medewerker zich meer betrokken voelt.

Welke rol kan automatisering spelen om zelfsturing te stimuleren?

Om de verantwoordelijkheid te nemen en zelfstandig besluiten te maken, dienen de medewerkers meer informatie tot hun beschikking te hebben. Automatisering kan een tool zijn om dit eenvoudiger te realiseren.

Een voorbeeld uit de praktijk is het aanpassen van verkoopprijzen om een opdracht binnen te halen. Soms weten de sales medewerkers niet wat de kostprijs van een evenement is, dus weten ze niet hoe laag ze kunnen gaan zonder onder de marge te gaan. Daarom worden deze besluiten bij een beperkte groep binnen een bedrijf weggelegd. Die hebben meer ervaring en kennis om de besluiten te maken. Maar om te kunnen groeien, moet zaken en verantwoordelijkheden uit handen gegeven worden.

Tips voor het sturen op verantwoordelijkheid

• Sturing blijft nodig; deze heeft dan wel een andere vorm
  • Dat de verantwoordelijkheden verdeeld zijn, betekent niet dat er minder werk is voor de mensen die voorheen controleerde. De sturing die zij nu uitvoeren is meer “faciliterend”.
  • De sturing dient aangepast te worden zodat de managers coachen om de medewerkers de verantwoordelijkheid te laten nemen. In basis dienen zij i.p.v. te vertellen hoe het moet, te vragen hoe de medewerker denkt het op te lossen.
  • Belangrijk is dat de medewerkers in een veilige omgeving moeten kunnen werken. Ze zullen fouten maken. Hiervoor moeten zij niet gestraft maar juist gestimuleerd worden om het beter te doen. Opleiding, coaching en andere faciliteiten moeten beschikbaar zijn om de uitdagingen die, zeker in het begin, de baas te blijven.

• Standaard werkwijzen zijn cruciaal!
  • Standaard werkwijzen zijn nodig om de richting aan te geven en om mee te sturen. Tip: stel deze dus samen met de medewerkers – hier begint hun verantwoordelijkheid.
  • Dit zal ook helpen om de balans te houden tussen sturing en zelforganisatie.

• Duidelijke afspraken maken over verantwoordelijkheid.
  • De uitgedeelde verantwoordelijkheid dient ook goed opgepakt en gecommuniceerd te worden. Indien dit niet gebeurt, dan kan dit negatieve impact hebben op de interne communicatie.
  • Klik hier voor meer informatie hierover.

• Is jouw bedrijf wel klaar voor zelfsturing?
  • Veel managers vinden het erg lastig om hun manier van sturing te veranderen. Delegeren is een vaardigheid die ook geleerd kan worden. Maar hier moet men wel voor openstaan.