Marge van uw evenement – hoe krijgt u daar zicht op?

Ondernemers willen graag een winstgevend bedrijf runnen, daarvoor zijn positieve marges benodigd. Echter worstelen veel bedrijven met het behalen van positieve marges op evenementen. Bedenk eens een antwoord op de onderstaande vragen:

  • Wat is de gemiddelde marge van uw evenementen?
  • Verschilt het per type evenement; receptie, barbecue of bruiloft?
  • Zijn er evenementen die eigenlijk een verlies draaien? Maar die vervolgens in balans worden gebracht door andere wel winstgevende evenementen
  • Heeft u het maximale rendement uit een evenement gehaald of was er nog ruimte?

Kunt u geen antwoorden geven op deze vragen omdat u geen inzicht heeft in uw marges? Wellicht kunt u, door middel van de tips in dit artikel, meer inzicht verkrijgen. Voordelen hiervan zijn:

  • Gemakkelijker opdrachten scoren

    Als u weet wat de huidige marges zijn, dan weet u waar er ruimte is om toch de opdracht binnen te halen.

  • In totaal meer marge behalen

    Aan het einde van de maand weet u wat uw marge was voor de gehele maand, maar niet per evenement. Het is moeilijk om dat te verbeteren als het niet duidelijk is waar u kunt verbeteren. Indien u onderzoekt welke evenementen minder marge behalen, dan kunt u daarop focussen.

  • Managementbesluiten zijn makkelijker te maken

    Wellicht is er een type concept, zoals “Seated Dinner”, of een bepaalde opdrachtgever die voor lage marges zorgt. Vanuit daar kunt u besluiten of u het concept of de opdrachtgever nog wilt behouden, of niet.

Stap 1: Ken uw kostprijzen

Om uw marges goed te kunnen berekenen, moet u altijd beginnen met uw kostprijzen. Zorg daarom dat u goed weet wat de kosten van bepaalde onderdelen zijn. Denk hierbij aan:

  • Culinair en dranken: bereken niet alleen de inkoopprijs van de ingrediënten voor een product. Reken ook de personeelskosten om het onderdeel te produceren en bereiden.
  • Personeel: dit is een grote post die vaak vergeten of slecht uitgewerkt wordt.
  • Materiaal: bereken de kosten van het gebruik uw materialen. Voor de inhuurmaterialen berekent u de kostprijs door de inhuurprijs op te tellen bij eventuele handling- en transportkosten.
  • Volledige lijst: kijk hier voor een complete lijst van alle evenementkosten en hoe u deze kunt berekenen.

Tip! Koppel de kosten aan het product
Elk bedrijf heeft een lijst van hun verkoopprijzen. Voeg aan deze lijst ook de kostprijzen per onderdeel. Indien u niet zo’n lijst hebt, begin er dan nu mee. Ook uw maatwerkonderdelen kunnen nogmaals verkocht worden. Dus vergeet die niet te borgen!
Het beheren van kostprijzen van uw artikelen is een flinke klus. U kunt gebruik maken van bijvoorbeeld Microsoft Excel. Afhankelijk van uw assortiment hoeft het geen onmogelijke klus te zijn. Maar anders kan een goed automatiseringssysteem u hierin ondersteunen.

Stap 2: Bepaal uw gewenste marges

Bereken de marges in zowel Euro’s als Percentages

Wanneer u bekend bent met uw kostprijzen, kunt u eenvoudig uw marges berekenen. De marge kan in Euro’s of in procenten berekend worden. De formules hiervoor zijn als volgt:

  • Margebedrag
    verkoopprijs – kostprijs = Margebedrag
  • Marge in %
    ((verkoopprijs – kostprijs) / verkoopprijs) x 100% = Marge in %

Bereken uw marge op drie niveaus per evenement

  1. Per product (menu, drankarrangement, personeelslid)
  2. Per productgroep (culinair, dranken, materiaal, etc)
  3. Totaal evenement

Voorbeeld: De marge voor het totale evenement is lager dan verwacht. U kunt dan onderzoeken in welke productgroep of bij welke producten er nog winst te behalen valt.

Stel standaarmarges in

De percentages maken het overzichtelijker. Het is makkelijker om ze met andere evenementen en/of maanden te vergelijken. Stel intern een standaardmarge per onderdeel in. Daarnaast stelt u als regel in dat sales team niet onder deze marges mag verkopen zonder autorisatie.

Stap 3: Evalueren na het evenement

Tenslotte adviseren wij u ook gebruik te maken van een voor- en nacalculatie voor uw evenement. Zo kunt u analyseren waar mogelijke verschillen ontstaan zijn. Op basis daarvan kunt u de processen optimaliseren.

Tip! Analyseer waarbij u vaker op stelpost moet verkopen.
Als een bepaald(e) product of productgroep vaak hoge kosten heeft, onderzoek dan of het mogelijk is om deze anders aan te bieden. Bijvoorbeeld; het is moeilijk om van tevoren in te schatten hoeveel personeel en drank nodig is. I.p.v. een arrangementsprijs aan te bieden, is het ook mogelijk om dit vaker op werkelijk verbruik (stelpost/nacalculatie) te verkopen.

Andere artikelen die interessant zijn: