Marge van jouw evenement – hoe krijg je daar zicht op?

Ondernemers willen graag een winstgevend bedrijf runnen, daarvoor zijn positieve marges benodigd. Echter worstelen veel bedrijven met het behalen van positieve marges op evenementen. Bedenk eens een antwoord op de onderstaande vragen:

  • Wat is de gemiddelde marge van jouw evenementen?
  • Verschilt het per type evenement; receptie, barbecue of bruiloft?
  • Zijn er evenementen die eigenlijk een verlies draaien? Maar die vervolgens in balans worden gebracht door andere wel winstgevende evenementen
  • Heb je het maximale rendement uit een evenement gehaald of was er nog ruimte?

Kun je geen antwoorden geven op deze vragen omdat je geen inzicht hebt in je marges? Wellicht kun je, door middel van de tips in dit artikel, meer inzicht verkrijgen op je marges. Voordelen hiervan zijn:

 

Gemakkelijker opdrachten scoren

Als je weet wat de huidige marges zijn, dan weet je waar er ruimte is om toch de opdracht binnen te halen.

 

In totaal meer marge behalen

Aan het einde van de maand weet je wat jouw marge was voor de gehele maand, maar niet per evenement. Het is moeilijk om dat te verbeteren als het niet duidelijk is waar je kunt verbeteren. Indien je onderzoekt welke evenementen minder marge behalen, dan kun je daarop focussen.

Managementbesluiten zijn makkelijker te maken

Wellicht is er een type concept, zoals “Seated Dinner”, of een bepaalde opdrachtgever die voor lage marges zorgt. Vanuit daar kun je besluiten of je het concept of de opdrachtgever nog wil behouden, of niet.

Stap 1: Ken jouw kostprijzen

Om jouw marges goed te kunnen berekenen, moet je altijd beginnen met jouw kostprijzen. Zorg daarom dat je goed weet wat de kosten van bepaalde onderdelen zijn. Denk hierbij aan:

  • Culinair en dranken: bereken niet alleen de inkoopprijs van de ingrediënten voor een product. Reken ook de personeelskosten om het onderdeel te produceren en bereiden.
  • Personeel: dit is een grote post die vaak vergeten of slecht uitgewerkt wordt.
  • Materiaal: bereken de kosten van het gebruik jouw materialen. Voor de inhuurmaterialen bereken je de kostprijs door de inhuurprijs op te tellen bij eventuele handling- en transportkosten.
  • Volledige lijst: kijk hier voor een complete lijst van alle evenementkosten en hoe je deze kunt berekenen.
Tip! Koppel de kosten aan het product
Elk bedrijf heeft een lijst van hun verkoopprijzen. Voeg aan deze lijst ook de kostprijzen per onderdeel. Indien je niet zo’n lijst hebt, begin er dan nu mee. Ook jouw maatwerkonderdelen kunnen nogmaals verkocht worden. Dus vergeet die niet te borgen!

Het beheren van kostprijzen van jouw artikelen is een flinke klus. Je kunt gebruik maken van bijvoorbeeld Microsoft Excel. Afhankelijk van jouw assortiment hoeft het geen onmogelijke klus te zijn. Maar anders kan een goed automatiseringssysteem, zoals EasyParty je hierin ondersteunen.

Stap 2: Bepaal jouw gewenste marges

Bereken de marges in zowel Euro’s als Percentages. Wanneer je bekend bent met je kostprijzen, kun je eenvoudig jouw marges berekenen. De marge kan in Euro’s of in procenten berekend worden. De formules hiervoor zijn als volgt:

  • Margebedrag
    verkoopprijs – kostprijs = Margebedrag
  • Marge in %
    (verkoopprijs – kostprijs) / verkoopprijs) x 100% = Marge in %

Bereken uw marge op drie niveaus per evenement

  1. Per product (menu, drankarrangement, personeelslid)
  2. Per productgroep (culinair, dranken, materiaal, etc)
  3. Totaal evenement

Voorbeeld: De marge voor het totale evenement is lager dan verwacht. U kunt dan onderzoeken in welke productgroep of bij welke producten er nog winst te behalen valt.

Stel standaarmarges in

De percentages maken het overzichtelijker. Het is makkelijker om ze met andere evenementen en/of maanden te vergelijken. Stel intern een standaardmarge per onderdeel in. Daarnaast stelt u als regel in dat sales team niet onder deze marges mag verkopen zonder autorisatie.

Stap 3: Evalueren na het evenement

Tenslotte adviseren wij u ook gebruik te maken van een voor- en nacalculatie voor uw evenement. Zo kunt u analyseren waar mogelijke verschillen ontstaan zijn. Op basis daarvan kunt u de processen optimaliseren.

Tip! Analyseer waarbij u vaker op stelpost moet verkopen.
Als een bepaald(e) product of productgroep vaak hoge kosten heeft, onderzoek dan of het mogelijk is om deze anders aan te bieden. Bijvoorbeeld; het is moeilijk om van tevoren in te schatten hoeveel personeel en drank nodig is. I.p.v. een arrangementsprijs aan te bieden, is het ook mogelijk om dit vaker op werkelijk verbruik (stelpost/nacalculatie) te verkopen.