De kracht van evalueren

Evalueren – wanneer moet u dit doen? Bij grote projecten of evenementen wordt vaak na de uitvoering geëvalueerd. Maar voor dagelijkse evenementen wordt dit vaak vergeten, of niet relevant bevonden. Voor veel cateraars geldt dat 80% van de omzet uit dagelijkse evenementen komt. Wanneer 20% van het proces binnen deze evenementen wordt verbeterd, dan heeft dit veel meer effect dan wanneer ervoor wordt gekozen om de resterende 20% aan grote evenementen volledig te verbeteren.

Verschillende vormen van evalueren

Na een evenement zult u als cateraar en/of evenementenlocatie uw klanten regelmatig vragen om een evaluatieformulier in te vullen. Heeft u weleens overwogen om dit ook intern in te gebruiken? Uw werknemers hebben het evenement uitgevoerd en weten waarschijnlijk, nog beter dan de klant, waar de knelpunten zaten en wat er verbeterd kan worden.

Een interne evaluatie zorgt ervoor dat zaken bespreekbaar worden gemaakt, waardoor kennis wordt gedeeld. Ook kan met evaluatierapporten worden aangetoond dat een verandering noodzakelijk is. Naderhand kan door middel van evaluatie worden onderzocht of de verandering positief of negatief heeft uitgepakt, kortom u kunt ergens op terugvallen en zult minder aannames maken.

Leren van fouten is dé manier om inzicht te krijgen in mogelijke verbeteringen.

Het evalueren van het evenement alleen is niet voldoende. Het gehele proces dient geëvalueerd te worden om een goed beeld te krijgen van zaken die niet goed lopen of juist enorm efficiënt zijn.

Voorbeeld 1: Ieder bedrijf heeft zijn manier van offreren wel eens aangepast

Ieder bedrijf heeft minstens één keer haar offertetraject aangepast. Of het nu een compleet vernieuwde opmaak van de offerte betreft, of dat het verplicht is geworden om te werken vanuit een sjabloon.

Kunt u als bedrijf met zekerheid zeggen dat het aanpassen van uw manier van offreren juist was? Wellicht kost het nu minder tijd om te offreren en wordt deze verandering daarom gezien als de juiste beslissing. Maar dit is enkel een aanname. Door middel van het evalueren van het gehele proces – dus niet alleen het evenement zelf – kan worden onderzocht wat het effect van deze verandering is geweest.

  • Is het slagingspercentage van een offerte gestegen of gedaald?
  • Worden de offertes nu vaker gewijzigd voor akkoord en hoeveel tijd kost dit?
  • Is het werk voor uw medewerkers minder aantrekkelijk geworden?

Voorbeeld 2: Hoe rendabel is uw arrangement nou echt?

Wanneer u een nieuw arrangement aanbiedt, kijkt u waarschijnlijk naar de kostprijs van de ingrediënten, dranken en materialen. Maar is dat het enige wat bepaalt of een arrangement succesvol zal zijn?

  • Hoeveel tijd is er aan promotie besteed?
  • Hoeveel tijd is er aan het verkopen en inplannen besteed?
  • Hoeveel tijd kost het om het arrangement te creëren?
  • Hoe vaak wordt dit arrangement verkocht in vergelijking met een ander arrangement?
  • Voor hoeveel up-selling zorgt het arrangement? Bijvoorbeeld: kopen mensen alleen het arrangement of staan ze open voor toevoegingen?
  • Zijn de klanten positief over het arrangement?
  • Is het in vergelijking met voorgaande maanden of jaren nu nog steeds een succesvol arrangement?

Daarom moet u evalueren

Interne redenen om te evalueren

Kijk eens naar de bovenstaande voorbeelden. Ziet u dat er factoren zijn die invloed hebben op het vormen van een conclusie? Zonder interne evaluatie blijft het gissen. Door intern te evalueren over het verloop van een proces, kunt u in kaart brengen wat de knelpunten zijn. En wat juist moet worden behouden.

Externe redenen om te evalueren

Kopieert u vaak reeds verkochte arrangementen of offertes voor een toekomstig evenement? Indien u nooit intern hebt geëvalueerd, is het aannemelijk dat u toekomstige evenement op dezelfde manier zult laten verlopen. Indien u na het evalueren van het evenement aanpassingen maakt, zodat dit evenement de volgende keer naar wenst verloopt. Zal dit niet alleen intern veel tevredenheid opleveren, maar u overtreft ook nog eens de verwachtingen van de klant.

Hoe kunt u het beste evalueren?

Er bestaan verschillende evaluatiemethodes, maar deze zijn allemaal gebaseerd op de PDCA-cyclus. De PDCA-cyclus wordt vaak gebruikt bij een grote verandering, maar vergeet niet dat een nieuw arrangement of een andere manier van offreren ook een verandering is. PDCA staat voor:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Deze stappen dienen uitgevoerd te worden in een vaste cyclus. Nadat u de taak heeft uitgevoerd, kunt u deze evalueren. Vanuit hier gaat u opnieuw plannen en uitvoeren, maar deze keer met de voorgaande evaluatie in uw achterhoofd. Dit is het “Principe van Constant Verbeteren”.

Veel bedrijven blijven hangen tussen “P” en “D”, en vergeten om vervolgens de stappen “C” en “A” uit te voeren. Dit gebeurt in de catering- en evenementenbranche dagelijks. Als bedrijf plan je een evenement en deze voer je uit. Voordat je hebt geëvalueerd ben je al bezig met het plannen van het volgende evenement, en ga zo maar door.


Andere relevante artikelen