Catering offerte maken: zo maak je een offerte die scoort

Een goede catering offerte wint de opdracht nog voordat je de eerste hap serveert. In deze gids lees je precies wat erin hoort, hoe je je prijs per persoon berekent, welk btw-tarief geldt en hoe je een offerte maakt waar een klant meteen ja op zegt. Inclusief rekenvoorbeeld.

Leestijd 7 minuten · Laatst bijgewerkt juli 2026

Wat zet je in een catering offerte?

Een offerte is meer dan een prijs. Het is het moment waarop je laat zien dat je de klant begrepen hebt. Zorg dat deze onderdelen er altijd in staan:

• De gegevens van het event. Aantal gasten, datum, locatie en het soort gelegenheid.
• Het menu. Beschrijf elk gerecht helder en smakelijk, zodat de klant het voor zich ziet.
• Een prijsopbouw per onderdeel. Eten, bediening, materiaal en transport apart, elk met het juiste btw-tarief.
• Wat inbegrepen is. En wat niet. Zo voorkom je verrassingen achteraf.
• Je voorwaarden. Aanbetaling, annulering en tot wanneer de offerte geldig is.

Maak het de klant makkelijk: die moet binnen twee minuten snappen wat je aanbiedt en wat het kost.

Prijs per persoon berekenen

Je prijs per persoon bouw je op uit vier onderdelen. Tel ze op tot je kostprijs, en zet daar je marge bovenop:

• Foodcost: de inkoop van ingrediënten en drank.
• Arbeid: keuken, bediening, voorbereiding en reistijd, inclusief werkgeverslasten.
• Overhead en transport: je vaste lasten en de rit naar de locatie, verdeeld over de opdracht.
• Marge: je winst, zodat je bedrijf gezond blijft.

Een voorbeeld voor een buffet van 80 personen:

De verkoopprijs reken je uit met: kostprijs gedeeld door (1 min je margepercentage). Dus € 15,00 / 0,65 = € 23,08 per persoon, exclusief btw.

Reken 5 tot 10% extra in voor verspilling en no-shows. Bij 80 gasten bereid je voor 85.

Een gezonde marge kiezen

Voor catering ligt een gezonde marge doorgaans tussen 30 en 40% winst. Dat is hoger dan in een restaurant, omdat je meer risico loopt: transport, weer, no-shows en pieken in personeel. Je foodcost zit voor catering meestal ook tussen de 30 en 40%, door ruimere porties en buffet-opzet.

Reken je marge nooit alleen op het eten. Personeel is vaak je grootste kostenpost, dus neem die volledig mee voordat je je winst bepaalt.

BTW: 9% of 21%?

Dit is waar veel offertes misgaan. In Nederland geldt niet één tarief voor je hele offerte, maar een tarief per onderdeel:

Zet dus elk onderdeel op een aparte regel met het juiste tarief. Lever je een compleet arrangement met bediening, dan wordt de btw-verdeling al snel ingewikkeld. Software die dit automatisch uitsplitst, voorkomt fouten in je aangifte en je marge.

Handig om te weten: in EasyParty verdeelt de dynamische btw-verdeling arrangementen automatisch over 9% en 21%, zodat je aangifte en marge altijd kloppen.

7 tips voor een offerte die scoort

• Reageer snel. Verstuur je offerte binnen 24 uur na het gesprek.
• Maak het persoonlijk. Gebruik de naam van de klant en benoem hun wensen letterlijk.
• Werk met sfeerbeelden. Een foto van je gerechten zegt meer dan een regel tekst.
• Wees transparant over de prijs. Geen kleine lettertjes, geen verrassingen.
• Bied keuze, maar niet te veel. Twee of drie opties werkt beter dan tien.
• Maak ondertekenen makkelijk. Laat de klant online akkoord geven.
• Volg op. Hoor je een paar dagen niets, bel dan even na.

Sneller offertes maken

Een sterke offerte kost tijd, tenzij je met vaste bouwstenen werkt. Met arrangementen, prijslijsten en sjablonen zet je in een paar minuten een offerte in je eigen huisstijl neer, inclusief de juiste btw per regel. Komt de offerte online getekend terug, dan staat je event meteen klaar in je planning.

Zo werkt het in de offertemodule van EasyParty: van aanvraag tot getekende offerte, zonder overtypen.

Veelgestelde vragen

Deze gids is bedoeld als algemene uitleg, geen fiscaal advies. Btw-tarieven en regels kunnen wijzigen. Check de actuele regels bij de Belastingdienst of je boekhouder.