9 grootste missers van een implementatie-traject

Het kiezen van de juiste softwareoplossing voor jouw bedrijf hoeft niet alleen gebaseerd te zijn op de functionaliteiten van het pakket. Het implementatietraject rondom het systeem heeft net zoveel, of zelfs meer invloed op de slagingskans van het systeem.

De beste manier om het implementatietraject aan te pakken is te bepalen wat er mis kan gaan en daarop te anticiperen. Daarom hebben wij de 9 grootste missers van implementatietrajecten verzameld.

1. Het ‘waarom’ is niet duidelijk

Het doel van het aanschaffen van een systeem is niet om het systeem te gebruiken. Het doel is om een verandering in de werkwijze van de medewerkers aan te brengen zodat ze ‘efficiënter’ werken. Het gaat dus om verandermanagement en dit wordt vaak vergeten waardoor je dus grove fouten kunt maken.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Maak uzelf bewust dat het om verandermanagement gaat en dat er hier veel komt bij kijken. Bereid uzelf daarom voor met tips en technieken m.b.t. verandermanagement. Klik hier voor relevante artikelen.

2. Het ‘waarom’ heeft geen draagvlak bij de medewerkers

De directie van een bedrijf bepaalt waarom zij een verandering doorvoeren. Maar deze redenen zijn niet altijd stimulerend voor de medewerkers. Sommige medewerkers willen geen ‘efficiëntie’ behalen, want dat zou ook negatief kunnen uitpakken voor hun functie. Er zal dan weerstand ontstaan bij jouw medewerkers.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Leg bij het ‘waarom’ ook een connectie met de klant en naar de medewerker om meer draagvlak te creëren. Voorbeeld; i.p.v. “efficiënter werken” te gebruiken, communiceer “jouw werk leuker te maken doordat bepaalde acties niet dubbel uitgevoerd hoeven te worden”.
  • Lees hier meer tips om je medewerkers mee te nemen in de verandering.

3. Commitment van directie alleen in het voortraject

De directie is vaak nauw betrokken bij het bepalen van welke software aangeschaft moet worden. Zodra een systeem is aangeschaft wordt het overgedragen aan een of meerdere medewerkers. Een implementatietraject kan soms een lang en moeizaam proces zijn. Juist hierom is een betrokken en leidinggevende directie belangrijk.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Organiseer maandelijkse statusupdates met het projectteam en de directie. Zo weet de directie hoe het traject verloopt en kan het vervolgens helpen met het motiveren van de medewerkers wanneer nodig.

4. Het vooruitschuiven van taken

De planning van het implementeren van een systeem is altijd onderschat. Vervolgens lopen er zaken uit en is er geen tijd voor de implementatie. Daarom worden er bepaalde zaken vooruitgeschoven naar een periode waar “waarschijnlijk” meer tijd beschikbaar is. Maar tegen die tijd komen er meer opdrachten binnen of de taken worden weer opgeschoven want een collega vertrekt. En tegen de tijd dat de taak wel opgepakt wordt, is driekwart van de kennis verloren gegaan.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Stel van tevoren prioriteiten op. Het is bijna nooit mogelijk om alles tegelijkertijd op te pakken. Dus bepaal, samen met jouw softwareleverancier, welke onderdelen je eerst moet implementeren. Maak een tijdlijn voor alle onderdelen en vergeet niet de laatste onderdelen op een later tijdstip in te plannen.

5. Geen extra tijd vrijgemaakt voor de medewerkers

De medewerkers die het systeem moeten gaan implementeren moeten dit vaak naast hun normale taken doen. Bijvoorbeeld bij sales zal de medewerker sneller de offerteaanvraag verwerken i.p.v. tijd investeren in een systeem dat nu nog geen output levert. Dit gebeurt niet één keer, maar keer op keer. Dit zorgt ervoor dat het implementatietraject kan uitlopen.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Zorg ervoor dat er minstens 1 ochtend in de week per medewerker in het implementatieteam vrijgemaakt wordt om taken voor het nieuwe systeem op te pakken. Doe dit in de ochtend want dan zijn ze nog niet overrompeld door de taken van de dag.
  • Voor een projectleider is het verstandig om minstens 2 volle dagen per week beschikbaar te stellen. Dit is een extra investering die wel benodigd is, ook nadat het systeem in gebruik is genomen.

6. Geen duidelijke projectleider van het implementatietraject

De juiste projectleider is cruciaal voor het aansturen van de medewerkers. Indien hier niet de juiste persoon voor gekozen wordt, dan zullen de taken om te veranderen niet goed opgepakt worden door de medewerkers.

Hoe kun je dit verhelpen?

7. Teammembers worden vervangen tijdens het implementatietraject

Het komt wel voor dat de projectleider of andere teammembers vertrekken of niet meer beschikbaar zijn voordat het implementatietraject afgerond is. Vervolgens dient een ander persoon halverwege in te stappen en heeft de helft van de kennis niet opgedaan. Ook komt het voor dat de projectleider een andere taak krijgt nadat het geïmplementeerd is. Daarmee kun je de helft van de kennis met betrekking tot het systeem verliezen.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Zorg ervoor dat de teamleden geen directieleden of stagiaires zijn. Deze vertrekken of hebben vaak andere opdrachten die hun aandacht eisen. Daarnaast dien je een projectleider te kiezen die ook de key-user van het systeem wordt nadat het geïmplementeerd is. Lees hier meer over key-users.

8. Het systeem verbouwen om je huidige werkwijze te behouden

Bij sommige ERP-systemen is het mogelijk om maatwerk te laten bouwen zodat het beter aansluit op jouw proces. Dit is zeker een voordeel zijn van een systeem, omdat je minder hoeft aan te passen in je proces. Maar het kan ook betekenen dat dit negatieve consequenties heeft.

Je moet opletten dat je niet het systeem om aan het bouwen bent om binnen je huidige werkwijze te passen. Dit gebeurt omdat het soms makkelijker is om het systeem te veranderen dan mensen. Maar dit kan ervoor zorgen dat je niet de gewenste efficiëntie behaalt.

Hoe kun je dit verhelpen?

  • Bespreek het maatwerk voordat je het systeem aanschaft. Vervolgens schaf je het meerwerk pas aan nadat je het systeem in gebruik hebt genomen. Dan zie je dat de helft van de verzoeken wellicht niet meer nodig zijn.

9. Einde project betekent niet einde verandering

Nadat een systeem in gebruik is genomen en er geen meer trainingen zijn, dan wordt dit gezien als het einde van de verandering. Niets is minder waar. Je moet continu kijken naar de verbeteringen die je kunt behalen. Vaak zijn ook niet alle functionaliteiten van het systeem direct in gebruik genomen, want dat kostte te veel tijd. Nadat het systeem live is, kunt je juist grote slagen maken want kleine features binnen het systeem kunnen voor veel meerwaarde zorgen.

Hoe kun je dit verhelpen?