Automatiseren

Automatiseren; wat, waarom en hoe?

Automatiseren is een term die vaak wordt gebruikt om te refereren naar het gebruiken van software om het werk binnen een bedrijf efficiënter te maken. Maar vaak is er toch wat onduidelijkheid over wat automatiseren echt is. Het aanschaffen van een systeem om bijna hetzelfde werk te blijven doen is niet automatiseren.

Voordat u begint met automatiseren dient u eerst de vraag “Wat wil ik automatiseren?” te beantwoorden. Om dit te kunnen beantwoorden, dient u eerst antwoord te geven op de volgende vragen:

  • Wat is automatiseren?
  • Waarom wilt u automatiseren?
  • Hoe moet u automatisering aanpakken?
  • Wanneer moet u automatiseren?
  • Waar moet u beginnen met automatiseren?
  • Wie gaat het systeem implementeren?
  • Wat wilt u automatiseren?

In dit artikel hebben wij de eerste 3 vragen geanalyseerd om u op weg te helpen. De andere 4 vragen zullen op een later moment behandeld worden. Wij kunnen die vragen niet beantwoorden voor u, maar u wel helpen met het beantwoorden ervan.

Al bezig met automatiseren? Is uw bedrijf (deels) geautomatiseerd? Dan is het nog steeds van belang om deze vragen te stellen. Want deze vragen vormen de rode draad van ieder verander- of automatiseringstraject.

Digitaliseren is niet automatiseren

Wat is automatiseren?

Automatiseren van een bedrijfsproces houdt in dat, door middel van een software (en/of hardware) -pakket, één of meerdere handelingen niet meer uitgevoerd hoeven te worden en automatisch gebeuren. Met als resultaat dat uw medewerkers efficiënter gaan werken met hetzelfde of juist met een verhoogde kwaliteit.

Het automatiseren van horecabedrijven betekent niet dat de mens vervangen wordt. Automatiseren dient als een ondersteunde rol te fungeren om meer tijd vrij te maken en zo meer klantgerichte taken uit te voeren; d.m.v. de repeterende taken weg te halen uit het takenpakket van de medewerker.

Waarom wilt u automatiseren?

Een bedrijf of bedrijfsproces automatiseren brengt verandering met zich mee. En ieder verandertraject begint met de vraag “waarom willen wij deze verandering doorvoeren?” Als deze vraag niet gesteld wordt, dan is het doel niet duidelijk en is het moeilijker om de verandering te accepteren en door te voeren. Niemand weet dan welk probleem er opgelost moet worden, wat dus geen richting geeft.

Leg bij het “waarom” ook een connectie richting de klant en naar de medewerker om meer draagvlak te creëren.

Hoe moet u automatisering aanpakken?

Hieronder hebben wij een paar aandachtspunten verzameld waar u rekening mee kunt houden vooraf en tijdens een automatiseringstraject, of een ander verandertraject:

  • Wanneer u begint, probeer dan niet alles tegelijk te doen. Ga stap-voor-stap automatiseren. Bijv. begin met het sales- en operatietraject en ga dan de keuken automatiseren.
  • Het is verleidelijk om tijdens het traject direct allerlei randprocessen te automatiseren. Begin met het huidige systeem volledig te implementeren, voordat u van het originele plan afwijkt.
  • Indien er kleine aanpassingen nodig zijn in het huidige systeem, waardoor het beter aansluit op uw bedrijf en de processen, investeer hier dan in. Anders gaat u vanaf dag één om het systeem werken, wat inefficiënt is en moeilijk is om af te leren. Als u dit later wilt herstellen, kost dat veel inspanning en tijd.
  • Maar let op, ga niet het hele systeem ombouwen om het aan te passen aan uw processen. Een automatiseringssysteem implementeren betekent ook opnieuw kijken naar de werkwijze en deze ten goede aan te passen. U heeft nu de kans, dus grijp hem! Dit zal makkelijker zijn als het doel duidelijk is geformuleerd tijden de “waarom-fase”.

Verlies het “waarom” niet uit het oog. Met alle aanpassingen of vragen die u heeft, stelt u de vraag: “is dit echt nodig om het doel te bereiken?”