Automatiseren

Wanneer moet u beginnen met automatiseren?

Automatiseren is een term die vaak wordt gebruikt om te refereren naar het gebruik van software met als doel het werk binnen een bedrijf efficiënter te maken. Maar vaak is er toch wat onduidelijkheid over wat automatiseren echt is. Daarom is het verstandig om eerst een aantal vragen te stellen omtrent automatisering: waarom, hoe, wanneer, waar, wie en wat?

De antwoorden op deze vragen kunnen wij u niet geven, maar wij kunnen u wel helpen met het beantwoorden ervan. In dit artikel analyseren wij de veelgestelde vraag:

“Wanneer moet ik beginnen met automatiseren?”

De meeste ondernemers of bedrijfsleiders hebben zich in het afgelopen jaar wel minstens één keer afgevraagd of het bedrijf klaar is om te automatiseren. Maar dan komen de vragen of het wel de moeite waard en of het wel de juiste tijd is.

Met automatiseren bedoelen wij niet alleen het in gebruik nemen van een automatiseringssysteem. Denk ook aan processen zoals het invoeren van uw social media of het standaardiseren van uw drankpakketten. Het kost wat tijd om het voor elkaar te krijgen, maar daarna wint u tijd.

De stap naar automatiseren is natuurlijk afhankelijk van verschillende onderdelen, o.a. budget, tijd en de toegevoegde waarde. Elke dag dat u handelingen handmatig uitvoert die uitgevoerd kunnen worden door een geautomatiseerd proces is een dag te veel. Vaak zijn het de eenvoudige processen die de meeste menselijke handelingen vereisen.

U hoeft niet te wachten om te starten met automatiseren

U kunt op elk moment beginnen met automatiseren. Er hoeft niet gewacht worden tot ‘januari’. Elke dag dat u wacht, worden er taken dubbel uitgevoerd en duurt het langer voordat er tijd bespaard kan worden. Tijdswinst in één van de doelen die u kunt behalen, maar denkt u ook eens aan meer winst en/of hogere omzet, lagere kosten, de efficiëntie verbeteren, risico’s beperken en de klanttevredenheid vergroten.

Als bedrijf moet u blijven veranderen om relevant te blijven. Daarvoor moet u uw processen blijven analyseren en komt er een punt dat je ze moet automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het moment dat u overstapte naar een boekhoudprogramma.

Moet u alles in één keer automatiseren?

Nee, het is mogelijk om één proces of meerdere tegelijkertijd te automatiseren. Maar indien u één proces automatiseert, kijk dan wel alvast naar de mogelijkheden voor de andere processen. Kunnen deze wel aan elkaar gekoppeld worden?

Goede leveranciers kunnen altijd gefaseerd implementeren. U start met het broodnodige en breidt vervolgens verder uit. In ons volgende artikel zullen wij de vraag “waar moet u beginnen met automatiseren” behandelen.

Het is nooit een goede tijd om te implementeren. Maar nooit implementeren is nog slechter.

Wat is het beste moment om te starten?

Automatiseren kost tijd maar u moet tijd investeren om in de toekomst tijd te besparen. Probeer dus te automatiseren voordat uw processen vastlopen door tijdsdruk. Want dan is het eigenlijk te laat. Maar beter te laat dan nooit.

Het is belangrijk om eerst naar processen te kijken en dan pas te automatiseren. Zolang het huidige proces niet tot succes leidt, zal de automatisering van dat proces ook niet het gewenste effect hebben.

Wanneer heeft ook te maken met de tijd van het jaar

Begin dus in een rustige periode maar vergeet niet dat sommige trajecten lang kunnen duren. Vroeg of laat ontkom je er dus niet aan om ook in een drukke periode de implementatie door te zetten. Wat moet u dan doen? Tijd vrij maken!

U bent nooit klaar met automatiseren

Hiermee doelen we niet op het aanschaffen van meer soft- of hardware. Maar op de processen die altijd geoptimaliseerd kunnen worden. Wanneer voert u controles of onderzoeken uit? Constant! Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Dus plan wekelijks, maandelijks of halfjaarlijks tijd in (afhankelijk van het traject). Want zonder een goede planning zal het er nooit van komen.

Welke vragen moet ik stellen?

Stelt u zich eens de volgende vragen. Is het antwoord op één of meerdere vragen ja? Dan is het een goed moment om te beginnen met automatiseren:

  • Kan automatisering bijdragen aan een vermindering van de werkdruk?
  • Kunt u door middel van automatisering uw leverbetrouwbaarheid/klanttevredenheid verhogen?
  • Bestaan er processen binnen uw bedrijf die veel tijd kosten, maar gemakkelijk door software uitgevoerd kunnen worden?
  • Is er sprake van veel dubbel werk in uw bedrijf? Zoals het overtypen van facturen etc?

U hoeft niet alles zelf te doen

  • Vraag een externe consultant wat u het beste kunt doen.
  • Neem contact op met concullega’s en vraag wat hun ervaringen zijn.
  • Heeft u echt geen idee? Dan kunnen wij u altijd helpen om te bepalen of uw bedrijf klaar is om te automatiseren.

Automatiseren: Wat, Waarom en Hoe?

Voordat u kunt beginnen met automatiseren en de vraag “Wat wil ik automatiseren?” beantwoorden, dan dient u eerst een aantal andere vragen te stellen.