Automatiseren

 

Automatiseren: “Waar moet ik beginnen?”

De knoop is doorgehakt: u heeft besloten om uw bedrijfsprocessen te gaan automatiseren. De voordelen voor uw bedrijf heeft u in kaart gebracht, door onder andere antwoord te geven op de volgende vraag: “Waarom willen wij deze veranderingen gaan doorvoeren?” Maar waar begint u?

Automatiseren doet u het beste in fases

Overstappen naar een automatiseringssysteem, zij het een volledig ERP-systeem (enterprise resource planning) of een klein onderdeel, blijft een grote klus. Het is namelijk een verandertraject dat binnen het gehele bedrijf doorgevoerd dient te worden, naast de normale gang van zaken. Het is niet verstandig om alles in één keer te automatiseren, maar juist in fases, om te voorkomen dat werknemers negatief tegenover deze verandering komen te staan.

Het is duidelijk dat u niet overal tegelijkertijd aan kunt beginnen, maar waar begint u dan? Dit is voor elk bedrijf en systeem anders. Ieder verandertraject is anders, u dient deze vraag dus voor uzelf te beantwoorden. Hieronder hebben wij twee manieren van automatiseren uitgewerkt en de voor- en nadelen benoemd om u verder te helpen.

In fases automatiseren die bepaald zijn door de PROCESSEN

Proces-bepalend

Een ERP-systeem is meestal opgebouwd uit verschillende modules om zo de verschillende bedrijfsprocessen te ondersteunen. Als u begint met automatiseren is het vaak verleidelijk om alle onderdelen tegelijkertijd te automatiseren zodat u optimaal gebruik kunt maken van het systeem. Veelal kiezen bedrijven halverwege het traject om toch onderdeel voor onderdeel te gaan automatiseren i.v.m. de tijd die hiermee gemoeid gaat.

Maar met welk deel van uw proces moet u beginnen?
Begin met het eerste onderdeel binnen uw proces of het deel waar de meeste winst te behalen valt. Veel cateraars en evenementenlocaties beginnen met het automatiseren van hun Sales-traject. De stap naar het automatiseren van de keuken en operationele processen wordt hierdoor kleiner, omdat informatie over de vraag al bekend is. Dankzij deze informatie wordt het gemakkelijker voor bijvoorbeeld de keuken om middels automatisering vraag en aanbod op elkaar af te stemmen.

Indien uw bedrijf voornamelijk een productiekeuken is, dan is het misschien verstandig om hier te beginnen omdat u hier de grootste verandering teweeg zult gaan brengen. Denk er aan dat de informatie over de productie vaak handmatig in het systeem gezet moet worden. Automatisering betekent niet dat uw medewerkers zelf niet meer hoeven na te denken over de processen binnen het bedrijf om aan de vraag van de klant te voldoen, het is enkel een hulpmiddel waarmee u overzicht bewaart en u uw bedrijfsprocessen veel efficiënter mee kunt inrichten.

Voordelen

Overzicht d.m.v. één projectmanager

Het is beter om één projectmanager te kiezen die alle onderdelen en fases implementeert, zodat hij/zij het overzicht houdt. Deze projectmanager kan dan zijn of haar tijd per afdeling verdelen over de verschillende fases.

Er is voldoende focus per onderdeel, wat zorgt voor een soepelere implementatie.

De instapkosten (inspanning en euro’s) zijn lager, want deze zullen veelal per onderdeel of fase worden bepaald

De informatie wordt per onderdeel in het systeem gezet, wat ook direct zorgt voor voordelen voor afdelingen die niet meteen geautomatiseerd worden. Zo zijn keukenbonnen en picklijsten ook direct beschikbaar wanneer het Sales-traject wordt geautomatiseerd, omdat Sales deze informatie nodig heeft om aan de vraag van de klant te kunnen voldoen en dit intern te communiceren naar de juiste afdelingen.

Ook al is een organisatie voornamelijk bezig met het automatiseren van het eerste onderdeel, dan nog krijgen de medewerkers van andere afdelingen vaak delen mee van dit verandertraject. Zij zullen dus meer voorbereid zijn op komende veranderingen, omdat ze het systeem al hebben gezien, hun collega’s hier al over hebben gesproken en er wellicht al mee hebben gewerkt.

Nadelen

Sommige afdelingen veranderen twee keer

De afdelingen die niet gelijk geautomatiseerd worden in de eerste fase maken twee verschillende momenten van verandering mee. Daardoor moet de standaardwerkwijze twee keer aangepast worden: eerst om deels met het systeem te werken en daarna om volledig met het systeem te werken.

Het beste is om vooraan in het proces te beginnen (denk aan Sales), maar wellicht komen de grote voordelen pas bij een ander onderdeel, dat verderop in het proces plaatsvindt, bijvoorbeeld het keukenproces.

Als uw bedrijf uit meerdere locaties bestaat, is het lastiger om het overzicht te bewaren en te peilen of iedere locatie begrijpt wat de nieuwe manier van werken is. Het is dan misschien nodig om een sub-implementatiemanager aan te stellen per locatie.

Locatie-bepalend

Bedrijven met meerdere locaties besluiten soms om één locatie eerst te automatiseren zodat deze functioneert als pilotlocatie. Zodra de formule werkt, voeren zij het gehele traject uit binnen de andere locaties. Dit kan vervolgens één voor één gebeuren, maar ook voor alle overige locaties tegelijkertijd.

Voordelen

Tijd besparen bij andere locaties

De pilotlocatie gaat alle stappen uitvoeren. Zij maken de fouten en spenderen tijd om alles te onderzoeken en wijzigingen door te voeren. Deze tijd hoeft dan niet nog eens geïnvesteerd te worden in de andere locaties.

De andere locaties kunnen ongestoord doorwerken.

Het blijft overzichtelijk want de grenzen zijn duidelijk bepaald

De standaardwerkwijze hoeft maar één keer bepaald te worden, waarna de overige locaties dit direct tijdens de implementatie kunnen overnemen.

Nadelen

Medewerkers zijn minder betrokken

Medewerkers vinden verandering vaak lastig. Medewerkers van niet-pilotlocaties zullen vaak de meeste weerstand hebben want zij zijn helemaal niet betrokken geweest bij het proces en weten nog niet goed wat er allemaal gaat gebeuren.

Extra tijd gaat verloren door dubbel werk. Bijvoorbeeld het inzetten van de gegevens van klanten in het CRM-systeem. Dit kost bijna evenveel tijd voor 5 locaties tegelijkertijd als voor 1. Maar wanneer ieder locatie dit los moet doen, dan kan dat 5 keer zo lang duren.

Ieder locatie werkt altijd een beetje anders en dus zou een pilotlocatie kunnen afwijken van de andere locaties qua werkwijze.

Sommige onderdelen van een bedrijf zijn overkoepelend, bijvoorbeeld de administratie. Als één locatie de manier van factureren aanpast met een automatiseringssysteem en de andere niet, dan moet deze afdeling op twee manieren werken wat verwarrend kan zijn.

Het is mogelijk om procesgericht te automatiseren in combinatie met locatiegericht. Dus één proces automatiseren in een pilotlocatie. Maar indien u hiervoor kiest, dan zal het verandertraject nog langer duren. En dit kan leiden tot “uitstelgedrag” – want veranderingen zijn moeilijk te confronteren maar gemakkelijk uit te stellen.