Automatiseren: wie gaat het systeem implementeren?

Automatiseren is een term die vaak wordt gebruikt om te refereren naar het gebruiken van software om het werk binnen een bedrijf efficiënter te maken. Helaas komt het vaak voor dat de gewenste efficiëntie hierdoor niet wordt behaald.

Dit heeft verschillende redenen:

  • Het doel achter het automatiseringstraject is niet duidelijk genoeg voor de betrokkenen;
  • Het doel is verloren gegaan d.m.v. alle veranderingen die zijn doorgevoerd;
  • Het systeem is op een manier geïmplementeerd zodat het werk op precies dezelfde manier wordt uitgevoerd, in plaats van dat er werd gekeken naar verbeterprocessen;
  • De implementatie is niet goed verlopen omdat de medewerkers niet betrokken waren. Dit is het grootste knelpunt van automatisering.

Door je goed voor te bereiden op het komende verandertraject, vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.

Het succes van een automatiseringssysteem is afhankelijk van de inzet van medewerkers

Als de medewerkers niet betrokken zijn, dan zullen zij om het systeem heen werken. Hoe kun je voorkomen dat dit gebeurt?

Bepaal voordat je begint wie het traject zal gaan leiden

  • Selecteer de Key-User die de projectmanager zal zijn. Klik hier voor dit artikel;
  • Zet een “Opinieleider” in als Key-User. Klik hier voor dit artikel;
  • Betrek de projectmanager ook tijdens het voortraject; hij/zij kan bijdragen aan het selecteren van een passend systeem.
 

Peil of jouw medewerkers bereid zijn om bij te dragen aan het verandertraject

  • Deel het doel van de verandering en vraag de medewerkers in privé (en niet in een groep) wat zij ervan vinden;
  • Verdeel de medewerkers in drie groepen: voorstanders, tegenstanders en onverschilligen.
 

Verantwoordelijkheid geven aan jouw medewerkers

Zorg ervoor dat jouw medewerkers en vooral de projectmanagers, zich verantwoordelijk voelen voor het traject. Zij moeten zich verantwoordelijk voelen, om traject tot een succes te maken. Voor meer info, lees dit artikel;

 

Motiveer jouw medewerkers

Blijf je medewerkers motiveren; voorafgaand, tijdens en na het traject. Klik hier voor enkele tips;

Continu verbeteren en evalueren

Vergeet niet dat het traject oneindig is; het gaat om het continu verbeteren van jouw bedrijf. Dit doe je door het evalueren van de acties. Dit gebeurt niet alleen achteraf, maar ook tijdens het traject. Lees hier meer over de kracht van evalueren.

Voordat je gaat automatiseren

Voordat jij begint met automatiseren dient je jezelf eerst de onderstaande vragen te stellen:

Deze 6 vragen hebben wij behandeld in 3 verschillende artikelen. De artikelen helpen je bij het beantwoorden van deze vragen. Lees ze door te klikken op de vragen hierboven.