Automatiseren: wie gaat het systeem implementeren?

Automatiseren is een term die vaak wordt gebruikt om te refereren naar het gebruiken van software om het werk binnen een bedrijf efficiënter te maken. Helaas komt het vaak voor dat de gewenste efficiëntie hierdoor niet wordt behaald.

Dit heeft verschillende redenen:

  • Het doel achter het automatiseringstraject is niet duidelijk genoeg voor de betrokkenen;
  • Het doel is verloren gegaan d.m.v. alle veranderingen die zijn doorgevoerd;
  • Het systeem is op een manier geïmplementeerd zodat het werk op precies dezelfde manier wordt uitgevoerd, i.p.v dat er werd gekeken naar verbeterprocessen;
  • De implementatie is niet goed verlopen omdat de medewerkers niet betrokken waren. Dit is het grootste knelpunt van automatisering.

Door u goed voor te bereiden op het komende verandertraject, vergroot u de kans op een succesvolle implementatie.

Het succes van een automatiseringssysteem is afhankelijk van de inzet van medewerkers

Als de medewerkers niet betrokken zijn, dan zullen zij om het systeem heen werken. Hoe kunt u voorkomen dat dit gebeurt?

Bepaal voordat u begint wie het traject zal gaan leiden

Peil of uw medewerkers bereid zijn om bij te dragen aan het verandertraject

  • Deel het doel van de verandering en vraag de medewerkers in privé (en niet in een groep) wat zij ervan vinden;
  • Verdeel de medewerkers in drie groepen: voorstanders, tegenstanders en onverschilligen.

Verantwoordelijkheid geven aan uw medewerkers

Zorg ervoor dat uw medewerkers en vooral de projectmanagers, zich verantwoordelijk voelen voor het traject. Zij moeten zich verantwoordelijk voelen, om traject tot een succes te maken. Voor meer info, lees dit artikel;

Motiveer uw medewerkers

Blijf uw medewerkers motiveren; voorafgaand, tijdens en na het traject. Klik hier voor enkele tips;

Continu verbeteren en evalueren

Vergeet niet dat het traject oneindig is; het gaat om het continu verbeteren van uw bedrijf. Dit doet u door het evalueren van de acties. Dit gebeurt niet alleen achteraf, maar ook tijdens het traject. Lees hier meer over de kracht van evalueren.

Voordat u gaat automatiseren

Voordat u begint met automatiseren dient u uzelf eerst de onderstaande vragen te stellen:

Deze 6 vragen hebben wij behandeld in 3 verschillende artikelen. De artikelen helpen u bij het beantwoorden van deze vragen. Lees ze door te klikken op de vragen hierboven.