Een evenement staat of valt met de voorbereiding. Een draaiboek is je tijdlijn: per moment weet iedereen wat er gebeurt, wie het doet en wat er nodig is. In dit artikel lees je wat er in een draaiboek hoort, hoe je er in zes stappen een maakt en zie je een concreet voorbeeld.
Leestijd 6 minuten - Laatst bijgewerkt juli 2026
Het korte antwoord: een draaiboek is een tijdlijn van je evenement. Zet eerst de vaste momenten op een rij (opbouw, ontvangst, programma, afbouw), vul per moment in wat er gebeurt en wie verantwoordelijk is, en deel het met iedereen die meewerkt. Zo houd je op de dag zelf het overzicht.
Wat is een draaiboek precies?
Een draaiboek is een chronologisch overzicht van je evenement, van de eerste voorbereiding tot het opruimen. Het beschrijft per tijdstip wat er gebeurt, wie verantwoordelijk is en welke spullen of mensen daarvoor nodig zijn. Waar een checklist losse taken afvinkt, zet een draaiboek alles op een tijdlijn. Zo ziet iedereen in een oogopslag wat er wanneer moet gebeuren, of het nu om een congres, bedrijfsfeest of jubileum gaat.
Wat hoort er in een draaiboek?
- Een tijdlijn met alle onderdelen op volgorde, van opbouw tot afbouw.
- Per onderdeel een korte omschrijving van wat er precies gebeurt.
- De verantwoordelijke per onderdeel, met naam en telefoonnummer.
- De benodigdheden: techniek, materiaal, catering en vergunningen.
- Contactgegevens van leveranciers, de locatie en hulpdiensten.
- Een calamiteitenplan: wat doe je als iets uitloopt of uitvalt.
Een draaiboek maken in zes stappen
- Zet de vaste momenten op een tijdlijn, begin bij de opbouw en eindig bij de afbouw.
- Vul per moment in wat er precies gebeurt, tot in detail.
- Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan, met naam en telefoonnummer.
- Noteer wat er nodig is: techniek, materiaal, catering en vergunningen.
- Bouw buffertijd in tussen de onderdelen, zodat uitloop je programma niet omgooit.
- Deel het draaiboek vooraf met iedereen en houd tijdens het evenement een versie bij de hand.
Tip: zet naast elk onderdeel het telefoonnummer van de verantwoordelijke. Gaat er iets mis, dan hoef je tijdens het evenement niet te zoeken.
Voorbeeld van een draaiboek
Stel, je organiseert een congres voor 150 gasten. Een draaiboek voor die dag ziet er bijvoorbeeld zo uit. Pas de tijden en onderdelen aan op jouw evenement.
Tijd | Onderdeel | Verantwoordelijke | Bijzonderheden |
08:00 | Opbouw en check techniek | Locatiemanager | Stroom, geluid en licht testen |
09:30 | Ontvangst en registratie | Gastvrouw | Naambadges klaar, koffie ingeschonken |
10:00 | Opening en programma | Dagvoorzitter | Microfoons aan, presentatie geladen |
12:30 | Lunch | Cateraar | Allergenen bij de gerechten vermeld |
16:00 | Afsluiting en borrel | Cateraar en bar | Drankarrangement start |
18:00 | Afbouw | Locatiemanager | Materiaal retour, checklist aflopen |
Werk je met veel onderdelen en leveranciers, dan houd je dit liever bij in je evenementensoftware dan in een los document. Zo staan aanvraag, planning en draaiboek op een plek en werkt iedereen met dezelfde versie.
Alles rond je evenement op een plek?
Veelgestelde vragen
Van aanvraag tot uitvoering strak geregeld? Bekijk de evenementensoftware van EasyParty, of lees hoe je van een offerte een opdracht maakt.