Een klant zegt vlak voor het event af, en jij zit met ingekochte producten en ingepland personeel. Zonder heldere annuleringsvoorwaarden draai je zelf op voor die kosten. In dit artikel lees je waarom je ze nodig hebt, een voorbeeldstaffel met percentages en een voorbeeldclausule.
Leestijd 5 minuten - Laatst bijgewerkt juli 2026
Het korte antwoord: leg vooraf een oplopende staffel vast (hoe dichter bij het event, hoe hoger het percentage), gebaseerd op je gemaakte kosten en gederfde winst. Je mag geen 100% van de prijs innen, maar reeds ingekochte producten belast je wel volledig door. Vraag daarnaast een aanbetaling.
Wat mag en wat niet
Annuleringskosten zijn bedoeld om je gemaakte kosten en misgelopen winst te dekken, niet om de klant te straffen. In de Nederlandse praktijk houdt een clausule rond 30% doorgaans stand, omdat marges in de catering vaak rond dat niveau liggen. Je mag geen 100% van de afgesproken prijs innen, want je winst is nooit 100%. Wel belast je producten die je al hebt ingekocht volledig door. Belangrijk: de kosten moeten redelijk zijn en vooraf zijn afgesproken.
Voorbeeldstaffel
Annulering | Kosten (over de afgesproken prijs) |
Meer dan 2 maanden vooraf | 10 tot 25% |
2 weken tot 2 maanden vooraf | 50% |
Minder dan 2 weken vooraf | 75% |
Reeds ingekochte producten | Volledig doorbelast |
Dit is een voorbeeld. Stem de percentages af op je eigen marge en werkwijze.
Aanbetaling als extra bescherming
Annuleringsvoorwaarden dekken je risico achteraf. Een aanbetaling dekt het vooraf. Vraag bij bevestiging een deel van het bedrag, zodat je bij annulering al iets in handen hebt en je inkoop kunt afdekken. Hoe je dat administratief netjes regelt lees je in voorschotnota, eindfacturen en btw.
Voorbeeldclausule
"Bij annulering brengen wij een percentage van de overeengekomen prijs in rekening: 25% tot 2 maanden voor de datum, 50% tot 2 weken voor de datum en 75% daarbinnen. Reeds ingekochte producten en aantoonbaar gemaakte kosten worden volledig doorbelast."
Neem je annuleringsvoorwaarden op in je offerte en je algemene voorwaarden, zodat de klant ze vóór akkoord ziet.
Annuleringskosten factureren in EasyParty
Voorwaarden afspreken is één ding, ze innen is een tweede. In EasyParty maak je na een annulering met een paar klikken een annuleringsfactuur: je kiest een percentage of een vast bedrag, de btw-verdeling van het oorspronkelijke evenement wordt automatisch gevolgd en eerder verstuurde voorschotfacturen worden verrekend. Zo zet je je afgesproken staffel meteen om in een correcte factuur.
Je voorwaarden en aanbetaling op orde?
Veelgestelde vragen
Voorwaarden, aanbetaling en facturen in een systeem? Bekijk facturatie in onze cateringsoftware.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Percentages en voorbeeldteksten zijn illustratief. Laat je eigen algemene voorwaarden juridisch controleren.