Overslaan naar inhoud

Voorschotfactuur en btw: zo maak je er een

Met of zonder btw, hoe je 'm maakt en verrekent op de eindfactuur, met voorbeeld.
26 augustus 2015 in
Voorschotfactuur en btw: zo maak je er een
Demy van Kessel
FACTURATIE

Een groot event voorfinancieren met je eigen geld? Dat hoeft niet. Met een voorschotfactuur breng je een deel van het bedrag alvast in rekening. In dit artikel lees je of dat met of zonder btw moet, hoe je er een maakt en hoe je 'm verrekent op de eindfactuur. Inclusief voorbeeld.

Leestijd 5 minuten - Laatst bijgewerkt juli 2026

Het korte antwoord: een voorschotnota en een voorschotfactuur zijn hetzelfde. In de regel bereken je er btw over tegen het tarief van de prestatie, en op de eindfactuur verreken je de voorschotten inclusief btw. Alleen in specifieke gevallen, zoals een voorschot als schadeloosstelling, geldt 0% btw.

Voorschotnota of voorschotfactuur?

Deze twee termen zijn hetzelfde: een factuur waarmee je vooraf een voorschot op de eindfactuur in rekening brengt. In de praktijk wordt vaker "voorschotfactuur" gebruikt, in de administratie soms "voorschotnota". Het doel is gelijk: je ontvangt een deel van je geld voordat je inkoopt en het event plaatsvindt.

Met of zonder btw?

In de regel breng je btw in rekening over een voorschotfactuur, tegen het tarief dat op de uiteindelijke prestatie van toepassing is. Bestaat je opdracht uit onderdelen met verschillende tarieven (9% op eten, 21% op bediening en alcohol), verdeel het voorschot dan naar rato. Alleen in specifieke situaties, zoals een voorschot dat puur als schadeloosstelling dient, kan 0% btw gelden. Twijfel je? Check het met je boekhouder.

Hoe maak je een voorschotfactuur?

  • Bepaal welk deel van het totaal je vooruit factureert, bijvoorbeeld 25 tot 30%.
  • Zet het juiste btw-tarief per onderdeel op de factuur.
  • Verwijs duidelijk naar de opdracht en de datum van het event.
  • Vermeld dat het om een voorschot gaat dat later wordt verrekend.

Verrekenen op de eindfactuur

Op de eindfactuur zet je het volledige bedrag van de opdracht, en trek je de eerder gefactureerde voorschotten inclusief btw eraf. Zo betaalt de klant per saldo alleen het restant, en klopt je btw-afdracht.

Stap

Bedrag (excl. btw)

Totale opdracht

2.500 euro

Voorschotfactuur (30%)

750 euro + btw

Eindfactuur (restant)

1.750 euro + btw

Voorschotten en eindfacturen zonder gedoe?

Plan een demo, dan laten we zien hoe je in EasyParty vanuit je event automatisch voorschotfacturen en eindfacturen maakt, met de juiste btw per regel en Peppol.


Plan een demo

Veelgestelde vragen

Niets, het zijn synoniemen. Beide zijn een factuur waarmee je vooraf een voorschot op de eindfactuur in rekening brengt. In de praktijk wordt vaker voorschotfactuur gebruikt.
In de regel met btw, tegen het tarief dat op de uiteindelijke prestatie van toepassing is. Op de eindfactuur verreken je de reeds gefactureerde voorschotten inclusief die btw. Alleen bij een voorschot als schadeloosstelling kan 0% gelden.
Je factureert een afgesproken deel van het totaalbedrag vooruit, met het juiste btw-tarief per onderdeel, en verwijst naar de opdracht. Op de eindfactuur trek je het voorschot en de btw er weer af.
Op de eindfactuur zet je het volledige bedrag van de opdracht en trek je de eerder gefactureerde voorschotten inclusief btw eraf. Zo betaalt de klant per saldo alleen het restant.
Alleen in specifieke gevallen, zoals een voorschot dat als schadeloosstelling geldt. Meestal reken je de btw over het voorschot tegen het tarief van de prestatie. Twijfel je, controleer dit dan met je boekhouder.

Voorschotten en eindfacturen automatisch vanuit je event? Bekijk facturatie in onze cateringsoftware, of lees meer over aanbetaling en betalingstermijnen.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies. Btw-regels kunnen per situatie verschillen; controleer je aanpak met je boekhouder of de Belastingdienst.

# BTW