voorschotnota

Voorschotnota, eindfacturen en BTW

Met een voorschotnota factureert u een voorschot op de eindfactuur aan uw klant voordat u een product of dienst heeft geleverd. Voorschotnota’s worden binnen de catering- en evenementenbranche vaak gebruikt als aanbetaling voor een evenement. De aanbetaling is vaak nodig voor een gezonde cash-flow binnen uw bedrijf en geeft u de mogelijkheid om, met minder risico, producten voor het evenement te bestellen. De klant helpt met de aanbetaling of voorschotnota dan ook mee met de financiering van een evenement. Maar hoe zit het nu precies met de btw op een voorschotnota?

Mag ik een voorschotnota tegen 0% btw factureren?

Wanneer de eindfactuur tegen 0% btw gefactureerd wordt, mag u op de voorschotnota ook het 0-tarief hanteren. Als de eindfactuur echter ook regels bevat met 9% en 21%, moet de btw ook op de voorschotnota terugkomen.

Hoe maak ik een voorschotnota met btw?

Het zal vaker voorkomen dat u een factuur mét btw heeft dan zonder. Maar hoe maakt u dan een goede voorschotnota met btw? De uiteindelijke verdeling van een evenement is waarschijnlijk onbekend, er zijn altijd nog wijzigingen die een klant op het laatste moment wil doorvoeren en misschien verkoopt u wel op stelpost. Er zijn nog zo veel variabelen, hoe berekent u daar nu al de btw over?

Om u op weg te helpen hebben we een aantal handige download tools ontwikkeld. Als u de btw-tools download en het onderstaand stappenplan volgt, krijgt u een mooie voorschotnota met btw.

Stap 1:
Open de btw-tools op het tabblad “Factuur”. Vermeld alle huidige financiële regels op de sheet en denk aan de btw verdeling van 9% en 21%. In principe zijn dit ook meteen alle factuurregels.

Stap 2:
Controleer dat iedere regel voorzien is van het juiste btw percentage.

Stap 3:
Bereken wat de omzetverdeling is over de producten van 9% en de producten van 21% btw. Let op! Bereken deze verdeling zonder
Simpel voorbeeld (in de Exceltool zit een uitgebreid voorbeeld):

  1. Een factuur bestaat uit een 4-gangenmenu en het materiaal om dit te serveren, zoals bestek en servies.
  2. Het 4-gangenmenu kost in totaal € 4.000,- en het materiaalpakket kost in totaal € 1.000,- exclusief btw. Eten mag gefactureerd worden tegen 9% btw, terwijl op materialen het btw percentage van 21% geldt.
  3. De totale omzet excl. btw is € 5.000,-
  4. De verdeling wordt als volgt berekend:
    alle regels van 9% / totaal, en alle regels van 21% / totaal
    € 4.000,- / € 5.000,- = 80% en € 1.000,- / € 5.000,- = 20%
  5. Op dit moment is de omzetverdeling als volgt:
    80% van het totaalbedrag wordt gefactureerd tegen 9% btw
    20% van het totaalbedrag wordt gefactureerd tegen 21% btw
    Zie hiervoor ook het tabblad “Voorschotnota” in de Exceltool

Stap 4:
De zojuist berekende verdeling is ook de verdeling die wordt meegenomen op de voorschotnota. Immers, het evenement heeft op dit moment deze btw verdeling.

Stap 5:
Vervolgens berekent u de voorschotnota.
Simpel voorbeeld:

  1. U wilt een aanbetaling van € 2.000,- doorberekenen aan de klant
  2. Het bedrag van € 2.000,- verdeelt u over de btw groepen.
    80% van € 2.000,- is € 1.600,-
    20% van € 2.000,- is € 400,-
  3. Vervolgens berekent u de btw per deel:
    9% btw over € 1.600,- is € 144,-
    21% btw over € 400,- is € 84,-

Stap 6:
Het totale factuurbedrag van de voorschotnota komt daarmee op:
€ 2.000,-  +  € 144,-  +  € 84,-  =  € 2.228,- inclusief btw.

Hoe verreken ik de voorschotnota met btw vervolgens op mijn eindfactuur?

Het is tijd om de eindfactuur op te maken, maar sinds de voorschotnota zijn er wat wijzigingen geweest in het evenement waardoor de btw verdeling niet meer klopt. Hoe zit dat nu met de verrekening? Hoe neemt u alles mee op de eindfactuur?

Gelukkig kunt u de voorschotnota volledig crediteren op de eindfactuur. Hoe u dit het beste oppakt, ziet u in onderstaand stappenplan.

Stap 1:
Als u een voorschotnota op de eindfactuur crediteert, moet dat altijd exclusief btw gebeuren. De creditregels moeten dus vóór de btw uitsplitsing vermeldt worden. Het beste zet u de creditregels bovenaan op de eindfactuur.

Stap 2:
Voeg de creditregels toe per btw groep. Let er op dat de subtotalen per regel ook exclusief btw zijn.
Simpel voorbeeld:

  • Volgens het voorbeeld hierboven, zijn de bedragen die gecrediteerd worden op de eindfactuur € 1.600,- en € 400

Stap 3:
Voeg alle factuurregels van het uiteindelijke evenement toe aan de factuur. Vergeet hierbij niet uw drankpakketten op te splitsen in hoog en laag btw.

Stap 4:
Bereken het totaalbedrag exclusief btw door alle subtotalen bij elkaar op te tellen. Hierbij worden de regels van de voorschotnota gecrediteerd op het totaal bedrag.
Voorbeeld:

  1. De voorschotregels zijn als creditregels toegevoegd op de eindfactuur.
  2. Het totaalbedrag van de eindfactuur komt daarmee op:
    – € 1.600,- +  – € 400,-  +  € 4.000,-  +  € 1.000,-  =  € 3.000,- exclusief btw

Stap 5:
Vervolgens berekent u de btw voor de eindfactuur. Dit is niet anders dan op een normale factuur zonder verrekening.
Simpel voorbeeld:

  1. btw groep 9%: – € 1.600,-  + € 4.000,-  =  € 2.400,- exclusief btw
    € 2.400,-  x  9% btw  =  € 216,- btw in deze btw groep
  2. btw groep 21%: – € 400,-  +  € 1.000,-  =  € 600,- exclusief btw
    € 600,-  x  21% btw  =  € 126,- btw in deze btw groep
  3. Het totale btw bedrag voor de eindfactuur komt daarmee op:
    € 216,-  +  € 126,-  =  € 342,- btw

Stap 6:
Het totaalbedrag van de eind factuur inclusief btw, na verrekening van de voorschotnota; krijgt u door de btw per groep op te tellen bij het totaalbedrag exclusief btw.
Voorbeeld:

  • Om het voorbeeld af te maken, berekenen we het totaalbedrag inclusief btw op de eindfactuur:
    Totaalbedrag exclusief btw: € 3.000,-
    Btw over producten met 9%:     € 216,-
    Btw over producten met 21%:  € 126,-
    Totaal bedrag inclusief btw:       € 3.342,-

Stap 7:
Op het tabblad “Factuur berekenen met Voorschotnota” in de btw-tools ziet u hoe u de voorschotnota correct verrekend op de eindfactuur en kunt u controleren of uw berekening klopt.

Let op! Ook wanneer er sinds de voorschotnota niets is veranderd, kunt u bovenstaande stappen volgen om de eindfactuur met de voorschotnota te verrekenen. Zie de btw-tools voor een voorbeeld van een factuur die wel verandert.

Ter controle

U kunt ook de volgende som toepassen ter controle:
Het totaalbedrag inclusief btw is:  € 2.180,-  +  € 3.270,-  =  € 5.450,-

Het totaalbedrag exclusief btw was € 5.000,-
opgesplitst in € 4.000,- tegen 9% btw en € 1.000,- tegen 21% btw.
(€ 4.000,-  x  1,09)  +  (€ 1.000,-  x  1,21)  =  € 4.360,-  +  € 1.210,-  =  € 5.570,-

Meer informatie over de factuureisen die de belastingdienst stelt op het gebied van BTW, vindt u hier.
*EasyParty is niet aansprakelijk voor de informatie die beschreven is op deze pagina en dient enkel als adviseur.

Download de btw-Tools!

Wilt u de btw-Tools ontvangen? Voer dan hieronder uw gegevens in. U ontvangt dan de downloadlink in uw mailbox.