offertes

Offertes sneller opmaken en versturen – Tip 1

De kern van elke catering- en evenementenlocatie is het scoren van opdrachten. Zonder nieuwe opdrachten kunnen de andere afdelingen van het bedrijf niet blijven bestaan. Dus hoe zorgt u ervoor dat u de opdrachten scoort? Iedereen weet dat “Hoe sneller u de offertes verstuurt, hoe hoger de slagingskans is.”

Wij hebben 6 tips verzameld om het genereren van offertes te versnellen. Deze zullen wij de komende weken één-voor-één publiceren. Wij beginnen met een van de meest tijdrovende onderdelen: Afbeeldingen!

TIP 1 – Voeg uw foto’s sneller toe!

Een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden. Maar foto’s goed in een offerte opnemen neemt veel tijd in beslag. Ze moeten uitgelijnd, vergroot of verkleind worden. Dit wordt keer op keer herhaald per offerte, terwijl uw medewerkers 9 van de 10 keer toch dezelfde foto’s gebruiken. En wanneer de offerte aangepast wordt, verschuiven alle foto’s. Dus moet het weer opnieuw uitgelijnd worden. Tijdrovend dus, maar wel essentieel.

Sfeerimpressiepagina

Onze tip: maak gebruik van standaard sfeerimpressiepagina’s!
Creëer deze “standaard” afbeeldingen samen met uw sales medewerkers.

  • Sfeerimpressiepagina’s nemen een volledige pagina in beslag, dus u verspilt geen tijd met het uitlijnen van de foto’s want die staan altijd direct goed! Ze zijn ook gelijk een soort “moodboard” – het geeft in een oogopslag een impressie van wat u wilt bereiken met uw voorstel voor het evenement
  • Maak sfeerimpressiepagina’s per type evenement dat u verkoopt; voorbeelden zijn bruiloften, beurzen, vergaderingen, seminars, privé feesten en leveringen. Denk ook aan pagina’s per locatie en concept (bijv. walking dinner of bbq).
  • Tijdens het opbouwen van een offerte kunnen de medewerkers gelijk de juiste sfeerimpressie selecteren. Daarnaast is het mogelijk meerdere sfeerimpressiepagina’s te gebruiken. Bijvoorbeeld één van het concept en één van de locatie.
  • Een sfeerimpressie kan alleen uit foto’s bestaan, maar kan ook woorden of een volledige omschrijving bevatten.
  • Voorbeeld:

Fotobanners

Indien u foto’s per pagina wilt, maak dan gebruik van fotobanners! Banners zijn een compilatie van foto’s naast elkaar, over de hele breedte van het document. Dit voorkomt uitlijning van foto’s want als ze goed gemaakt zijn, staan ze direct goed zodra ze ingevoegd zijn.

  • Fotobanners zijn goed te gebruiken met het afbeeldingen van het culinaire concept.
  • Maak “standaard” fotobanners per TYPE menu en niet per menu. Als een onderdeel van het menu aangepast wordt, dan hoeven de foto’s niet direct mee te veranderen.
  • Fotobanners kunnen ook gebruikt worden voor het drankarrangement of diensten die u er naast levert.
  • Voorbeeld:

Extra tips:

  1. Niet te veel maken, anders is er weer te veel keuze.
  2. Sla ze op als een fotobestand en niet als een Word document. De functie “foto invoegen” past het formaat direct aan, aan de breedte van het document. Als de banners en sfeerimpressies goed gemaakt zijn, dan staan deze gelijk goed. Dus is het sneller dan knippen, plakken en dan goed zetten.
  3. Gebruik uw eigen foto’s!! Het kopen van stockfoto’s is zeker een optie, maar als u goed wilt uitbeelden wie u bent en wat u doet, maak ze dan zelf. Als u deze niet heeft, laat ze dan maken door een (semi)professionele fotograaf. Als iemand de stockfoto eerder gezien heeft, dan komt u minder betrouwbaar over.
  4. Laat de fotobanners en sfeerimpressies maken door iemand die bedreven is in Photoshop of een andere grafische software. Die kan de foto’s waarschijnlijk beter tot leven laten komen.
  5. Laat u sales medewerkers dit coördineren, want zij moeten de foto’s uiteindelijk gebruiken.

4 extra tips om uw offertes sneller op te maken en te versturen

In de komende edities zullen wij de andere 4 tips verder toelichten. Deze zijn:

  1. Gebruik maken van pakketten en menu’s
  2. Hoofdstukken, paragrafen en offerteteksten
  3. Meerdere thema’s vastleggen
  4. Het nabellen van uw offertes

Deel dit artikel