Hoe gezond is uw bedrijf nu echt? Meer inzicht in uw bedrijfsgegevens

Wanneer u de administratie van uw cateringbedrijf of evenementenlocatie goed op orde heeft en een duidelijk beeld heeft van uw bedrijfsgegevens, kunt u als ondernemer de juiste beslissingen nemen. Wanneer u kwalitatieve, kostenbesparende evenementen organiseert bent u daarmee nog niet gevrijwaard van een faillissement. In dit artikel geven we u dan ook enkele handvatten om uw bedrijfsgegevens inzichtelijk te maken.

Werk met realistische begrotingen

Bekijk uw cijfers van het afgelopen of huidig jaar en stel op basis daarvan doelen voor het komende jaar. Dat kunnen doelen zijn qua totale omzet, aantal evenementen, kostenbeperking of iets anders, zolang de doelen maar aansluiten op uw organisatie.

Vertaal deze doelen vervolgens in een realistische begroting voor het komende jaar. Hoe uitgebreider u de begroting opstelt, hoe beter u kunt sturen om de doelen te behalen. Wij adviseren de begroting voor het komende jaar dan ook per maand uit te splitsen, vervolgens kunt u de cijfers hier maandelijks in bijhouden om zo uw voortgang te monitoren.

TIP: Maak één grote begroting en een begroting per afdeling.

Gewogen verwachte omzet

De sales medewerkers hebben een slagingskans in gedachte per evenement. Zet deze gevoelens om naar percentages en gebruik ze om een betere prognose te maken van de te verwachten omzet. Want een evenement met een hoge omzet en lage slagingskans kan een verkeerd beeld geven als het bedrag niet gewogen is. Klik hier voor meer informatie.

Werk met maandelijkse doelen

Aan de hand van uw begroting kunt u verschillende maandelijkse doelen en Key Performance Indicators (KPIs) afspreken. Een KPI is niets meer of minder dan een doel waarvoor uw werknemer (deels) verantwoordelijk is. Zo kunt u bijvoorbeeld KPIs afspreken voor de te behalen omzet, het aantal te organiseren evenementen, de winstmarge, kostenreductie, etc.

Bepaal ook niet-financiële KPIs

Bepaal daarnaast ook een aantal niet-financiële KPIs, welke op basis van evaluatieformulieren door opdrachtgevers of gasten worden beantwoord. Denk hierbij bijvoorbeeld aan heldere communicatie, organisatievermogen en een goede uitvoering van een evenement. Waak er op die manier voor dat u de kwaliteit van uw evenementen niet uit het oog verliest door enkel financiële cijfers te evalueren.

Evalueer de voor- en nacalculaties van een evenement

Maak van ieder evenement een uitgebreide voor- en nacalculatie. Door deze vervolgens te vergelijken, kunt u tot een aantal waardevolle inzichten komen. Onderzoek allereerst waar de verschillen ontstaan tussen uw voor-en nacalculatie en waarom deze zijn ontstaan. Indien nodig kunt u hier uw processen en standaard arrangementen op aanpassen, waardoor u in de toekomst betere voorbereidingen voor een evenement kunt treffen.

TIP: Realiseer altijd het aantal dranken dat is verbruikt. Ook al is er niet op stelpost verkocht, dan nog is het belangrijk te weten wat er geconsumeerd is.

Zorg dat uw credit- en debetregels overeenkomen

Over het algemeen staan de debetregels uitgesplitst en uitgebreid vermeld in uw boekhouding. Wanneer u dit eveneens toepast op uw creditregels, kunt u eenvoudig facturen vergelijken en onderzoeken of uw regels rendabel zijn. Een voorbeeld hiervan is: drank hoog wordt als één regel binnen credit geboekt, maar in debet staan meerdere regels waaronder bier, Hollands gedistilleerd en wijn. Indien u de creditregels op dezelfde manier uitsplitst, krijgt u beter inzicht in welke producten rendabel zijn.

Dit kost echter iets meer werk dan wanneer u een btw-verdeling in het boekhoudpakket doorvoert, maar u krijgt er ook waardevolle informatie voor terug. Een automatiseringssysteem kan u hierbij helpen en geeft u alsnog de mogelijkheid om uw cijfers goed in beeld te brengen.

Werk de gegevens regelmatig bij

Zorg dat uw overzichten altijd up-to-date zijn en werk uw gegevens regelmatig bij. Wanneer u te allen tijde goed op de hoogte bent van de stand van zaken en inzicht heeft in de laatste overzichten, is de kans groter dat u uw personeel op tijd kunt bijsturen waar nodig.

Nu u weet hoe uw bedrijf er voor staat, kunt u weloverwogen beslissingen nemen voor uw cateringbedrijf of evenementenlocatie. Een positieve cashflow stelt u in staat hier ook eventuele investeringen voor te doen. Tips voor het verbeteren van uw cashflow leest u hier.