Offerte

Offertes sneller opmaken en versturen – Tip 5

De kern van elke catering- en evenementenlocatie is het scoren van opdrachten. Zonder nieuwe opdrachten kunnen de andere afdelingen van het bedrijf niet blijven bestaan. Dus hoe zorgt u ervoor dat u de opdrachten scoort? Iedereen weet dat “Hoe sneller u de offertes verstuurt, hoe hoger de slagingskans is.”

Wij hebben 5 tips verzameld om het genereren van offertes te versnellen. Deze hebben wij in een reeks uitgebracht. Dit artikel is het laatste van deze reeks. De eerste 4 tips zijn ook online terug te vinden. Deze zijn:

  1. Voeg uw foto’s sneller toe
  2. Maak sneller uw begroting met de hulp van pakketten en menu’s
  3. Hoofdstukken, paragrafen en standaard offerteteksten
  4. Wat is een thema voor offertes?

TIP 5 – Het nabellen van uw offertes

De eerste 4 tips focussen zich op het versnellen van het opmaken van uw offertes, zodat ze eerder bij uw potentiële opdrachtgever liggen. Maar dat is niet de enige manier om uw slagingskans te verhogen. Dat kan ook door uw offertes na te bellen.

U denkt zeker: “dat doen wij altijd want dat klinkt logisch”. Maar toch blijkt het in de praktijk niet helemaal waar te zijn. Wij hebben tijdens de verschillende trainingen gevraagd aan de sales medewerkers: “Hoe vaak worden de offertes nagebeld?” De resultaten waren niet altijd positief. Medewerkers hebben niet de tijd om alle offertes na te bellen. Dat leidt naar de vraag “hoe kiest u welke offertes eerst nagebeld worden?”

Percentage van slagingskans koppelen aan offerte

Koppel een ‘slagingspercentage’ aan iedere offerte die verstuurd wordt. Bijvoorbeeld; koppel 60% aan een offerte waarvan u denkt dat er een hoge scoringskans is. En bij een offerte met een lage kans koppelt u 20%.

Op basis van deze percentages, bepaalt u welke offerte als eerste nagebeld moet worden. Iedereen heeft te weinig tijd, dus begin bovenaan. Deze ranglijst helpt ook uw collega’s om prioriteiten te stellen. Want wellicht is degene die de klant belt, niet degene die het eerste contact heeft gehad.

Als een team nabellen

Wellicht heeft een collega alleen offertes met een hoge slagingskans, en heeft u alleen offertes met een “lagere” slagingskans. Dan kunt u helpen om die met een hogere kans eerst te bellen. Want uiteindelijk gaat het om wat je als team scoort!

Niet alleen naar het gevoel luisteren

Tijdens het contact met de potentiële klant, ontstaat er een gevoel over de kans van het scoren van een offerte. Dit is geweldig, maar niet altijd verstandig! Want mensen interpreteren dingen op andere manieren. Maak dus interne afspraken over wanneer u welk percentage moet toewijzen. Voorbeeld:

0% De klant heeft nog niets ontvangen
20% Een voorstel met een kostenbegroting is verstuurd, maar er is nog geen reactie van de klant
40% De klant heeft interesse getoond nadat hij een kostenbegroting heeft ontvangen.
Er is tijdens het eerste gesprek al een schatting gegeven waarna de klant nog steeds interesse heeft getoond.
De klant heeft zelf een budget gegeven en het voorstel is rond dat budget opgebouwd.
60% De klant heeft aangegeven het voorstel goed te vinden, maar ze willen nog een paar aanpassingen
80% De klant heeft mondeling akkoord gegeven, maar moet nog een bevestiging sturen
100% Gefeliciteerd – het evenement is officieel definitief en de bevestiging is ontvangen

Gebruik geen 50%

Maak een tabel met slagingspercentages waarin 50% kans niet voorkomt. Dit dwingt mensen om beter na te denken, en dus een keuze te maken tussen 40% en 60%. Dit leidt tot accuratere voorspellingen.

Forecasts en andere managementoverzichten

De percentages gekoppeld aan een evenement kunnen ook gebruikt worden om betere prognoses te maken. Gebruik ze om een gewogen omzet te bepalen. Want een evenement met een hoge omzet en lage slagingskans kan een verkeerd beeld geven als het bedrag niet gewogen is. Voorbeeld:

Event Omzet Slagingskans Gewogen omzet
1 € 20.000 20% € 4.000
2 € 5.000 80% € 4.000
3 € 4.200 60% € 2.520
4 € 7.000 40% € 2.800
€ 36.200 € 13.320

Blokkeer jouw agenda!

Blokker, 1 of 2 keer per week, een half uur in uw agenda om uw offertes van de week ervoor na te bellen. Dit heeft twee voordelen: het is efficiënter om in één keer meerdere klanten te bellen dan af en toe tussendoor te bellen. Daarnaast, als de tijd geblokkeerd is, dan plant u geen andere taken of afspraken in die tijd en forceert u zichzelf om de offertes na te bellen.

Laatste tip – Sales moet het uitvoeren

De resultaten van de vijf hoofdtips kunnen alleen voordelen bieden als ze ook goed uitgevoerd worden. Hoe kunt u ervoor zorgen dat dit dus gebeurt? Betrek uw sales medewerkers met het uitwerken van elke tip, want zij zullen het uiteindelijk in het praktijk moeten gebruiken.