9 tips voor een betere evenement cashflow
Een gezonde administratie is de basisbehoefte van ieder bedrijf. Wanneer u als cateraar of evenementlocatie kwalitatieve, kostenbesparende evenementen organiseert bent u daarmee nog niet gevrijwaard van een faillissement. Een goede administratie biedt dan ook de basis voor een goede bedrijfsbesluitvorming. Met een goede cashflow kunt u de besluiten vervolgens met minder risico’s nemen. Hieronder vindt u 9 tips voor een positievere cashflow.
Tip 1: Verstuur uw facturen zo snel mogelijk
Verstuur uw eindfacturen het liefst op de dag van het evenement, maar altijd binnen 2 dagen na afloop. U kunt de facturen vooraf al grotendeels voorbereiden, op de dag van het evenement hoeft u dan enkel nog te verwerken welke regels op stelpost zijn verkocht en wat de juiste BTW verdeling is op de eindfactuur.
Tip 2: Verkort de betalingstermijn
Door te werken met een korte betalingstermijn, hoeft u minder lang op betalingen te wachtten. Zo kunt u bijvoorbeeld uw standaard betalingstermijn instellen op 14 dagen na factuurdatum. Wanneer u de factuur dan op de dag van het evenement verstuurd, weet u dat u twee weken na het evenement de betaling binnen heeft.
Tip 3: Volg uw facturen op
Is de betalingstermijn van een factuur verlopen? Stuur de klant dan binnen 2 dagen na het verlopen van de factuur een betalingsherinnering. Wanneer u gebruik maakt van een standaard tekst, hoeft het versturen van herinneringen niet veel tijd te kosten.
Tip 4: Monitor de werkelijke betalingstermijnen
Onderzoek wat de werkelijke termijn is waarop uw klanten betalen. Bereken vervolgens het gemiddeld aantal dagen dat u op uw geld moet wachtten en vergelijk dit met uw betalingstermijn. Zijn uw klanten gemiddeld sneller of later met het betalen van een evenement dan de door u opgegeven termijn? Vervolgens kunt u hier op gaan sturen. Stel uzelf ook als doel de gemiddelde werkelijke betalingstermijn het volgende jaar te verlagen.
Tip 5: Digitaliseren
U maakt waarschijnlijk al gebruik van een boekhoudprogramma. Onderzoek de mogelijkheden om vanuit uw programma ook facturen digitaal op te maken en te versturen. Hiermee kunt u de verwerkingstijd van uw facturen van dagen terugbrengen naar seconden en voorkomt u dubbel werk en menselijke fouten. Daarnaast ontvangt uw opdrachtgever de factuur eerder, waardoor hij hem ook sneller kan betalen.
Tip 6: Voorschotnota’s
Maak gebruik van voorschotnota’s of aanbetalingen zodat u het evenement niet helemaal uit eigen zak hoeft voor te schieten. Let er wel op dat u de btw correct mee rekent op een voorschotnota.
Tip 7: Geef een betalingskorting
Maak het voor uw klanten interessant om tijdig te betalen door bijvoorbeeld een betalingskorting van 2% te geven bij betaling binnen 14 dagen. U kunt er uiteraard voor kiezen het hele evenement 2% hoger in rekening te brengen, zodat de betalingskorting niet helemaal uit uw eigen marge komt.
Tip 8: Automatische incasso
Wanneer u opdrachtgevers heeft die regelmatig gebruik maken van een standaard pakket, kunt u onderzoeken of het de moeite loont hen automatische incasso’s te sturen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor een maandelijks terugkerende vergaderingsbijeenkomst, in een vaste zaal, met een vast aantal deelnemers, standaard voorzieningen, eten en drinken.
Tip 9: Controleer de kredietwaardigheid
Voordat u een grote opdracht aanneemt, kunt u overwegen de kredietwaardigheid en het betaalgedrag van een nieuwe opdrachtgever te controleren. U kunt deze gegevens opvragen via uw eigen bank of een kredietinstelling. Houdt er wel rekening mee dat er vaak kosten zijn verbonden aan het opvragen van deze informatie. Weeg daarom af of u deze informatie wilt opvragen afhankelijk van de grootte van de opdracht en bron van de nieuwe opdrachtgever.
