Bezettingsgraad – Wat is dat en hoe bereken ik mijn bezettingsgraad?

Wanneer u bij het organiseren van evenementen gebruik maakt van eigen locaties, kan het de moeite waard zijn uw bezettingsgraad in kaart te brengen en te monitoren. Bij iedere locatie heeft u tenslotte te maken met vaste kosten zoals afschrijvingen, huur en voorzieningen. Deze kosten ontstaan niet alleen wanneer u evenementen organiseert op de locatie, maar ook wanneer de ruimte “leeg staat”.

Met uw bezettingsgraad meet u de mate waarin uw locatie wordt verhuurd aan een betalende gast en geld oplevert. Zo kunt u zien of de verhuur van uw ruimtes gezond verdeeld is, of dat er bepaalde ruimtes zijn die extra aandacht nodig hebben. U ziet welke ruimtes het beste verhuurd worden en waar de omzet momenteel niet hoog genoeg is. Wanneer u de bezettingsgraad inzichtelijk maakt, kunt u deze analyseren en acties uitzetten om de verhuur van bepaalde ruimtes te optimaliseren. Laten we echter bij het begin beginnen.

Hoe bereken ik mijn bezettingsgraad?

De bezettingsgraad voor een ruimte kunt u eenvoudig met de volgende formule te berekenen:
(werkelijk gereserveerde dagdelen / maximaal beschikbare dagdelen ) x 100%
In deze formule berekenen we de bezettingsgraad voor een ruimte, per dagdeel. Indien u liever rekent met volledige dagen, of juist per uur, of een andere eenheid die voor u het beste past, is dat ook mogelijk als ze maar hetzelfde boven en onder zijn. Uiteindelijk krijgt u een percentage uit de formule, dit is uw bezettingsgraad voor de ruimte.

U kunt er voor kiezen de op- en afbouwperiodes ook mee te rekenen (De zaal kan dan immers niet ergens anders voor verhuurd worden) of deze juist achterwege te laten (er is op dat moment geen betalend evenement gaande in de ruimte). Wanneer u de op- en afbouwtijden mee wilt nemen in de berekening, rekent u deze tijd mee bij de werkelijk gereserveerde dagdelen.

Hoe monitor ik mijn bezettingsgraad?

Wanneer u de bezettingsgraden van uw locaties heeft berekend, kunt u hierop gaan sturen om de bezettingsgraden te optimaliseren. Allereerst zal u echter met een overzicht moeten werken waarin u de bezettingsgraden kunt bijhouden. Op die manier kunt u de voortgang over verloop van tijd en de invloed van eventuele wijzigingen duidelijk in kaart brengen. Om het u wat gemakkelijker te maken, hebben we hier een downloadtool voor ontwikkeld.

Download de bezettingsgraad tool!

Wilt u de Downloadtool bezettingsgraad ontvangen? Voer dan hieronder uw gegevens in. U ontvangt dan de downloadlink in uw mailbox.