7-tips-communicatie

7 Tips om uw interne communicatie te optimaliseren

Afhankelijk van uw bedrijfsgrootte zijn verschillende mensen en afdelingen betrokken bij het organiseren van een evenement. Zo heeft u een accountmanager die het evenement verkoopt en afstemt met de klant, de keuken die de van gerechten en producten bereidt, de logistieke planning van regelt het transport van materialen en dranken, de bediening op het evenement en uiteraard de administratieve afwerking.

Met zoveel verschillende personen en afdelingen, zijn communicatiefouten snel gemaakt. Dit werkt soms frustrerend en in het ergste geval merkt de gast dat een evenement niet optimaal verloopt. Wij hebben dan ook een aantal tips voor u verzameld om de interne communicatie voor en tijdens een evenement te verbeteren en er voor te zorgen dat uw personeel beter kan werken.

Tip #1 Centrale informatiebron

Zorg dat alle informatie met betrekking tot het evenement op één centrale plaats, een server of systeem, is opgeslagen waar iedereen toegang tot heeft. Op die manier kunnen de verschillende afdelingen allemaal zien hoe het evenement gepland is. Vervolgens kan iedereen zijn werkzaamheden hierop afstemmen, zonder dat het doel van het evenement uit het oog verloren wordt.

Tip #2 Uniforme documentstructuur

Door voor ieder evenement dezelfde indeling te hanteren, weet uw personeel snel waar ze informatie terug kunnen vinden. Daarnaast werkt het personeel efficiënter wanneer er één standaard werkwijze is en iedereen zich hier aan conformeert.

Tip #3 Documenteer wijzigingen

Houdt een document bij waarin alle wijzigingen van een evenement worden gecommuniceerd. Zorg dat u in het document ook de implicaties voor verschillende afdelingen vermeldt. Gebruik het document niet alleen als een naslagwerk met evenementwijzigingen, maar laat het ook als controledocument fungeren.

Vraag de afdelingen daarvoor het document actief te gebruiken en aan te vinken wanneer een wijziging succesvol is doorgevoerd. Spreek daarnaast ook duidelijke ‘sluitingsdata’ af waarna er geen wijzigingen meer voor een evenement doorgevoerd kunnen worden en communiceer deze data ook goed naar uw gast.

Tip #4 Stel een ‘Sluitingstijd’ in

Door een duidelijk ‘sluitingstijd’ te communiceren tussen de verschillende afdelingen, kunt u voorkomen dat uw accountmanagers wijzigingen aan de klant of gast beloven als uw operationele afdelingen die niet meer kunnen waarmaken.

Als er toch wijzigingen plaatsvinden na ‘sluitingstijd’, dan weet de accountmanager dat deze niet op de normale wijze gecommuniceerd moeten worden. De accountmanager kan dan persoonlijk contact opnemen met de betrokken afdelingen, om ervoor te zorgen dat de wijzigingen goed ontvangen zijn.

Tip #5 Anticipeer last-minute wijzigingen

Hoe fijn zou het zijn om een compleet evenement van A tot Z ruimschoots voor het evenement vast te hebben staan zonder dat er wijzigingen om de hoek komen kijken? Helaas komt dit vaker niet dan wel voor. Gasten willen vaak op het laatste moment nog dingen aanpassen, of uw leveranciers kunnen niet aan alle wensen voldoen. Als u te vroeg inkoopt en materialen reserveert, kan het lastig zijn last-minute wijzigingen goed te verwerken. Probeer daarom uw bestel- en picklijsten tot het laatste moment uit te stellen. Op die manier vermijdt u dat er verschillende versies van de lijsten in omloop zijn die tot verwarring kunnen leiden.

Tip #6 Borg uw acties en contactmomenten

Zorg dat u de contactmomenten met uw klanten of gasten goed opslaat. Op die manier kan iedereen zien wat er daadwerkelijk is besproken en het contact overnemen waar nodig. Zorg dat u minimaal de volgende informatie over uw contactmomenten documenteert:

  • Datum (+ eventueel tijd) waarop het contact plaatsvond
  • Contactpersoon waarmee u heeft gesproken
  • Medium dat gebruikt werd voor het contact (e-mail, telefoon, persoonlijk, etc.)
  • Onderwerp van het gesprek
  • Inhoud van het gesprek
  • Verantwoordelijke persoon die de klant of gast te woord heeft gestaan

Leg daarnaast ook vast welke acties uit het contact voortkomen en wie deze acties gaat oppakken. Zorg dat uw personeel ook op de hoogte is van de acties die zij moeten uitvoeren. Bij het vastleggen, kunt u bijvoorbeeld noteren:

  • Verantwoordelijke persoon voor de actie bij u intern
  • Deadline wanneer de actie afgerond moet zijn
  • Onderwerp van de uit te voeren actie
  • Inhoudelijke informatie van de uit te voeren actie, zoals eventuele details

Tip #7 Controleer het communicatieproces

Controleer het communicatieproces binnen uw bedrijf en onderzoek waar eventuele verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Stel u voor dat er een evenement geboekt wordt en er gaandeweg de organisatie van het evenement dingen veranderd moeten worden. Beantwoord daarbij de volgende vragen:

  • Heb ik mijn interne communicatie op orde?
    Controleer of alle informatie duidelijk en toegankelijk is voor alle betrokken medewerkers en of er goed op wijzigingen ingespeeld kan worden. Controleer het fictieve evenement vanaf het eerste klantcontact tot de facturatie en onderzoek waar eventuele verbeteringen doorgevoerd moeten worden.
  • Is de communicatie naar mijn klant of gast duidelijk?
    Controleer het fictieve evenement vervolgens nog een keer van begin tot eind, maar bekijk alles nu vanuit de klant of gast. Wordt er duidelijk met de klant of gast gecommuniceerd en krijgt de klant of gast de kwaliteit die hij/zij verdient?
  • Heb ik mijn externe communicatie op orde?
    Bekijk tenslotte of de communicatie met leveranciers en derden verder geoptimaliseerd kan worden.

U kunt er voor kiezen de informatiestromen in kaart te brengen door middel van een diagram of overzicht, zodat u ziet hoe de verschillende afdelingen met elkaar moeten communiceren en waar eventuele frustraties kunnen ontstaan. U kunt onderzoeken waar de grootste knelpunten zijn en hier bewustwording voor creëren met o.a. visuele hulpmiddelen.