Offertes sneller opmaken en versturen – Tip 4
De kern van elke catering- en evenementenlocatie is het scoren van opdrachten. Zonder nieuwe opdrachten kunnen de andere afdelingen van het bedrijf niet blijven bestaan. Dus hoe zorgt u ervoor dat u de opdrachten scoort? Iedereen weet dat “Hoe sneller u de offertes verstuurt, hoe hoger de slagingskans is.”
Wij hebben 5 tips verzameld om het genereren van offertes te versnellen. Deze zullen wij de komende weken één-voor-één publiceren. Deze week zullen wij “het vastleggen van thema’s” onder de loep nemen.
TIP 4 – Wat is een thema voor offertes?
Een offertethema is een gestandaardiseerde offerteopmaak waarop sales het voorstel naar de afnemer kan baseren. In de vorige tip behandelden we de verschillende hoofdstukken, paragrafen en standaard teksten. Een offertethema is een bundeling van deze onderdelen waarbij de focus ligt op een specifieke doelgroep/type evenement.
In plaats van alle hoofdstukken met alle mogelijke paragrafen in één document op te slaan, is het verstandiger om vooraf te bepalen welke hoofdstukken, met welke paragrafen, voor de verschillende thema’s het meest geschikt zijn. Bijvoorbeeld, een relatie die interesse heeft in een offerte m.b.t. de organisatie van een BBQ hoeft geen informatie te ontvangen over de vergadermogelijkheden van een locatie.
Voorbeelden van mogelijke thema’s
- Zakelijk vs. privé – omschrijvingen en afbeeldingen kunnen beknopter voor zakelijke klanten
- Per evenementtype (BBQ, huwelijk, vergadering, seminar, personeelsfeest, etc.)
- Wellicht wilt u ook dezelfde offerte in ‘u’ of ‘je’ sturen – dit zijn dan ook twee verschillende thema’s
Soms zijn de verschillen tussen twee thema’s erg klein. Maar denk aan de tijd die u verliest om kleine aanpassingen te verwerken in de offertes. Dat loopt flink op, of niet? Lees tip 3 voor meer informatie over de hoofdstukken en paragrafen.
Tijd investeren om tijd te besparen
Het opmaken van de verschillende thema’s met bijbehorende hoofdstukken en paragrafen zal veel tijd kosten. Maar investeer de tijd één keer, zodat later tijd bespaard kan worden. Dit maakt niet alleen het opmaken van een offerte sneller, u creëert zo ook een hogere slagingskans. Dit zorgt voor een professionelere uitstraling zonder compromis in de creativiteit, want daar is nu meer tijd voor!
Verwijderen is eenvoudiger dan plakken
Overweeg ook om een stamofferte per thema te maken – waarin alle benodigde hoofdstukken, paragrafen en offerteteksten staan die van toepassing zijn. Het is eenvoudiger om door een document te scrollen en onderdelen te verwijderen, dan onderdelen toe te voegen vanuit een ander document. Dit document zal namelijk eerst geopend moeten worden voordat er geplakt kan worden. De verloren minuten stapelen zich wel op indien u 6 offertes per dag maakt.
Extra tips
1. ‘Opdrachtbevestigings’-thema
Maak een extra thema (of één per type) voor de opdrachtbevestiging. Die bevat dan niet veel informatie, alleen een opsomming van wat er is afgesproken: ander voorblad, algemene gegevens, beknopte invulling, begroting en bevestigingspagina.
2. Maak een sfeerafbeelding (tip 1) per thema
Klik hier voor het artikel over sfeerafbeeldingen en fotobanners.
3. Meer is niet altijd beter
Zorg ervoor dat u niet te veel verschillende thema’s maakt, want anders wordt het weer onoverzichtelijk.
4. Opmaak per pagina standaardiseren
Als de opmaak van het culinaire voorstel bestaat uit een fotobanner met de titel en omschrijving erboven, gebruik dezelfde opmaak dan ook voor de dranken. Als de onderdelen steeds anders zijn opgemaakt, dan kan het moeilijk zijn voor de klant om te bepalen wat hij/zij moet lezen.
5. Blijf evalueren
Controleer de thema’s één keer in de zoveel tijd. Het kan zijn dat medewerkers telkens dezelfde onderdelen aanpassen omdat ze dat irrelevant of juist relevant vinden.
