offertes

 

Offertes sneller opmaken en versturen – Tip 3

De kern van elke catering- en evenementenlocatie is het scoren van opdrachten. Zonder nieuwe opdrachten kunnen de andere afdelingen van het bedrijf niet blijven bestaan. Dus hoe zorgt u ervoor dat u de opdrachten scoort? Iedereen weet dat “Hoe sneller u de offertes verstuurt, hoe hoger de slagingskans is.”

Wij hebben 5 tips verzameld om het genereren van offertes te versnellen. Deze zullen wij de komende weken één-voor-één publiceren. Deze week zullen wij ‘Hoofdstukken, paragrafen en offerteteksten’ onder de loep nemen.

TIP 3 – Hoofdstukken, paragrafen en standaard offerteteksten

Elke offerte bestaat uit hoofdstukken, ook al heeft u deze zelf niet zo gedefinieerd. Er is een inleiding, een body en een conclusie. Daarnaast hebben deze hoofdstukken ook “standaardvulling”, dit zijn de paragrafen. De body heeft bijvoorbeeld verschillende paragrafen over het programma, het culinaire aanbod, de dranken, het materiaal en het personeel.

Om uw offerte sneller samen te stellen, definieert u deze hoofdstukken en paragrafen om ze snel toe te voegen of juist te verwijderen uit een offerte. Ook zijn er stukken tekst die uw sales medewerkers vaak gebruiken; bijvoorbeeld in uw voorbrief of t.b.v. het omschrijven van de verschillende programmaonderdelen. Deze standaard offerteteksten zijn dus de invulling van een paragraaf.

Hoe gaat dit in zijn werking?

Wij hebben een lijst van 8 vaak voorkomende hoofdstukken verzameld. Maar de volgorde is voor u om te bepalen. Wie zegt dat de begroting aan het einde van het document moet? Waarom plaatst u hem niet net na de voorbrief, want de klant leest dat toch als eerst? Het kan ook voor de invulling van het evenement.

Ook zijn niet alle hoofdstukken altijd van toepassing. Door een offerte juist uit te splitsten per hoofdstuk is het overzichtelijker om de juiste stukken te behouden of te verwijderen. Tip 4 zal hier verder op in gaan! Sla de hoofdstukken met de bijhorende paragrafen en offerteteksten op, in losse Word documenten, om een overzicht te creëren. Sla ze dan ook per thema op (tip 4).

Hieronder treft u een overzicht van de verschillende hoofdstukken en bijbehorende paragrafen die wij vaak tegenkomen.

  • Standaardiseer de opbouw van onderdelen zoals adres, betreft, tekst, handtekening en wellicht een fotobanner.
  • De verschillende paragrafen die hier van toepassing kunnen o.a. zijn:
    • Formeel/informeel
    • Zakelijk/privé
    • Nieuwe/terugkerende klant
    • Wellicht gewoon één standaard voor alle evenementen
  • Tip: noem uw USP’s hier voor nieuwe klanten

  • Maak een opzet van de algemene gegevens die u wilt toevoegen aan elke offerte.
  • Dit is meestal hetzelfde voor alle evenementen
  • Gebruik tabellen in uw Word document om de opmaak te standaardiseren

  • Maak een paragraaf per aparte locatie met standaard teksten
  • Dit hoofdstuk is niet altijd van toepassing i.v.m. partycatering.
  • Kan ook gebruikt worden om de opstelling van een evenement te omschrijven
  • Fotobanners gebruiken per locatie of type opstelling. Koppel deze aan de juiste teksten, en dan staat het direct goed en verliest u geen extra tijd met uw foto’s.

  • Verschillende paragrafen voor programma zouden kunnen zijn:
    • Introtekst formeel/informeel
    • Opmaak van programma: met of zonder zaal (partycatering)

  • Dit hoofdstuk kan creatief ingevuld worden:
    • Opbouw per programmaonderdeel
    • Opbouw per type vulling: eten, drinken, materialen, extra diensten extra
    • Opbouw heeft een combinatie van de twee
  • Er zijn diverse manieren en offerteteksten voor de verschillende manieren van opbouwen:
    • Offerteteksten gebaseerd op de verschillende typen programmaonderdelen zoals ontvangst, opbouw, lunch, seminar, vergadering, receptie, etc.
    • Offerteteksten gebaseerd op de verschillende typen invulling.
    • De fotobanners kunnen dan gebaseerd worden op de programmaonderdelen of type invulling. Deze klaar zetten met de tekst om de snelheid erin te houden.
  • Voordelen per opbouw zijn:
    • Als het opgebouwd is per programmaonderdeel dan zijn de draaiboeken makkelijker te maken
    • Als het opgebouwd is per type dan zijn de verschillende operationele lijsten zoals keukenbonnen en paklijsten makkelijker te maken.
  • Voorbeeld van een combinatie is het eten en drinken op te bouwen op de volgorde van de programmaonderdelen, het materiaal, het personeel en andere zaken los per type.

  • Begrotingen kunnen getoond worden met een totaal per onderdeel of juist een prijs per gast
  • Voordeel van een begroting per onderdeel is dat het overzichtelijk is voor de klant. Ze zien hoe het opgebouwd is en dat de prijs van elk onderdeel dus verantwoord is. Dit is vooral handig voor privéfeesten; waar de prijs bestaat uit allerlei extra’s zoals een cocktailbar en een dansvloer. De klant kan die onderdelen er zelf uithalen om de prijs omlaag te krijgen.
  • Voordeel van een begroting als een prijs per gast te tonen is dat het budget voor veel zakelijke evenementen ook zo gebaseerd is. Daarnaast kunnen er dingen zoals personeelskosten verdisconteerd worden en ontstaat er minder discussie.
  • Tip: als een prijs per gast heel hoog wordt, wat afschrikkend kan zijn, haal grote vaste kostenposten eruit en zet ze los in de begroting. Bijvoorbeeld zaalhuur of “de extra’s”.
  • Maak gebruik van een andere opmaak voor de diverse begrotingen.

  • Maak dit een apart hoofdstuk, los van de begroting. Dan heeft u de keuze om hem niet met het eerste voorstel mee te sturen. Een opdrachtbevestiging bij een aanvraag kan een afschrikkend effect hebben.

  • Kies ervoor om dit los te trekken van de hele offerte zodat de offerte kleiner oogt.
  • Om tijd te besparen kunt u i.p.v. het als bijlage mee te sturen, in uw offerte refereren naar uw Algemene Voorwaarden die dan online te vinden zijn.
  • Voorbeeld: “Bij het ondertekenen van dit voorstel, gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden. Klik hier voor onze algemene voorwaarden.”

Sfeerimpressiepagina’s in offertes

Vergeet niet het hoofdstuk sfeerimpressies!! Sommige bedrijven plaatsen hem na de voorbrief en andere net voor de begroting. Lees meer hierover in tip 1.

Extra tips

  1. Laat uw sales medewerker dit uitvoeren om het zo effectief mogelijk op te pakken. Zij moeten het tenslotte gebruiken. Als de teksten en/of structuur bepaald wordt door anderen, dan zullen zij altijd hun “eigen” aanpassingen toevoegen.
  2. Maak ook niet te veel onderdelen! Vooral niet voor die evenementen die maar 2 keer per jaar plaatsvinden. Gebruik de 80/20 regeling – 80% van de offertes moeten 20% van de werkkosten vertegenwoordigen. Voor deze 80% gebruikt u deze standaardopmaken.
  3. Als uw offertes nu al niet veel tekst en/of foto’s bevatten, voeg ze alleen toe waar nodig. Gebruik deze kennis die wij delen om het proces te verbeteren, met een paar aanpassingen waar nodig.