Offerte

Offertes – 13 tips voor het versturen van offertes

De manier waarop offertes worden verstuurd kan veel invloed hebben op de slagingskans van deze offertes. Uiteraard is de inhoud van de offerte cruciaal; zijn de wensen vervuld en past het binnen het budget? Daarnaast zijn er ook andere factoren die invloed hebben op hoe de offerte wordt ontvangen.

Hieronder treft u 13 tips voor het versturen van uw offertes:

Tip 1: Maak nooit zomaar een offerte

Het is bij veel organisaties gebruikelijk om op eerste aanvraag van een klant of prospect een offerte te versturen. Bedrijven die zonder verder doorvragen offertes versturen, hebben over het algemeen een lage score op hun offertes. (Bij herhaalklanten is dit niet altijd van toepassing.)

Er wordt tijd geïnvesteerd in het opmaken van offertes. Dit wordt ook gedaan als een lead niet serieus geïnteresseerd is. Door vragen te stellen is het mogelijk om een paar van deze “leads” eruit te filteren en zo tijd vrij te maken voor de serieuzere leads.

Tip 2: Standaardiseer uw offertes, maar maak ze persoonlijk

Door het standaardiseren van uw offertes kan veel tijd worden bespaard. Hierdoor kunt u ze sneller versturen, wat de slagingskans verhoogt. Klik hier voor 5 tips voor het sneller opmaken en versturen van offertes. https://www.easyparty.nl/artikelen/offertes-tip-1/

Anderzijds kunnen standaard offertes ook afschrikken. De klant voelt zich misschien niet gehoord of serieus genomen. Dit kunt u al ondervangen door in de introtekst of offertetekst van het programma te refereren naar iets wat voorheen is besproken. Zo kunt u de offerte “persoonlijker” maken.

Tip 3: Indrukwekkend voorblad

Soms zegt een beeld meer dan duizend woorden! Dus gebruik uw voorblad als moodboard van de totale sfeer van het voorstel. Uw logo mag er zeker op, maar de afbeeldingen van uw feesten uit het verleden zeggen meer. Dit is het eerste wat ze zien van uw offerte, dus maak het pakkend.

Standaardiseer uw moodboards, zodat u hier geen extra tijd in verliest. Het is verstandig om per type evenement minstens één moodboard samen te stellen. Voor de echte grote opdrachten is het aan te raden om deze op maat te maken.

Tip 4: Suggesties toevoegen, niet een heel foodbook meesturen

Sommige cateraars sturen hun hele foodbook mee met het eerste voorstel. Opdrachtgevers komen naar u toe omdat u de expert bent. Ze willen niet overrompeld worden door te veel keuze, u weet het beter toch? Voeg dus enkele suggesties toe in de offerte; zoals een uitgebreider menu of extra versiering.

Daarnaast zorgt dit voor meer efficiëntie binnen de keuken. Indien u per seizoen enkele opties aanbiedt richting de klant, dan beperkt u het aantal verschillende gerechten die de keukenmedewerkers op één dag moeten maken. Zo kunnen zij hun werkzaamheden bundelen en de kwaliteit verhogen. Een bijkomend voordeel is dat de kosten kunnen worden verlaagd doordat u groot kunt inkopen. Klik hier voor het uitgebreide artikel.

Tip 5: Grote bijlagen comprimeren

Afbeeldingen toevoegen aan uw offerte is vaak noodzakelijk om de klant te scoren. Maar soms wordt daardoor het bestand te groot om te kunnen versturen. Indien u uw offertes in PDF formaat doorstuurt, dan is het mogelijk om deze te comprimeren zodat ze minder groot zijn. Dit kan d.m.v. online tools zoals: https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen

Tip 6: Wat is de documentnaam van uw offerte?

Uw offerte wordt doorgestuurd naar kennissen of collega’s. Soms met uw originele mail en soms los. Dus let erop dat u een duidelijke omschrijving hebt gegeven aan uw document. Anders kan deze misschien verloren gaan.

Tip 7: Het onderwerp van de email moet ook duidelijk zijn

Ditzelfde geldt voor uw e-mail. Offertes worden tegenwoordig bijna altijd via de mail verstuurd. Indien een persoon veel mailverkeer heeft, dan leest hij/zij alleen het onderwerp. Laat uw offertes niet tussen alle andere mail verdwijnen! Ook zorgt een duidelijk onderwerp ervoor dat de mail gemakkelijker terug te vinden is.

Tip 8: Verwijs naar de Algemene Voorwaarden (online)

Om uw offerte in te korten heeft u de Algemene Voorwaarden als bijlage meegestuurd. Hoe vaak vergeet u deze te toe te voegen? Publiceer uw Algemene Voorwaarden online en verwijs bij de begroting hiernaar. Voorbeeld; “Indien u akkoord gaat met dit voorstel, dan gaat u ook akkoord met onze Algemene Voorwaarden. Klik hier voor dit document.” Vergeet dan niet de link toe te voegen achter “Klik hier”.

Tip 9: Houd het overzichtelijk

Een goede offerte is boven alles duidelijk en overzichtelijk. Wees niet slordig, want de manier waarop u uw offerte presenteert is een weerspiegeling van uw bedrijf. Daarnaast dient de opbouw van de offerte logisch te zijn. Als u geen opsomming maakt van de kosten of mogelijkheden, dan kan uw lead verward en gedemotiveerd raken.

Tip 10: Taalgebruik is minstens zo belangrijk

  • Informeel/formeel: als u een informeel gesprek gehad heeft met uw prospect, dan mag de offerte ook een informele toon bevatten. Maar andersom moet u zeker ook opletten: blijf gepast.
  • Spel- of taalfouten: deze zijn niet acceptabel. Het komt slordig over en kan frustraties opwekken bij uw leads waardoor ze afhaken.
  • Spreek in investeringen in plaats van kosten: een investering in hun speciale dag/bedrijf/etc. wordt gezien als iets positiefs, terwijl kosten juist het tegenoverstelde gevoel opwekt.
  • Schrijf vanuit het perspectief van de klant: benoem de voordelen voor de klant. Voorbeeld: niet “wij bezorgen gratis”, maar “u krijgt (…) kosteloos thuisbezorgd”.

Tip 11: Nabellen van uw offertes

Het nabellen van uw offertes zorgt voor een hogere slagingskans. Waarom? Je blijft on-top-of-mind bij de lead die hoogstwaarschijnlijk 4 andere offertes heeft liggen, maar ook omdat u persoonlijk interesse toont in de lead door het opvolgen van uw offertes. Klik hier voor tips over het nabellen.

Tip 12: Evalueer uw offertes

Wilt u een nieuwe stijl of manier van offreren uitproberen? Vergeet niet om dit te evalueren; zijn de veranderingen echt beter? Lees dit artikel voor meer over de kracht van evalueren.

Tip 13: Verstuur offertes sneller

Opdrachtgevers vragen 9 van de 10 keer meerdere offertes aan bij verschillende cateraars. Des te sneller dat u ze verstuurt, des te hoger dat u op de stapel ligt. Het zou zonde zijn dat de reden dat u een opdracht niet binnenhaalt is omdat de prospect al een keuze heeft gemaakt, voordat ze uw voorstel konden lezen.