Eilandjescultuur en interne communicatie

De interne communicatie beperkt zich vaak tot het volbrengen van de taken die binnen de eigen verantwoordelijkheid van een medewerker vallen. In veel bedrijven leidt dat tot een zogenaamde eilandjescultuur. Een eilandjescultuur is niet alleen een probleem in grotere bedrijven, het komt ook voor bij bedrijven met 3 of 4 medewerkers. Eilandjes binnen de organisatie brengen het ultieme teamgevoel in gevaar. Dat teamgevoel moet juist de kern zijn van een cateraar of evenementenlocatie.

Als een evenement definitief wordt, geeft de sales medewerker alle informatie aan de volgende afdeling om de operationele zaken op orde te krijgen. Sales heeft het druk genoeg en heeft dus geen tijd om te kijken hoe de voorbereiding van het evenement verloopt. Dit is niet alleen slecht voor dat evenement, maar voor elk volgend evenement. Sales heeft de verantwoordelijkheid overgedragen, en daarmee ontstaat het risico op verminderde interesse. Dit is gevaarlijk, want juist de feedback over hoe het evenement verliep (goed of slecht) is cruciaal voor de ontwikkeling en voorkomt toekomstige communicatiefouten.

Waardoor ontstaat een eilandjescultuur?

Veel ondernemers zijn zich er niet van bewust dat een eilandjescultuur ontstaat in hun organisatie. Mensen wennen langzamerhand aan het feit dat het proces op een bepaalde manier verloopt en accepteren dat. In plaats van dit te constateren en te bespreken, laten ze het gewoon gebeuren.

De oorzaak hiervan is meestal het ontbreken van duidelijkheid over verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Ook zijn er vaak geen goede interne werkafspraken en procedures opgesteld. Als medewerkers deze verantwoordelijkheden of de werkafspraken niet aangereikt krijgen, gaan ze die zelf invullen. Ze doen alleen datgene waarvoor ze zijn aangenomen en kijken niet naar hoe de taken aansluiten op die van een ander. Wellicht worden bepaalde taken twee keer uitgevoerd of doen ze consequent iets te weinig.

Een team is pas echt een team als het zodanig opereert dat het een gezamenlijk doel volgt. En dit is dus pas mogelijk als de medewerkers pro-actiever te werk gaan en verder kijken dan hun eigen afdeling.

Hoe kunt u de eilandjescultuur verminderen?

1. Maak het werkproces inzichtelijk
Bespreek samen in hoofdlijnen wat de taken van elke medewerker zijn. Dan wordt het duidelijk als een taak wel of niet uitgevoerd wordt en of de juiste persoon ervoor verantwoordelijk is. Bepaal ook waarom de taken op die manier uitgevoerd worden. Uiteindelijk moet duidelijk worden welke informatie er op welk moment overgedragen moet worden.

2. Afspraken en procedures vastleggen
Nadat het werkproces inzichtelijk is gemaakt, dient u duidelijke afspraken en procedures te maken voor de betreffende taken. Vooral de taken die uitgevoerd worden door mensen van diverse afdelingen behoeven extra aandacht. Let op; in een evenementenorganisatie geldt dit voor heel veel onderdelen.

Daarna is het belangrijk dat de afspraken ook gecontroleerd worden. Niemand wil een vergadercultuur, maar het is noodzakelijk om formele momenten te plannen om elkaar te informeren en controles uit te voeren.

Tip: De competentie van een persoon om goed te communiceren, moet een KPI zijn binnen uw organisatie. Iemand beoordelen op hun slagingspercentage is vanzelfsprekend, maar beoordeel uw medewerkers ook op hun teamgevoel, pro-activiteit en interne communicatie.

3. Communiceer op de juiste manier
Dat de details van een evenement van de afdeling sales naar de afdeling operatie en vervolgens naar de afdeling facturatie gecommuniceerd worden weet iedereen. Het gebeurt in veel organisaties op deze manier. Maar de communicatie moet ook andersom plaatsvinden. Van positieve en niet zo positieve resultaten leert iedereen.

Tijdens onze trainingen horen wij vaak, van de mensen uit de operatie, dat de sales medewerkers iets op de foutieve manier communiceren – bijvoorbeeld dat er minder/meer personeel is verkocht. Vervolgens vragen wij de sales medewerker of zij denken dat ze te weinig informatie hebben overgedragen, en dan zijn ze niet bewust van deze punten. Sales vraagt er niet naar, maar operatie geeft het ook niet door. Daarnaast vragen we vaak aan sales medewerkers of er tijdens de facturatie veel problemen ontstaan over de wijzigingen in prijs en aantallen. En heel vaak blijft het antwoord dan uit.

Het op zoek gaan naar en geven van feedback wordt vaak vergeten. Verwerk dit in uw bedrijfsprocessen en voorkom samen een eilandjescultuur, en dus miscommunicatie.

4. Meeloop-dag inplannen
Plan per persoon een meeloop-dag (of dagdeel) in bij een medewerker in een andere functie. Dan krijgt degene een gevoel van wat de ander doet en is zich dan meer bewust van de behoefte van andere collega’s wanneer hij/zij zijn/haar eigen taken uitvoert.

5. Vaste plekken wisselen
Wees niet bang om uw medewerkers regelmatig van werkplek te laten wisselen. Bijvoorbeeld een sales medewerker die meer samenwerkt met operationele zaken kan tijdens het salestraject veel betere voorstellen doen naar de klant.

6. Kantoormedewerkers laten meewerken tijdens een evenement
Plan in dat uw medewerkers op kantoor af en toe meewerken op een evenement dat zij hebben verkocht en/of gepland. Dan zien zij wat het resultaat is van hun werk. De volgende keer kunnen ze beter inbeelden wat zij moeten doen om ervoor te zorgen dat het evenement nog beter uitgevoerd kan worden!

Voordelen van beter interne communicatie

Minder eilandjes in de organisatie leiden naar beter interne communicatie. Wat zijn de voordelen hiervan? Vaak wordt er gezegd dat je geld kan “Verdienen met goede interne communicatie”. Hiermee doelt men op het verminderen van de kosten die ontstaan door miscommunicatie! Lees hier meer over de voordelen van efficiëntere interne communicatie.