Verbeter in 6 stappen uw bezettingsgraad

Heeft u een aantal locaties waarvan de bezetting achterblijft, maar kunt u niet ontdekken waarom deze ruimtes niet genoeg verhuurd worden? Dan kan het goed zijn om de bezettingsgraad in kaart te brengen zodat u deze kunt optimaliseren. Volg onderstaande stappen en breng ook deze locaties goed onder de aandacht van uw klanten.

Stap 1: Ken uw bezettingsgraad

Voordat u uw bezettingsgraad goed kunt gaan optimaliseren, moet u weten hoe hoog deze is en hoe u deze doorlopend kunt monitoren. Op die manier krijgt u inzicht in de populariteit van uw ruimtes en ziet u waar de bezettingsgraad nog geoptimaliseerd kan worden. Hoe u de bezettingsgraad eenvoudig berekent en overzichtelijk kunt monitoren, leest u hier.

Stap 2: Onderzoek of de ruimtes winstgevend zijn

Naast de bezettingsgraad is het ook belangrijk om te weten of uw ruimtes winstgevend zijn. Een unieke zaal die een aantal keer per jaar wordt verhuurd, kan alsnog winstgevend zijn. De winst per zaal berekent u als volgt:

  1. Bekijk wat u per jaar ontvangt voor het verhuren van een zaal, dit is de omzet van uw zaalhuur.
  2. Vervolgens onderzoekt u welke kosten u in dezelfde periode kwijt bent aan de zaal. Dit kunt u op drie manieren berekenen:
    • Een globale inschatting krijgt u door de jaarlijkse overheadkosten van uw pand te delen door het aantal te verhuren ruimtes. U heeft dan een indicatie van de vaste kosten per zaal per jaar. Hierbij zijn de kosten voor een kleinere zaal even hoog als die van een grotere ruimte.
    • U kunt de kosten ook berekenen op basis van de zaalgrootte. Zorg dat u van alle verhuurbare ruimtes het oppervlakte in vierkante meters heeft. Deel vervolgens de jaarlijkse overheadkosten van uw pand door het totaal aantal verhuurbare vierkante meters, u heeft dan de vaste jaarlijkse kosten per vierkante meter. Vervolgens vermenigvuldigt u dit bedrag voor iedere ruimte met de totale oppervlakte (m2) van de ruimte. U heeft dan wederom de vaste kosten per zaal per jaar, echter zijn ze in dit geval naar verhouding van zaalgrootte verdeeld.
    • Wanneer u een exact overzicht wilt hebben van de kosten per jaar per zaal, kunt u er uiteraard ook voor kiezen deze kosten een jaar lang voor al uw zalen te monitoren. Noteer een jaar lang alle kosten die toebehoren aan uw zaal, waaronder ook de schoonmaak en de afschrijvingen of huur van de ruimte. Na een jaar heeft u eveneens een overzicht met de vaste kosten per zaal per jaar. Bij deze onderzoeksmethode zijn de kosten in verhouding met de verhuurprijs, zalen die niet verhuurd worden hoeven minder schoongemaakt te worden wat resulteert in een kleinere kostenpost dan bij zalen die regelmatig verhuurd worden.
  3. Bereken per zaal of deze winstgevend is. Hiervoor gebruikt u de volgende formule:
    Omzet van uw zaalhuur (1) –   Vaste jaarlijkse kosten voor de zaal (2)   =   Gemaakte winst

Kiest u er voor geen zaalhuur aan uw klanten door te belasten om zo de slagingskans van uw offertes te vergroten? Bekijk dan kritisch of u voldoende winst maakt op de extra verkochte producten om de zaalhuur te bekostigen.

Stap 3: Analyseer de ruimtes

Nadat de bezettingsgraad van een locatie inzicht is, is het duidelijk welke zalen beter presteren dan anderen. Vergeet niet de winst van de zalen hierin mee te nemen. Van daaruit kunt u verder gaan onderzoeken waarom bepaalde ruimtes beter presteren dan anderen. Stel uzelf hierbij de volgende vragen:

  • Welke zalen worden het meest verhuurd?
    • Waarom presteren juist deze zalen goed?
    • Wat is het onderscheidende vermogen van deze zalen?
  • Welke zalen worden het minst verhuurd?
    • Waarom presteren deze ruimtes minder goed?
      • Is de verhuurprijs te hoog of te laag?
      • Is er onvoldoende materiaal aanwezig in de ruimte?
      • Zijn de aanwezige materialen wel de juiste?
      • Is de ruimte te groot of te klein voor de meeste evenementen van mijn klanten?
      • Hebben uw accountmanagers een voorkeur voor andere zalen?
      • Is het voor klanten duidelijk dat ze deze ruimtes kunnen huren?

Tip! Indien nodig, kunt u uiteraard ook uw (oud)klanten vragen om feedback met betrekking tot de ruimtes en hun behoeften. Bijkomend voordeel hiervan is dat u ook een beter inzicht krijgt in de wensen van uw klanten en wellicht met hun inbreng tot verassende oplossingen komt.

Stap 4: Bekijk verschillende mogelijkheden

Het beantwoorden van de vragen in stap 3 geeft u veel inzicht in het functioneren van de verschillende ruimtes en waarschijnlijk komt u gaandeweg al tot verschillende oplossingen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen naast uw commerciële tarief ook een particulier- of stichtingstarief te hanteren. Wellicht is het voor uw locatie logisch om met een hoogseizoen en een laagseizoen te werken, of loont het de moeite om verschillende zalen op te splitsen en samen te voegen.

Stap 5: Maak het inzichtelijk

Deel niet alleen de bezettingsgraadcijfers met uw medewerkers, maar ook de verschillende mogelijkheden waarop zij kunnen helpen de bezettingsgraad te verhogen. Daarbij is het belangrijk dat de verschillende mogelijkheden voor iedereen goed duidelijk en inzichtelijk zijn. Een aantal voorbeelden hiervoor zijn:

  • Maak een overzicht van de verschillende zalen die onderling gecombineerd en opgesplitst kunnen worden.
  • Creëer extra verkoopkansen door duidelijk aan uw accountmanagers te communiceren welke materialen en voorzieningen standaard in de ruimtes aanwezig zijn. Zorg ook voor een overzicht van de materialen die eventueel gebruikt kunnen worden in een ruimte tijdens een evenement.
  • Stimuleer uw medewerkers om out-of-the box te denken en nieuwe invullingen te geven aan bestaande ruimtes. Vineyard is hier met het gebruik van gratis flexplekken in hun nieuwe pand langs de A2 in Utrecht goed mee omgegaan. Hoe ze dit hebben aangepakt leest u in een toekomstig artikel.
  • Organiseer een brainstormsessie met uw medewerkers in samen tot nieuwe mogelijkheden te komen.
  • Zorg voor een duidelijk overzicht met de beschikbaarheid van verschillende ruimtes. Zo kunnen uw accountmanagers in één oogopslag zien welke zalen verhuurd kunnen worden.

Stap 6: Evalueer de resultaten

Evalueer regelmatig uw bezettingsgraden en houd de verandering periodiek bij. Op die manier kunt u zien welk effect bepaalde oplossingen hebben. Indien nodig kunt u de stappen nogmaals doorlopen om wederom nieuwe oplossingen te bedenken.