Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid zorgt voor efficiëntere Interne Communicatie

Efficiënte interne communicatie valt en staat met hoe medewerkers de verantwoordelijkheid voor taken op zich nemen. Indien uw medewerkers zich niet verantwoordelijk voelen voor bepaalde taken, dan kunnen hier misverstanden over ontstaan.

Miscommunicatie voor, tijdens of na een evenement kan leiden tot minder tevreden klanten en/of hogere kosten. Zelfs het beste automatiseringssysteem kan miscommunicatie op gebied van taakverdeling niet helemaal voorkomen.

Het verhaal over “Verantwoordelijkheid”

Dit is een verhaal over vier personen genoemd Iedereen, Iemand, Eenieder en Niemand.

Een belangrijke taak diende uitgevoerd te worden en Iedereen werd gevraagd om deze taak uit te voeren. Iedereen was ervan overtuigd dat Iemand dit zou doen. Eenieder had de taak kunnen uitvoeren, maar Niemand deed het. Iemand werd hier boos over, want het was een taak van Iedereen. Iedereen dacht dat Eenieder het kon doen maar Niemand realiseerde zich dat Iedereen het niet ging doen.

Niemand vertelde het uiteindelijk aan Eenieder, waarna Iedereen de schuld gaf aan Iemand.

En uiteindelijk deed nog steeds Niemand het!
Klik hier voor het oorspronkelijke verhaal in het Engels.

Hoe kunt u dit scenario voorkomen?


Taakomschrijvingen optimaliseren

Wanneer zijn de taakverdelingen voor het laatst intern besproken? We leven in een tijd met veel taakroulatie, bedrijfsgroei en jobhoppers, waardoor de taken en verantwoordelijkheden binnen een functie snel veranderen. Hoe kunt u dit het beste oppakken?

  • Noteer alle acties die er dagelijks/wekelijks/maandelijks binnenkomen. Dit kan per afdeling of een aantal aangewezen personen gedaan worden, afhankelijk van de grootte van het bedrijf;
  • Vraag iedere medewerker om een taakomschrijving van zijn functie te maken;
  • Kijk of alle taakomschrijvingen samen, wel alle acties dekken die u heeft genoteerd;
    • Zo ja, communiceer naar alle medewerkers wat de verdeling van de verantwoordelijkheden is, zodat dit voor iedereen inzichtelijk wordt;
    • Zo nee, koppel de overige acties binnen de taakomschrijvingen aan de juiste functies en communiceer dit naar alle medewerkers.
  • Zorg ervoor dat uw medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun taken, zodat zij dit oppakken en hierover communiceren.
  • Wanneer iemand zijn taak een keer niet op kan pakken, kan diegene de verantwoordelijkheid nemen door de taak over te dragen aan een andere collega.

Verantwoordelijkheid geven en nemen

Hoe zijn de verantwoordelijkheden binnen verschillende afdelingen verdeeld?
Is er een medewerker die altijd als eerste alle leuke taken wegkaapt zodat de rest met de overige taken aan de slag moet gaan? Het is enorm belangrijk dat medewerkers gemotiveerd blijven, zodat zij hun verantwoordelijkheidsgevoel behouden. Kijk kritisch naar de taakverdelingen en zorg ervoor dat iedereen dezelfde hoeveelheid aan kansen krijgt en werk kan doen dat hij leuk vindt.

Ongevraagd verantwoordelijkheid opnemen werkt niet
Er wordt uit gegaan van dat een bepaalde werknemer ongevraagd de verantwoordelijkheid krijgt voor bepaalde taken, terwijl dit niet binnen zijn takenpakket valt. Dan bestaat de kans dat de werknemer het een keer niet meer doet. Omdat hij nooit officieel verantwoordelijk voor de taak is geweest, voelt het niet als zijn/haar taak om dit te communiceren. Zo ontstaat er miscommunicaties wat kan leiden tot fouten richting de klant.

Oplossing: Maak het bespreekbaar!
Vraag uw medewerkers of er taken zijn waar zij niet of juist wel verantwoordelijk voor willen zijn en waarom. Verdeel de genoemde taken vervolgens opnieuw binnen een afdeling of team. Wellicht worden deze taken toegewezen aan dezelfde personen, maar misschien ook niet. Communiceer de uitkomst in ieder geval wel en zorg voor een goede overdracht van taken indien nodig.

Wijs nieuwe acties altijd toe aan een persoon

Hoe vaak worden er tijdens het maandagochtendoverleg acties besproken? Waarschijnlijk iedere week. Maar hoe vaak wordt een taak specifiek aan een persoon toegewezen? Als niemand de verantwoordelijkheid krijgt, dan neemt ook niemand de verantwoordelijkheid hiervoor.

  • Wanneer een nieuwe actie binnenkomt die niet binnen een bestaand takenpakket valt, dan dient er een persoon aangewezen te worden die dit oppakt.
  • Let op: wijs een actie aan een persoon toe en niet aan een functie. Wijs een actie dus niet toe aan “Sales”, want wanneer dit meerdere personen betreft dan voelt niemand zich persoonlijk verantwoordelijk voor de actie.

Andere artikelen over Interne Communicatie