Sneller facturen versturen
Gemiddeld versturen cateraars pas 7 dagen na een evenement hun eindfactuur aan de klant. Er gaat meestal een aantal dagen overheen voordat de gerealiseerde evenementinformatie op uw administratieve afdeling terecht komt en vervolgens moet uw administratief medewerker vaak nog een stapel werk wegwerken voordat hij/zij de eindfacturen kan versturen.
Wanneer u de factuur sneller verstuurd, kan de klant deze ook sneller betalen. Dit leidt vervolgens tot een gezondere cashflow. Niet onbelangrijk, want een ongezonde cashflow is de meest voorkomende reden van faillissement onder cateraars. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit proces te versnellen.
Conceptfactuur klaar hebben
Wanneer een evenement definitief is, kan de accountmanager alvast een conceptfactuur maken. Na het evenement hoeven de regels alleen gewijzigd worden a.d.h.v. de definitieve aantallen.
Daarnaast weet hij/zij precies hoe en wat er met de klant is afgesproken, hierdoor verkleint u de kans op creditnota’s achteraf. Dit maakt het proces efficiënter en vermindert het werk van de administratieve afdeling.
Realisatielijsten digitaal meenemen
Zorg dat de definitieve aantallen en realisatielijsten voor eten, drank en personeel, zo snel mogelijk bij de administratieve afdeling worden ingeleverd. U kunt er ook voor kiezen een tablet met realisatielijsten in Excel mee te nemen naar het evenement. Op het evenement zelf kunnen de aantallen direct eenvoudig worden bijgewerkt. En na afloop sturen uw medewerkers met één druk op de knop eenvoudig de lijsten naar uw administratie.
Administratie of Accountmanager
Onderzoek of het binnen uw bedrijfsprocessen beter uitkomt dat de administratie of juist de accountmanager de eindfactuur opstelt en verstuurd naar de klant.
Verstuur facturen digitaal
Per post zijn de handelingskosten inclusief porto ongeveer € 25,- per factuur. Wanneer u een factuur digitaal verstuurd zijn de handelingskosten gemiddeld nog maar € 15,-. Gezien de efficiëntie van digitale facturatie, “wint” u al snel € 10,- per factuur. Daarnaast zijn de facturen minimaal 2 dagen eerder bij de klant.
Behoud het overzicht
Zorg voor een duidelijk overzicht van de stappen, met de verantwoordelijken. Maak duidelijk wat de status is per onderdeel:
- Evenement definitief?
- Conceptfactuur klaar?
- Realisatielijsten digitaal klaar?
- Realisatielijst ingevuld?
- Verstuurd?
- Betaald?
U ziet direct wie er verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen en kunt de juiste persoon hierop aanspreken indien nodig. Door de processen op deze manier te controleren, voorkomt u onnodige vertraging bij de facturatie van uw evenement.
