Offreren van een evenement – waar moet u rekening mee houden?
Wanneer u de begroting van een evenement opstelt, om deze te kunnen communiceren naar de klant, vraagt u zich vast wel eens de volgende dingen af: is dit wel de juiste prijs? Is alles wel duidelijk voor de klant? Is het op deze manier wel aantrekkelijk om te lezen voor de klant? Bij het offreren van een evenement moet u veel verschillende factoren in overweging nemen.
Er is geen correcte of incorrecte manier om een prijs van een evenement te tonen in een offerte, want ieder evenement is afhankelijk van verschillende factoren. Hieronder hebben wij een paar aandachtspunten beschreven waar u rekening mee kunt houden bij het opstellen van een offerte, zodat u zelf de beste manier voor de desbetreffende offerte kunt kiezen.
1. Geef alleen korting als er iets tegenover staat.
Korting krijgen geeft vertrouwen, want het is duidelijk dat het bedrijf u als klant wilt hebben en daar staat iets tegenover. Maar wanneer u zomaar korting verleent in de eerste offerte die u naar een klant stuurt, zonder vooraf met de klant te overleggen, dan kan dit vreemd overkomen. Bijvoorbeeld, wanneer u zonder reden direct 20% korting ontvang op een offerte die u zojuist heeft uitgevraagd, dan krijgt u wellicht een gevoel van wantrouwen in plaats van vertrouwen. Het volgende gaat op dat moment door mijn hoofd: “hoe kan een bedrijf zomaar 20% korting geven? Doen zij dit bij iedereen? Zijn hun prijzen gewoon standaard 20% te hoog?”
2. Korting tonen op de offerte of niet
Indien u overweegt om in prijs te zakken om de opdracht te kunnen scoren, dan kunt u dat doen in de vorm van een korting. Zoals bij punt 1 is omschreven, is het niet verstandig om korting te geven op de eerste offerte. U kunt ook het evenement voor een lagere prijs aanbieden zonder dat naar de klant te communiceren. Maar indien u de prijs verlaagt zonder dit als korting te benoemen, dan kan de klant alsnog een korting bovenop de verlaagde prijs verwachten. Daarnaast denken zij dat dit uw standaard prijsklasse is en dan zullen zij een soortgelijke prijs ook voor toekomstige evenementen verwachten. Denk hier dus goed over na.
3. De begroting volledig inzichtelijk maken
Sommige klanten vinden het prettig om precies te weten waarvoor ze betalen; van asbak tot eten. Voor een particuliere klant, met name bij een bruiloft, is het belangrijk om te kunnen zien wat de opties zijn. Zij kunnen dan zelf de overweging maken om bepaalde onderdelen eruit te halen, om zo toch het evenement bij u te kunnen organiseren. Dit maakt u als opdrachtgever meer toegankelijk.
Maar dit zorgt ook voor meer discussie en stress
Wanneer de klant ziet dat de stoelen en tafels een x-bedrag kosten, kunnen zij dit misschien te veel vinden. Met het gevolg dat ze zelf hun eigen stoelen en tafels willen regelen. Vervolgens regelen ze minder stoelen dan verwacht, of allerlei verschillende soorten, waardoor de totale beleving minder goed overkomt bij de gasten. Een ander scenario is dat de klant last-minute opbelt om de stoelen toch via u te regelen. Deze moet u dan misschien met spoed laten leveren, wat meer kosten met zich meebrengt. Maar u belast ze waarschijnlijk wel tegen de originele prijs door.
4. Hogere zaalhuur of cateringkosten vs. gratis benodigde materialen zoals beamers en bestek
Moet u nu een hogere zaalhuur doorberekenen waar de beamer en andere materialen bij inbegrepen zijn, of juist een lagere zaalhuur met een aparte prijs voor de materialen? Hetzelfde geldt voor de catering. Hierin is geen goed of fout, maar het is afhankelijk van wat de klant verwacht. Als de klant alleen de prijs van de catering vergelijkt, dan kan het goed zijn om de prijzen te splitsen alvorens te offreren.
U geeft aan dat u 150 stoelen zult leveren, maar op de dag zelf heeft u enkel 140 stuks beschikbaar. Meestal is het geen probleem, als het bijvoorbeeld gaat om seated dinner zijn er wellicht ook statafels. Maar er zijn altijd klanten die kritisch zijn en misschien het aantal stoelen zullen gaan tellen. Hierover zal dus discussie ontstaan tijdens het factureren.
U geeft aan dat u 12 asbakken mee zult nemen. Uw klant denkt dat er maar 6 nodig zijn want het grootste deel van zijn gasten rookt niet. Uw neemt er dus 6 mee ook al had u er operationeel gezien wel 12 nodig. De bediening moet nu twee keer zo hard lopen om de asbakken te legen. En als dit niet lukt, dan is de kwaliteit van uw dienstverlening lager omdat uw gasten verwachten dat u het als cateraar allemaal goed heeft geregeld.
5. De aantallen tonen van materialen
U wilt uw klanten vertrouwen geven, door niets te verbergen in uw offertes. Daarom besluit u ook aan te geven wat de precieze aantallen zijn van de materialen die u meeneemt. Maar dit kan ook voor de nodige frustraties zorgen en uw leverbetrouwbaarheid verlagen.
6. Eén all-in prijs geven
Eén prijs vragen waarin alles is inbegrepen. Dat klinkt als een ideaal voorstel, want hierin kunt u de transport- en personeelskosten verdichten. Maar is dat echt zo? Richting de klant en uw medewerkers is het vaak onduidelijk hoe u tot deze prijs bent gekomen. Maar dit verschil zit ‘m natuurlijk ook in de verschillen tussen zakelijk en particulieren klanten. I.v.m. de werkkostenregeling is er een bepaald budget beschikbaar per medewerker. Om deze reden zou een all-in-prijs in enkele gevallen dus wel handig zijn.
7. Hoe offreren uw concurrenten?
Bij alle bovengenoemde punten is het belangrijk om te kijken naar wat uw concurrenten doen. Als een bedrijf 4 verschillende offertes binnenkrijgt, waarbij in 2 van de 4 een “korting” is gegeven, dan kan de klant beledigd zijn dat u dat niet doet. Maar zij kunnen juist denken dat uw kwaliteit hoger is doordat zij meer dienen te betalen (prijs-kwaliteit verhouding). Daarnaast vergelijken klanten offertes per regel. Als u de kosten van het materiaal op de offerte toont en uw concurrent niet, dan lijkt het alsof u alles doorbelast en uw concurrent bepaalde onderdelen gratis verleent.
