Interne communicatie verbeteren – 6 aandachtspunten
Het grootste probleem in communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden
– George Bernard Shaw (vertaald van ’the single biggest problem in communication is the illiuion that it has taken place’)
Het succes van een bedrijf is mede afhankelijk van de kwaliteit van de interne communicatie. Als dit proces niet goed verloopt, dan is de kans dat de opdracht vlekkeloos uitgevoerd wordt veel kleiner. Dit leidt tot ontevreden klanten en/of hogere kosten. Daarnaast is miscommunicatie 1 van de top 5 redenen voor frustraties onder medewerkers.
Gelukkig is het nooit te laat om de interne communicatie te verbeteren. Maar waar moet u als bedrijf beginnen? Hieronder hebben wij 6 aandachtspunten verzameld om u op weg te helpen met het verbeteren van uw interne communicatie.
1. Optimalisatie van interne communicatie begint met het nemen van verantwoordelijkheid .
Hoe vaak hoort u als iets misgaat: “Dat komt door de interne communicatie.”?
Mensen willen vaak niet verantwoordelijk gehouden worden voor hun fouten, dus we zeggen dat het aan de interne communicatie ligt. Maar wat is interne communicatie? Wie is daar verantwoordelijk voor? Men praat in de derde persoon over interne communicatie, alsof het van iemand anders is en ze er zelf niet bij horen.
De verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk bij de medewerkers zelf. Zij zijn de interne communicatie! Dus als iets misgaat door communicatie, gaat het eigenlijk mis door de medewerkers zelf.
“Stap 1” is dus om deze perceptie aan te passen – verantwoordelijkheid te creëren bij iedereen! Klik hier voor het artikel.
2. Analyseer de redenen voor miscommunicatie
Het verbeteren van iets betekent, het begrijpen wat er misgaat en daarop focussen. Zonder weten wat de reden is, alleen dat het er is, kan er geen vooruitgang komen. Dus de “2e stap” is het analyseren van redenen voor interne miscommunicatie.
Wat zijn de voornamelijkste redenen van miscommunicatie?
- Onduidelijkheid over de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden
Twee collega’s hebben een miscommunicatie want ze denken beide dat de verantwoordelijkheid bij de andere ligt. Als resultaat is de actie niet uitgevoerd. - Elkaar niet aanspreken over de problemen
Collega’s spreken niet uit waar ze teleurgesteld over zijn en de volgende keer zullen ze nog minder vertellen. De communicatielijnen zijn niet “open”. - Werken op “eilandjes”
Afdelingen werken op eilandjes en we voelen zich niet verantwoordelijk voor wat er bij een andere afdeling afspeelt. - Wel praten maar niet afspreken
Er is een verschil tussen spreken en afspreken. Maar soms zijn de afspraken niet duidelijk. Of wordt er verwacht dat er wat afgesproken is. - Onduidelijke organisatiestructuur.
Het proces van besluitvorming en communicatie is niet transparant. - Onvoldoende kennis over communicatie
De medewerkers hebben een gebrek aan kennis m.b.t. hun eigen verbale en non verbale communicatie.
Tip – visualiseer de flow van informatie
Maak een analyse van de interne communicatie door middel van flow diagrammen. Door te realiseren hoe de informatie stroomt is het makkelijker de verantwoordelijke per onderdeel toe te wijzen en de echte knelpunten te ontdekken. Bijvoorbeeld hoe de aanvraag binnenkomt tot uitvoering van een evenement. Let op; want per onderdeel in het bedrijf zijn ‘sub-flows’ die apart uit geschetst kunnen worden.
3. Trainingen en softwarepakketten zijn ondersteunende tools
Een schets van hoe het verbeteren van interne communicatie meestal verloopt:
“Het knelpunt rondom interne communicatie is geconstateerd door het bedrijf. Zij gaan nu opzoek naar de oplossing hiervoor; een training! Nadat iedereen deze training heeft gevolgd, wordt er verwacht dat de interne communicatie beter zal zijn.”
Dit is dus niet zo! Uiteindelijk moeten de medewerkers het wel zelf doen, maar begeleiding hierin is altijd een must!
Softwarepakketten helpen ook om de interne communicatie duidelijker vorm te geven, maar het blijft een tool en niet de oplossing! Softwarepakketten zorgen voor duidelijke efficiëntieslagen, maar als iedereen op de oude manier blijft communiceren en werken, dan zullen deze niet optimaal uitpakken.
4. Er zijn geen handleidingen om de interne communicatie te verbeteren
Er is niet één perfect recept voor het verbeteren van interne communicatie. Het is een gedragsverandering onder de medewerkers en dat is per persoon/bedrijf/situatie verschillend. Wel is belangrijk dat de medewerkers, tijdens het proces hun eigen handleidingen gaan schrijven. Dit zijn de standaard werkwijzen die duidelijkheid scheppen over de taken en structuur, zodat de verwachtingen en verantwoordelijkheden bepaald kunnen worden.
5. Communicatieplan schrijven is maar het begin
Nadat de interne communicatie is verbeterd door trainingen en/of softwarepakketten in combinatie met standaard werkwijzen, denken veel organisaties dat ze klaar zijn. Het verbeteren van uw bedrijfsprocessen, en dus interne communicatie, moet een doorlopend proces worden.
Een traject moet leiden tot daden en concrete acties. En deze acties en doelen moeten constant aangescherpt of doorontwikkeld worden. Een bedrijf groeit, dus dit moet ook groeien. Daarnaast moet er ook daadwerkelijk verandering komen. Heel vaak knikt iedereen “ja”, maar blijven nog steeds op dezelfde manier werken/communiceren.
6. Als resultaat – de bedrijfscultuur aanpassen
Het resultaat van het verbeteren van uw interne communicatie is dat uw bedrijfscultuur aangepast wordt. Sta hiervoor open, want verandering is nodig om relevant te blijven. Maar verandering brengt ook veel tegenslagen met zich mee. Lees hier meer over hoe u uw medewerkers kunt motiveren tijdens veranderingen.