Informatiestromen – Optimaliseren voor meer grip op de communicatie

Efficiëntie, tevreden klanten en kostenbesparing zijn allemaal afhankelijk van hoe goed de interne communicatie verloopt. Maar hoe verloopt de communicatie rondom een evenement dan?

Vaak vindt de communicatie, van één evenement, verspreid over een aantal maanden plaats
De informatie wordt via verschillende media gecommuniceerd; e-mail, telefonisch, face-to-face, documenten, etc.
Er vinden veel wijzigingen plaats die telkens opnieuw gecommuniceerd dienen te worden.
De communicatie vindt plaats over verschillende afdelingen en/of personen.

Stroomlijnen van informatiestromen rondom een evenement

Maar toch blijven de bovenstaande uitspraken vaag. Om grip te krijgen op jouw interne communicatie dien je de communicatie inzichtelijk te maken. Dit kun je doen door de informatiestroomlijnen uit te tekenen in een diagram. Op basis van onze kennis van cateringbedrijven hebben wij een globaal stroomdiagram getekend. Hieruit blijkt dat er:

6 verschillende functies/afdelingen betrokken zijn
24 informatiestromen zijn tussen de afdelingen
8 stappen zijn waarin deze communicatie plaatsvindt
De stappen en stromen zich vaak herhalen met wijzigingen.

Stap 1: Sales ontvangt alle informatie over alle producten en diensten die het bedrijf kan aanbieden.

Dit zijn de lichtblauwe lijnen
De informatie bestaat uit onder andere namen van producten, advies verkoop- en kostprijs, omschrijvingen van inhoud, etc.
Deze stap vindt door het gehele jaar plaats.

Stap 2: Evenement is definitief en sales draagt de informatie over aan de andere afdelingen

Dit zijn de donkergrijze lijnen
De inhoud van de geaccordeerde offerte wordt gecommuniceerd naar de verschillende afdelingen.
Iedere afdeling wordt op een andere manier benaderd zodat alleen de relevante informatie gedeeld wordt.

Stap 3: Magazijn en Keuken maken hun bestellingen en sturen de facturen naar administratie

Dit zijn de donkerblauwe lijnen
De keuken- en magazijnmedewerkers bestellen de benodigde producten naar aanleiding van de beschikbare voorraad en wensen de van de opdrachtgever.

Stap 4: Keuken en Planning regelen de koks om het eten te produceren

Dit zijn de lichtgroene lijnen
Een keukenmedewerker berekent de behoefte van keukenpersoneel voor het evenement
Planning regelt de medewerkers voor de keuken.

Stap 5: Alle informatie en producten wordt overgedragen van diverse afdelingen aan Operatie om het evenement uit te voeren

Dit zijn de rode lijnen
Nadat alle afdelingen hun taken hebben uitgevoerd, kunnen zij het overdragen aan de operationele medewerkers om het evenement uit te voeren.

Stap 6: Het evenement vindt plaats

In stappen 2 t/m 5 komen veel wijziging voor.
Deze dienen allemaal via dezelfde flow plaats te vinden zoals beschreven voorafgaand aan deze stap.

Stap 7: Benodigde informatie en feedback vanuit Operatie naar de verschillende afdelingen

Dit zijn de lichtgrijze lijnen
De operationele medewerkers communiceren hoe de uitvoering van het evenement is verlopen. Denk aan gewerkte uren, breuk, drankverbruik, etc.
In deze stap dient er ook feedback gegeven worden. Dit is een stap die vaak vergeten wordt.

Stap 8: Facturen en nacalculatie worden opgemaakt en terug aan Sales gecommuniceerd

Dit zijn de donkergroene lijnen
De nacalculatie van het evenement dient teruggekoppeld te worden aan de sales medewerkers zodat zij hiervan kunnen leren.

Structuur door automatisering

Een automatiseringssysteem helpt je met het structureren van deze lijnen. Het kan zelfs een aantal van de lijnen elimineren. Maar een systeem blijft een tool, en het is noodzakelijk om te weten hoe de informatie via communicatie door je organisatie stroomt. Als je al een systeem hebt, dan zal deze ook onderdeel uitmaken van het diagram indien je in detail gaat.

Teken uw eigen informatiestroomdiagram

Zoals je ziet zijn de communicatielijnen rondom een evenement heel complex. De enige manier om structuur in de chaos aan te brengen is om deze inzichtelijk te maken.

Teken eerst een globaal diagram van je bedrijf met de informatiestromen tussen de afdelingen.
Zorg vervolgens dat iedere afdeling- of functieverantwoordelijke een diagram maakt van de stappen die zij uitvoeren.
- Deze kunnen ook met externe partijen zijn, want die zijn net zo belangrijk als interne communicatie.
- Je kunt gebruik maken van Visio van Microsoft Word voor de stroomlijnen binnen een afdeling. Klik hier voor meer info

Benieuwd naar de mogelijkheden?