Implementatie – Waar moet u rekening mee houden?

1. Standaard Werkwijzen

Elk bedrijfsproces dient een standaard werkwijze te hebben. Indien ieder persoon het anders uitvoert, ook al is het geautomatiseerd, zal er altijd problemen ontstaan. Hoe bepaalt u de standaard werkwijze?

• Onderzoek de huidige werkwijzen
• Schrijf een standaard werkwijze vanuit hier
• Start een pilot
• Indien succesvol, implementeer deze werkwijze
• Indien niet, herschrijf hem en start een nieuwe pilot

2. Een automatiseringssysteem is een tool, niet de oplossing

Als een bedrijf wil optimaliseren, dan wordt snel gedacht aan automatiseren. En dat is goed, maar alleen het aanschaffen van een systeem is niet genoeg. Implementeren is noodzakelijk.

Een automatiseringssysteem is zeer handig om de bedrijfsprocessen binnen een organisatie te ondersteunen, maar het blijft een gereedschap. Indien de wijze waarop mensen ermee omgaan verschilt, zal het niet succesvol worden. Stappen naar optimalisatie zullen er zeker zijn, maar het effect kan nog altijd beter!

3. Mensen zijn KEY, vergeet dit niet!

Mensen zullen uiteindelijk de verandering moeten doorzetten. Hoe kunt u dat doen?

• Neem mensen mee in het zien van de noodzaak voor de verandering.
• Schets het totaalplaatje van wat er bereikt moet worden met deze verandering.
• Indien mensen inzien dat er geen andere weg is dan de uitgezette weg is er ook geen twijfel.
• Zodra ze twijfelen of niet geloven, zullen ze de moeite niet doen.

4. Stuurgroep oprichten

Afhankelijk van de schaal van verandering, is het verstandig om een  stuurgroep op te richten. Wat houdt dit in?

• Een stuurgroep bestaat uit 2 à 5 leden
• De leden moeten niet allemaal dezelfde functie hebben
• De leden kunnen directieleden zijn, maar dit is niet altijd verstandig
• Deze leden zullen de verantwoordelijken zijn van de aanpassingen. Zij moeten er 100% zelf achter staan
• Indien er subgroepen gemaakt worden om onderdelen uit te voeren, zorg ervoor dat minstens 1 lid van de stuurgroep aanwezig is. Subgroepen zijn handig als de kennis verspreid is over het bedrijf, bijvoorbeeld met het verzamelen voor input in een automatiseringssysteem.
• Deze groep is verantwoordelijk voor alle communicatie over doelstelling en deadlines.
  Een uitgebreide uitleg hiervan zal nog volgen.

5. Juist de koplopers stimuleren en focus niet op de achterblijvers

Met elke verandering zullen er medewerkers binnen het bedrijf zijn die enthousiast en gemotiveerd zijn. Helaas zijn er ook medewerkers die de verandering niet verwelkomen. Dit kan met elke verandering anders zijn.
Geef juist degene die gemotiveerd zijn meer ruimte en middelen om de nieuwe werkwijzen door te voeren. Focus juist niet op de achterblijvers, zij volgen vaak wanneer de overige werknemers enthousiast worden.

6. Discipline is een vereiste

Zodra u live gaat met de nieuwe werkwijze, tolereer geen schaduwprocessen of schaduwarchieven gebaseerd op oude gewoontes. Medewerkers houden dan het gevoel ‘het erbij te doen’. Dwing tot discipline om het volgens de nieuwe werkmethoden te doen.

7. Directie moet van start tot eind betrokken zijn

Niet alleen de keuze van het ICT-pakket heeft aandacht van de directie van het bedrijf nodig. De inrichting van de werkprocessen en de implementatie om hiertoe te komen, zijn aspecten die bij de directie behoren te liggen. Ze moeten zeker niet te hands-on bezig zijn, maar doordat de directie van bovenaf het promoot en stimuleert, zullen de medewerkers meer bereid zijn om hun tijd en energie erin te stoppen.

8. Besparingen in geld moeten niet het doel zijn maar een resultaat van verandering

Duurzame verbetering vraagt een focus op flow management i.p.v. een kost gedreven focus op activiteit en productiemanagement. Een ondoordachte focus op standaardisatie, transactietijden- en kostenverlaging, is het implementeren van werkwijzen in de verkeerde volgorde. Financiële resultaten zijn het bijproduct van een dieper inzicht in het systeem en het optimaliseren van de systeemcondities.

9. Constant verbeteren

Nadat alles geïmplementeerd is en iedereen live is gegaan met de nieuwe werkwijze, is het werk maar half af. Het monitoren en constant verbeteren van is juist de sleutel tot het succes.

De zes DMAGIC-stappen van Kaizen kunnen hierin een handje helpen:

• Definieer het probleem en de doelstelling middels een probleemdefinitie worksheet;
• Meet de feiten waarbij onderbuik gevoel wordt vertaald naar feiten en data. Bijvoorbeeld met de pareto-analyse, waardestroomschema of meet verschillende tijden met de TTE Waterval methode;
• Analyseer de feiten, bijvoorbeeld middels het Iskikawa-diagram (ook wel oorzaak-gevolgdiagram of visgraatdiagram genoemd) en gebruik de 5 x Waarom vragen;
• Genereer, categoriseer en prioriteer verbeteringen. Selecteer de oplossing bijvoorbeeld gebaseerd op een impact/haalbaarheidsmatrix;
• Implementeer verbeteringen en houd overzicht over de status en voortgang;
• Controleer en “borg” door standaardisatie.
  * https://www.pdcacyclus.nl/verbetermethoden/kaizen/

10. Het is nooit een goede tijd om te implementeren. Maar nooit implementeren is nog slechter.