Hoe maak ik een goed draaiboek voor mijn evenement?
Wanneer u een evenement organiseert, is een goed draaiboek onmisbaar. U kunt kiezen een draaiboek beknopt of juist uitgebreid op te stellen. Maar hoe meer informatie u beschrijft in een draaiboek, hoe minder verwarring en chaos er tijdens het evenement kan ontstaan. Een draaiboek zorgt dat u geen praktische zaken vergeet en dat uw betrokken personeel precies weet wat zij waar en wanneer moeten doen. Hieronder zijn een aantal onderdelen beschreven die u kunt omschrijven in het draaiboek.
Algemene evenementenformatie
Het beste begint u een draaiboek met een kort overzicht met algemene informatie. Dit kan eventueel het voorblad van het draaiboek worden. Op deze pagina kunt u de volgende informatie vermelden:
- De (interne) naam van het evenement
- De naam van uw klant, inclusief de naam van uw contactpersoon en mogelijke contactgegevens
- Samenstelling van de gasten
- Aard van het evenement (bijvoorbeeld: opening / personeelsfeest / jubileum / etc.)
- De accountmanager die het evenement heeft verkocht en het aanspreekpunt voor uw klant is geweest
- De partymanager die verantwoordelijk is voor het evenement
- De locatie(s) waar het evenement plaatsvindt
- De datum en tijden waarop het evenement georganiseerd wordt, evenals op- en afbouwtijden
Programmainformatie
Een evenementprogramma is erg belangrijk tijdens de voorbereiding en uitvoering van het evenement. Beschrijf daarom het programma per onderdeel uit. Begin met een evenement met een programmaonderdeel voor de opbouw van het evenement en eindig het programma met een programmaonderdeel voor de afbouw van het evenement.. Daartussen kunnen verschillende programma onderdelen gepland worden. Denk bijvoorbeeld aan: de ontvangst, een welkomstwoord, het diner, een activiteit (entertainment) of de afsluitende borrel. Bij ieder programmaonderdeel vermeldt u in ieder geval:
- Wanneer het programmaonderdeel plaatsvindt
- Hoeveel gasten er bij het onderdeel aanwezig zullen zijn
- Op welke locatie de activiteit plaatsvindt
- De verantwoordelijke voor het specifieke programmaonderdeel
Culinaire invulling
De culinaire informatie in het draaiboek is niet hetzelfde als uw keukenplanning. U kunt dit beter communiceren als een culinaire roadmap voor het betrokken personeel op het evenement. Bij de culinaire invulling kunnen ze terugvinden waar ze op welk moment bepaalde gerechten en producten moeten uitserveren. Daarnaast zien ze ook voor hoeveel gasten aanwezig zijn en wie er verantwoordelijk is voor de betreffende onderdelen. U kunt hier ook extra informatie opnemen, zoals eventuele allergieën of dieetwensen. Meer informatie of allergenen en voedselallergieën leest u hier.
Dranken
In dit onderdeel van het draaiboek vermeldt u waar en wanneer bepaalde dranken beschikbaar zijn. Als tijdens een koffie- en theeontvangst andere dranken geschonken worden dan tijdens een borrel, beschrijft u de volgende informatie :
- De tijd waarop bepaalde dranken geschonken/geserveerd worden
- De locatie waar de dranken worden geserveerd
- Hoeveel gasten aanwezig zijn
- Welke dranken er aanwezig zijn en de beschikbare hoeveelheden
- De verantwoordelijke in het geval van calamiteiten
Materialen, Decoratie, Techniek en Diensten
De informatie met betrekking tot materialen, decoratie, techniek en diensten worden veelal hetzelfde vastgelegd in het draaiboek. Ook hier is het weer belangrijk te informeren wanneer een bepaalde hoeveelheid producten en materialen op een locatie aanwezig moet zijn. Naast de intern verantwoordelijke, vermeldt u ook of producten eventueel ingehuurd moeten worden, en zo ja, wie de betrokken leverancier is. Voor materialen, decoratie, techniek en diensten is het vaak gemakkelijk met vooraf vastgestelde pakketten te werken. Op het draaiboek overzichten splitst u de pakketten echter uit, zodat het voor het personeel glashelder is waar de pakketten uit bestaan.
Entertainment
Indien u tijdens het evenement ook entertainment verzorgt, dient deze informatie eveneens in het draaiboek opgenomen te worden. Zorg dat de basisinformatie vastgelegd wordt (tijdstip, locatie, invulling, verantwoordelijke). Maakt u gebruik van de diensten van derden met betrekking tot het entertainment? Vergeet in dat geval niet de contactgegevens in het draaiboek op te nemen. Maak ten slotte duidelijke afspraken met de ingehuurde partij over het meenemen van de te gebruiken materialen en attributen, bij wie zij zich kunnen melden en waar en wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Personeelsbehoefte
Het komt vaak voor dat het personeel op uw evenement elkaar niet kent. Zorg daarom voor een lijst met namen en mobiele telefoonnummers van het betrokken personeel, zodat men elkaar altijd kan bereiken. Daarnaast kunt u ook vermelden wanneer een medewerker extern ingehuurd is. Ter evaluatie kunt u hier ook de daadwerkelijk gemaakte uren vergelijken met de ingeplande uren. Wanneer u ook omschrijft waardoor mogelijke verschillen zijn ontstaan, kan dit leerzame feedback geven voor het organiseren van een volgend evenement.
Evaluatieformulier
U kunt kiezen het draaiboek met een evaluatieformulier af te sluiten. Op deze manier houdt u alle informatie bij elkaar en ziet u direct waar mogelijk nog verbeteringen mogelijk zijn. Dit kan uitermate waardevol zijn, gezien u hierdoor sneller ziet waar mogelijke knelpunten kunnen ontstaan en hoe u deze op kunt lossen. Vervolgens kunt u met uw personeel acties uitzetten om de kwaliteit van uw toekomstige evenementen nog verder te verhogen. Lees hier meer over interne communicatie en het optimaliseren van uw evenementen.
