7 tips voor het beheren van uw voorraad en magazijn

Als cateraar of evenementenlocatie is voorraadbeheer niet uw core business, maar het is wel een cruciaal knooppunt in het bedrijfsproces. Toen u het magazijn ging inrichten had u een hele andere voorraad, dan dat u op dit moment heeft. In de tussentijd is de marktvraag misschien veranderd maar uw magazijn is nog steeds ingericht zoals het destijds was bedacht. Wij hebben een 7-tal aandachtspunten op een rijtje gezet, om u te helpen met het verbeteren van uw magazijn- en voorraadbeheer.

Standaard voorraad kan ook seizoensgebonden zijn

Stel per product een standaard voorraad in. Maak deze niet onnodig hoog want dat kost ruimte. Maakt u deze te laag, dan kan dit weer leiden tot hoge leveringskosten. Ook worden bepaalde producten tijdens verschillende seizoenen vaker gebruikt, waardoor er niet altijd dezelfde voorraadcapaciteit benodigd is. De minimumvoorraad van rosé en Radler is in de zomer bijvoorbeeld hoger dan in de winter. Daarnaast is de benodigde voorraad van zakken houtskool in de zomer wellicht 500 stuks en in de winter maar 5 stuks. Denk dus goed na over de standaard voorraad van een product.

Opslaglocatie vs. Vraag

Maak een onderscheid tussen snellopende en langzaamlopende artikelen. Het is verstandiger om de producten die het meest gebruikt worden vooraan, of laag in het magazijn te plaatsen zodat u hier gemakkelijk bij kunt. Artikelen die op elkaar lijken hoeven niet per se naast elkaar te worden opgeslagen. Vaak denkt men dat alle producten van hetzelfde type bij elkaar gezet moet worden. Vaak is dat zo, maar soms is dat onhandig.

Bijvoorbeeld wanneer de cocktailglazen maar 10 keer per jaar worden gebruikt, is het misschien verstandiger om deze achterin het magazijn te plaatsen en niet naast de longdrinkglazen die dagelijks gebruikt worden.

Nadat een magazijn eenmaal is ingericht, blijven de artikelen vaak op de locatie die daar ooit voor is toegewezen, ook als de marktvraag is veranderd. Houd daarom de marktvraag in de gaten en pas hier de locatie van de producten in het magazijn op aan.

Flexibiliteit van magazijnpersoneel

Evenementen vinden bijna nooit plaats op een doordeweekse dag tussen 9.00 uur en 17.00 uur, dus waarom is het vaak zo dat het magazijnpersoneel juist tijdens deze uren werkzaam is? Wat dacht u van een combinatie van vaste medewerkers in combinatie met flexkrachten. Als het vaak voorkomt dat de vrachtwagens tussen 8.00 en 10.00 gelost moeten worden, waarom regelt u dan niet een paar extra handjes van 8.00 – 12.00? Zorg er dan wel voor dat flexkrachten net zo goed zijn opgeleid als uw eigen personeel.

Looproute bepalen

Zorg voor een logische (loop)route in het magazijn. Of het magazijn nu groot of klein is, in elk magazijn is het handig om een logische route aan te geven en te hanteren. De route kunt u duidelijk maken d.m.v. pijlen op de vloer of het ophangen van. bordjes. Uw picklijst voor het evenement kan dan opgebouwd worden in deze volgorde voor efficiëntie, maar ook om ongelukken te voorkomen.

Consignatievoorraad voor een beter voorraadbeheer

Voorraad aanschaffen ‘in consignatie’ is een overeenkomst tussen u en uw leverancier. De voorraad wordt dan geleverd aan uw magazijn door de leverancier, maar de voorraad blijft eigendom van de leverancier. Zodra de voorraad door u wordt verkocht/gebruikt in een evenement, stuurt de leverancier een factuur. Het voordeel is dat u de niet verkochte/gebruikte producten kunt retourneren met als enige kosten de ruimte die het in het magazijn heeft ingenomen.

Meerdere leveranciers per product

Zorg ervoor dat u in kaart heeft gebracht welke alternatieve leveranciers er zijn voor al uw producten (keuken en magazijn). Indien een leverancier op een bepaald moment niet kan voldoen aan de behoefte, dan kunt u snel schakelen zonder te veel stress of te veel extra kosten. Sommige voorraadsystemen bieden de mogelijkheid om meerdere leveranciers te koppelen aan één product. Zo bent u ook nooit afhankelijk van één leverancier.

Dump dode voorraad

Kijk strategisch naar wat er in uw magazijn ligt. Wanneer heeft u voor het laatst een product gebruikt tijdens een evenement? Is het al meer dan twee jaar geleden, dan is het tijd om het te verkopen. Daarnaast zijn er producten die u maar drie keer per jaar gebruikt. Overweeg de mogelijkheden om dit product in te huren. Het kost misschien meer, maar de kosten van voorraad en onderhoud kunnen anders ook oplopen. Lees ons artikel over Voorraad – Materialen inkopen of inhuren om hier meer over te weten te komen.