no shows

No shows, een doorn in het oog

Wanneer u evenementen organiseert, krijgt u te maken met no shows. Dit blijft één van de grootste frustraties van evenementmanagers. Naast dat het frustrerend is voor de organisatie en andere deelnemers, is het ook niet milieuvriendelijk. Er is bijvoorbeeld een te grote locatie geregeld die warm gehouden moet worden. En erger nog, no shows dragen in grote mate bij aan voedselverspilling.

“Don’t spoil the Party”, de organisatie tegen no shows, schat het percentage no shows bij gratis bedrijfsfeesten rond de 40 – 50%. Nu is dat wat aan de hoge kant, maar 20% no shows is eigenlijk ook al te veel. Dus hoe kunt u ervoor zorgen dat dit aantal zo laag mogelijk blijft? Wij hebben hiervoor 13 tips op een rijtje gezet. Deze zijn niet te allen tijde toepasbaar, maar wellicht geeft het u inspiratie! Deel deze tips met uw opdrachtgevers om samen de strijd tegen no shows te gaan.

13 tips om no shows te verminderen

  • 1. Nodig op tijd uit en houd het persoonlijk

    • Stuur de uitnodiging minstens 2 maanden voor de aanvang van het evenement.
    • Een persoonlijke uitnodiging vermindert de vrijblijvendheid van aanmelden waardoor mensen sneller geneigd zijn om aan of af te melden.
  • 2. Maak een reservelijst

    • Ongeacht hoe drukbezocht u denkt dat uw evenement zal zijn, creëer vanaf dag 1 een reservelijst.
    • Officiële registratiesystemen bieden deze optie
  • 3. Bevestig iedere aanmelding

    • Een persoonlijke bevestiging geeft een deelnemer het gevoel dat zijn/haar aanwezigheid gewaardeerd wordt, wat meer betrokkenheid creëert.
  • 4. Kwaliteit boven kwantiteit

    • Beheer uw database nauwkeurig en nodig een specifieke doelgroep uit met de meeste relevantie.
  • 5. Doseer de beschikbaarheid van de kaarten

    • Voor publieks- of grote bedrijfsevenementen is het beter om de kaarten stapsgewijs beschikbaar te stellen.
    • Creëer een “gevoel van schaarste” om de motivatie van uw deelnemers te testen.
    • Uiteraard is het vinden van de optimale beschikbaarheid cruciaal.
    • Vergeet niet dat dit ook kan gelden voor gratis evenementen.
  • 6. Creëer enthousiasme

    • Houd de deelnemers op de hoogte van alle ontwikkelingen voor het evenement
    • Gebruik persoonlijke e-mails en social media hiervoor
    • Creëer betrokkenheid met social media. De deelnemers kunnen namelijk zien wie er nog meer aanwezig zal zijn.
    • Vergeet niet dat early-birds soms wel 6 maanden van tevoren hun ticket kopen. Zij moeten dus best lang geprikkeld blijven.
  • 7. Weet wie er niet op komt dagen

    • Analyseer de no shows op type:
      • Wat voor type kaartje hebben zij gekocht?
      • Welke regio behoren ze toe?
    • Calculeer het percentage van no shows per verschillend type evenement:
      • Bedrijfsfeest
      • Vergadering
      • Beurs
      • Bruiloft
    • Pas deze cijfers toe!
  • 8. Stuur een korte reminder mét afmeldingsmogelijkheid

    • In de laatste week is het belangrijk om een update te sturen om uw gasten te informeren.
    • Personaliseer de boodschap om een deelnemer:
      • nog enthousiaster te maken
      • over de streep te trekken en toch te komen
      • te stimuleren netjes op tijd af te melden
    • De afmeldingsoptie dient zo eenvoudig mogelijk te zijn. Want hoe meer moeite het kost, hoe kleiner de kans dat hij/zij de moeite neemt.
  • 9. Inschrijvingswebsite is noodzakelijk

    • Door middel van een inschrijvingswebsite krijgt u een e-mailadres waarmee u uw genodigden kunt voorzien van informatie en reminders kunt sturen. De website zorgt er ook voor dat de afmeldingsprocedure simpel blijft.
  • 10. Last minute tickets

    • Afmeldingen en kaarten over? Promoot ze op social media.
    • Doe dit tot aan en ook tijdens het evenement.
    • Vergeet niet de mensen op de reservelijst op de hoogte te stellen.
  • 11. Stimuleer doorverkoop

    • Op de pagina om af te melden zou u ook de mogelijkheden van doorverkoop of doorgeven van het kaartje kunnen vermelden (indien van toepassing).
    • Uiteraard moet u hiermee oppassen, want de regels zijn per land verschillend.
  • 12. Verplichte online check-in voorafgaand aan het evenement

    • Vliegtuigmaatschappijen doen het, dus waarom niet?
    • Dit zal een betere inzicht geven in de bezoekersaantallen van het evenement.
    • Dit zal ook helpen met een snellere registratieprocedure op locatie.

13. Toch een no show?

  • Als een evenement gratis was, stuur een rekening voor de verspilling die hun afwezigheid heeft veroorzaakt en doneer het bedrag aan een goed doel. Don’t Spoil The Party kan hier een ondersteunende rol in spelen.
  • Bedank de trouwe deelnemers door ze te voorrang te geven in de toekomst en zet de bekende no-shows op een wachtlijst bij het volgende event.