Hoe gaat u om met wijzigingen?
Het verbeteren van de interne communicatie is de sleutel tot succes. Of eigenlijk, één van de sleutels tot succes. Een van de tips om de interne communicatie te verbeteren is het inzetten van “sluitingstijden” voor de wijzigingen van uw evenementen. Sluitingstijden van een keuken worden al door meerdere bedrijven gebruikt. Maar het is mogelijk om ook sluitingstijden te bepalen tussen andere afdelingen; bijvoorbeeld tussen de afdeling sales en operatie.
Nu dat deze “sluitingstijden” zijn ingesteld, betekent het niet dat de interne communicatieproblemen zijn opgelost. Deze sluitingstijden kunnen wel met de klant gecommuniceerd zijn, maar dat betekent niet dat er geen wijzigingen plaatsvinden. Deze wijzigingen moeten dus wel doorgevoerd worden, maar wat is de procedure hiervoor? En is deze procedure bij al uw medewerkers bekend?
Reden voor sluitingstijd
Ieder bedrijf heeft een standaardprocedure voor de manier waarop een aanvraag voor een evenement gecommuniceerd wordt naar de afdelingen keuken en operatie, om het eindresultaat in de vorm van een evenement te bereiken. Deze procedure wordt misschien beheerd door een systeem of via postvakken of e-mailverkeer.
Ongeacht hoe de procedure beheerd wordt, is het altijd verstandig om sluitingstijden in te stellen. Het is inefficiënt om te verwachten dat een chef 2 dagen voor een evenement in zijn e-mail inbox kijkt of er wijzigingen zijn. Hierdoor is de chef namelijk te veel bezig met de wijzigingen die wellicht gaan komen, i.p.v. koken.
Het instellen van sluitingstijden
Het moment van een sluitingstijd is afhankelijk van het proces van het bedrijf. Bijvoorbeeld als de chef de bestellingen altijd op maandag en donderdag doet, dan is het verstandig om dit als de sluitingstijd te nemen voor de keuken. Tip: stel ook een tijd in; bijvoorbeeld 10 uur op maandag en donderdag. Bij de operatie is het wellicht verstandiger om een x-aantal dagen voorafgaand aan een evenement in te stellen als sluitingstijd.
Wat te doen als de sluitingstijd is verstreken?
Als deze tijd verstreken is, dan is het belangrijk dat er een andere procedure gehanteerd wordt. Veel mensen sturen e-mails, maar dat kan onoverzichtelijk worden. Ons advies is het inzetten van een “Wijzigingsformulier”.
Wijzigingsformulier
Een wijzigingsformulier is een standaarddocument met de standaard gegevens en wijzigingen die plaatsvinden. Hieronder treft u een paar aandachtspunten voor een wijzigingsformulier:
- Analyseer wat beter voor u is: één formulier met alle mogelijke aanpassingen of verschillende formulieren voor de verschillende type wijzigingen?
- Eén formulier met alle wijzigingen kan ervoor zorgen dat het document heel lang wordt
- Maar als er veel verschillende wijzigingen plaatsvinden dan is het onhandig dat er wellicht 3 verschillende formulieren ingevuld moet worden.
- Zorg dat de basisgegevens van een evenement altijd aanwezig zijn. Denk aan de evenementdatum, de locatie, een uniek nummer etc.
- Bepaal welke basisgegevens voor u van belang zijn.
- En is dit verschillend als het om een formulier tussen Sales en Keuken gaat of tussen Sales en Operatie?
- Kijk naar het type van de wijzigingen en bepaal of Word of Excel beter is. Excel kan vooraf berekende formules & filtermogelijkheden bevatten wat in sommige omstandigheden makkelijk kan zijn. Bijvoorbeeld om de wijzigingen per afdeling in te kunnen zien.
- Automatiseringssystemen hebben meestal een functie om bepaalde evenementdetails te exporteren naar het wijzigingsformulier om tijd te besparen en fouten te verminderen.
Procedure van wijzigingsformulier
De wijze van het inzetten van het formulier is minstens zo belangrijk als de inhoud van het formulier. Voor de stappen van het invullen van het wijzigingsformulier dient dus ook een standaardprocedure gemaakt te worden. Bijvoorbeeld:
- Niet per e-mail versturen maar in een daarvoor aangemaakte map opslaan (standaardprocedure).
- Na het verwerken van wijzigingen door een tweede persoon, het formulier opslaan in een andere map.
- Zo is het duidelijk dat het formulier verwerkt is.
- De eerste persoon weet zo ook dat de wijzigingen verwerkt zijn.
- Als er meer wijzigingen zijn en het formulier is nog niet verplaatst naar de tweede map, dan is de eerste persoon vrij om wijzigingen toe te voegen.
- Als het formulier wel verplaatst is, dan dient er een nieuw formulier aangemaakt te worden om de overzicht te behouden.
- Het formulier mag nooit uitgeprint worden wanneer het een uur later pas verwerkt wordt. Er kunnen dan namelijk nieuwe wijzigingen zijn. Ook grijpt men sneller naar papier, wat dan dus al verouderd kan zijn.
- Dit moet onderdeel van het proces worden en het is dus ook niet verstandig om een mailtje te sturen gezien men dan refereert naar de e-mail i.p.v. de locatie waar het bestand voor iedereen beschikbaar is.
Als twee afdelingen wijzigingen voor dezelfde afdeling hebben, dan kan de persoon ze in één keer verwerken i.p.v. verschillende mailtjes per keer te verwerken.
Wanneer de wijzigingen zeer kort voor het evenement plaatsvinden, dient er telefonisch contact plaats te vinden. Hierbij dient namelijk overlegd te worden worden óf de wijzigingen wel plaats kunnen vinden.
Soms moet u ook gewoon nee verkopen om de kwaliteit en marge van uw evenement veilig te stellen!
