Gegevens

Managementbesluiten maken door gegevens bij te houden

In elke softwareoplossing moet men gegevens invullen om informatie vast te leggen. In bijna alle systemen, van CRM tot volledige ERP-systemen, zijn er velden die niet verplicht zijn om in te vullen.

Waarom zou u ze dan invullen, denkt u dan? Het bijhouden van zoveel mogelijk informatie zorgt voor twee belangrijke resultaten:

  • Interne communicatie verbeteren voor meer tevreden klanten
  • Meer informatie in managementoverzichten voor meer inzicht

Voorbeeld van verbeterde interne communicatie

Tijdens het verkoopgesprek bespreekt de sales medewerker veel met de klant, deze informatie wordt uiteindelijk niet allemaal geborgd. Bijvoorbeeld; de samenstelling van de gasten of de gelegenheid van het evenement wordt vergeten.
Deze informatie kan wel nuttig zijn voor de collega’s. Bijvoorbeeld:

  • De afdelingen keuken en logistieke hebben er baat bij om te weten wat voor gasten aanwezig zullen zijn.
    • Als de gemiddelde leeftijd van de gasten 65 is, dan weet de keuken dat ze minder eten nodig hebben per persoon.
    • Als het gezelschap voornamelijk uit vrouwen bestaat dan is er meer witte wijn nodig en minder bier dan bij een normaal drankarrangement.
  • De partymanager en bediening kunnen persoonlijker de gasten benaderen als hij/zij weten dat het evenement voor een bedrijfsfeest of voor een verjaardag van een familielid is.

Betere managementbesluiten maken doordat u meer gegevens heeft

Het bijhouden van iets kleins zoals “reden van annulering” kan genoeg informatie geven om te besluiten of u wel in de juiste markt bezig bent.

U en uw collega’s hebben een gevoel over de slagingskans van een klant. En ook de reden waarom de meeste evenementen niet doorgaan. Maar zonder dit bij te houden, blijft het een gevoel waar u niet op kunt sturen. Met concretere cijfers kunt u makkelijker besluiten maken, die mogelijk grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld; u heeft bijgehouden dat de voornaamste annuleringsreden “de prijs” is. Wanneer duidelijk is dat meer dan 50% van de annuleringen hierdoor komt, dan kunt u meerdere conclusies trekken:

  • U bedient de verkeerde markt met het verkeerde product
  • U dient te zakken in de prijs door een andere aanbod te leveren
  • Uw concurrenten zijn goedkoper of bieden andere kwaliteit
  • Et cetera

Deze informatie kan zelfs lijden tot het besluit dat uw een tweede label opricht; om het lagere segment te bedienen. Maar zonder deze cijfers kunt u deze beredeneringen niet onderbouwen.


Achterhalen hoe opdrachtgevers bij u terecht zijn gekomen, zorgt ervoor dat u minder geld uitgeeft aan de verkeerde marketingactiviteiten

Moet ik dat pop-up restaurant volgend jaar weer openen? Heb ik wel voldoende opdrachten binnengehaald om de kosten te rechtvaardigen?

Door de “bron” van een evenement bij te houden zou u dit al kunnen beantwoorden. Tijdens een verkoopgesprek komt het vaak ter sprake hoe de klant bij u terecht is gekomen. Het kost dus relatief weinig moeite om deze informatie te borgen in uw proces.

Afhankelijk van u systeem kunt u dus zien hoeveel evenementen u heeft gescoord via uw pop-up restaurant en wat de omzet was. Vanuit daar kunt u beter onderbouwde besluiten maken.


Creëer “Big Data”

Big Data wordt gebruikt door grote bedrijven zoals Google en IBM om hun bedrijf aan te sturen. Het principe erachter is: “hoe meer data beschikbaar is, hoe meer betekenis en kennis uit de data gehaald kan worden.”

Uiteraard is Big Data een beetje extreem. Maar begin met meer bij te houden zodat u meer kunt ontdekken over uw bedrijf. Let op: Voor dit soort data is het wel nodig dat alle informatie in één systeem is opgenomen. Of dat de systemen door koppelingen gelinkt zijn, zodat de data op één plek beschikbaar is.

Conclusie van het bijhouden van gegevens

  • Attendeer uw collega’s om zoveel mogelijk gegevens bij te houden; ookal zijn velden in het systeem niet verplicht.
  • Als u de informatie niet in het systeem zet, dan kunt u die er ook niet uithalen.
  • U weet niet altijd welke gegevens uw collega’s nodig hebben voor hun werk. Dus vul alle gegevens zo compleet mogelijk in.


Relevante artikelen over interne communicatie

EasyParty is een product van KJ Software