Bewaarplicht en digitale administratie – hoe zit dat ook alweer?
Een digitale administratie is onmisbaar in het bedrijfsleven. Het is begrijpelijk dat een automatiseringssysteem zorgt voor een digitale administratie. Maar vergeet niet dat o.a. de webshop, het digitale boekhoudpakket en natuurlijk al uw e-mailverkeer ook voor een digitale administratie zorgt.
Hoe moet u met uw zakelijke administratie omgaan omtrent de bewaarplicht? Iedereen weet dat u als bedrijf de verplichting heeft om minimaal 7 jaar uw administratie te bewaren (en bij sommige onderdelen is het zelfs 10 jaar). Dit geldt ook voor uw digitale administratie.
Hieronder hebben wij enkele aandachtspunten verzameld waar u rekening mee moet houden. De lijst is een richtlijn en dient slechts ter indicatie.
Papier en digitaal
De bewaartermijn is voor zowel digitale als papieren administratie hetzelfde. Officieel moeten de gegevens bewaard worden in de vorm waarin u ze heeft ontvangen. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.
Alles toch digitaal bewaren?
Indien u liever alles digitaal wilt bewaren, dan is dat mogelijk. U kunt hier afspraken over maken met de belastingdienst. Deze afspraken over conversie worden schriftelijk vastgelegd. De belastingdienst heeft hiervoor een informatiebrochure geschreven.
Kortere bewaartermijnen afspreken
U kunt ook afspraken maken over kortere bewaartermijnen. De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Let op! De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Administratie betekent meer dan inkoop- en verkoopfacturen
Wist u dat de gegevens van een digitale agenda (ook die van de smartphone) tot de administratie behoren? Het is verstandig om geregeld een back-up te maken. Het is dus ook niet toegestaan om e-mails en digitale documenten, zoals rekeningen en prijslijsten, uit te printen en vervolgens het digitale bestand te verwijderen.
Binnen redelijke termijn reproduceerbaar
Voor alle documenten geldt dat ze correct bewaard moeten worden, zodat ze binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en controleerbaar zijn. Daarnaast moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten duidelijk gemaakt kunnen worden.
Brand of diefstal is geen excuus
U dient minimaal één reservebestand van al uw administraties te hebben, zowel op papier en digitaal. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen.
Vervangen van apparatuur of accounts
Als een smartphone, computer, kassa of andere ondersteunende apparatuur vervangen wordt, is het van belang om d.m.v. een back-up de gegevens te bewaren. Deze vallen namelijk ook onder de bewaarplicht. Dit geldt ook voor de e-mailaccounts en andere gebruikersspecifieke systemen waarbij de informatie per gebruiker opgeslagen wordt.
Wanneer gaat de periode van bewaarplicht in?
De wettelijke termijn begint vanaf het moment dat de inhoud niet meer van belang is voor de onderneming. Een voorbeeld hiervan is bij een leasecontract. De bewaartermijn van 7 jaar begint op de dag dat het contract is afgelopen.
Een uitstel van aangifte heeft ook invloed op de periode van bewaarplicht. Deze wordt dus verlengd als u uitstel heeft gekregen.
Automatisering en bewaarplicht
Vele automatiseringssystemen houden rekening met de bewaarplicht. I.p.v. informatie overschrijven, maken ze een nieuwe versie van het betreffende document aan. Daarnaast slaan ze veel informatie en documenten automatisch op om het gebruiksvriendelijker te maken. Automatiseringsbedrijven zullen ook adviseren in een back-up procedure zodat u aan uw bewaarplicht blijft voldoen. Maar uiteindelijk blijft het een ondersteunende tool en dient het door u bewaakt te worden.
